商业合同，收入成本的前置管理

2022.10.24
商业合同，收入成本的前置管理
收入和成本的前置条件多半都是先签订合同，而签订合同之前通常要先付出很多的劳动和努力。一个工程项目在确认收入之前一定先要签订一份工程合同，签订工程合同之前一定要先做大量的销售行为，那么想要管好账面上的收入成本，就首先要管好让收入成为现实的那一纸合同。尽管合同数据本身不会出现在财务账面和报表上，但管理好这些收入成本的前置条件才能真正管理好公司财务。
一、商业合同条款管理
签订合同的各个要素需要以财务管控思维来加以规范和考量，包括标的物、供货周期、标的要求、标的金额、付款周期、何时开票、何时收据、违约金是否开票等。这些因素都要尽可能在合同中明确规定好，否则无论是执行还是违约后的责任划分都会遇到阻碍。而且每一个因素都应当处于交易本身同一逻辑下的前后关联状况，而不是孤立的。在公司编制商务合同模板时，任何一个描述或决定都很有可能直接影响公司未来收入成本的确认，以及最终影响公司的利润确认。
例如公司的销售收入，如果按照交付时点来确认的话，那么合同里面出现的描述可能就是“当甲方签收即视为确认收货，货物权归甲方所有”等诸如此类的描述。如果合同里这样描述“甲方签收不视为货物所有权转移给甲方，而是在甲方将乙方货品装配至产品中并验收功能合规后方视为所有权转移，此前甲方可无条件退换货”，那么乙方就不能在货物签收时点确认收入，而要等到甲方生产完毕以后方可确认收入。这么看来，合同约定才是确认收入抑或是成本的最主要因素。
所有的财务数据确认，理论上都应当依靠前期的合同条款以及商业模式的建立，任何一种商业模式都有不同的财务体现。
企业内部的合同日常管理也应当有明确的区分职责，执行部门及管理架构各司其职。企业管理得越好，这种分级分层的职责就越细化、越明确；相反，如果各个层级的职责越粗犷、越不明确，则企业管理可能就会越混乱。有一些新兴企业故意不设置岗位职责和管理规章，其目的是为了发挥每一个人的最大潜能，这当然无可厚非。企业快速增长期间或许是可行的，但随着企业的不多扩大，或许同样会面临无法管控到位的尴尬境地。
二、商业合同清单管理
无论是甲方合同还是乙方合同，也无论是销售合同还是采购合同，企业内都应当有唯一的官方部门或岗位。商业合同清单管理的目的就是要明确公司所有收支来源，并切实可行地管理到位。虽然清单管理听起来是很简单的一件事情，但如果管理不善也会导致企业收入成本确认不实。
我们曾经碰到过这样一种状况，有一家企业销售情况非常好，准备融资上市之前要我们去做一些尽职调查，发现企业的销售合同竟然没有一个完整的清单，而且很多合同都在销售员个人手里保管，公司层面甚至不知道自己究竟签了多少份合同。这听起来好像很荒唐，但实际上这并不是个例，很多企业都存在这种状况。究其原因就是公司没有明确管理职责，导致办公室没人要、财务部不收钱就不知道有合同。
恰当的做法是公司将所有合同都统一编号、统一管理，并不是只有大公司才这样做，而是每个公司都应当这样做。统计的时候不应当只是罗列一个合同名称的清单，而是要将这个合同所涉及的一些细节摘取出来，例如付款周期、开票周期、交货日期等。当你有了这样一份清单以后，就会发现经过一段时间的积累，你将来的预算会做得更加准确。因为预算会涉及两种情况，一种是权责发生制的收入成本确认，另一种是收付实现制的现金流确认，都用这一份清单就解决了。只要将相应周期按照一定时间轴确定下来，就很容易获得。只有这样管理才算真正管到了根源，财务工作也不会永远都是被动的，从此就可以主动地管控到业务层面。