5. 好的开始是成功的一半！3招开好项目启动会

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大家好，我是忻宏伟，欢迎来到我和喜马拉雅轻学堂联合制作的《项目经理实战手册》。

身为项目经理的你，肯定对项目启动会有概念，问题是，你真的组织过项目启动会吗？我曾就这个问题询问过我的学员，当时在场的有50多个人，只有5个人举了手，表示自己开过项目启动会，才占整体比例的10%，我没有想到这个比例这么低，我想在这里提醒大家，项目启动会是一定要开的。

为什么这么说呢？以前我还是项目小白的时候，我不知道要开项目启动会。曾经做一个代收公用事业费的项目，我们需要对接自来水公司，初期是领导去谈的，回来以后告诉我们说，他已经和对方领导谈好了，可以做了。可当我们具体去做的时候，对方领导没有出面，对接到的是对方的办事人员，对方说，找我做这项业务接口的单位太多了，你排队等着吧！我问要等多久呢？对方说不知道，没办法。

我把这个情况反映馈上去，我的领导打电话给对方领导，对方说，具体事情宜还是找和我对接的那个人，这一来一回的，项目拖了好久才完成。后来，我反思这个项目，想到在项目开始的时候，仅仅领导间见面达成一致是不够的，需要在项目启动前，双方面对面坐下来，谈清楚分工、职责、对接时间、具体任务等，想要说清楚这些必要事项，就得开项目启动会。

说完了为什么要开项目启动会，接下来我就来说说开项目启动会能达成的3个目的。

开项目启动会的第一个目的就是为项目造势。

有人说：“开会就是造势。”声势造好了，项目容易做。电视剧《西游记》里的唐太宗李世民就为“西游记”这个项目开过一次漂亮的启动会。在唐僧西天取经之前，唐太宗给唐僧开过一次盛大的欢送会。在这个欢送会上，皇帝、文武百官都参加了，这么高级别的会议，自然引起官媒的广泛报道，于是老百姓们也来欢送唐僧了，你看，从上到下，皇帝重视，老百姓拥护，项目哪有做不好的道理？

开项目启动会的第二个目的是为项目经理赋能。

权力小，责任大，这是项目经理们普遍的困扰，项目启动会正是给项目经理赋能的好机会。在西游记的欢送会上，唐僧说“贫僧不才，愿效犬马之劳，为陛下前往西天求取真经”，唐太宗回应道：“法师愿意担此重任，跋山涉水，不畏艰险，朕愿与你结为兄弟。”于是当着文武百官的面，唐僧成了唐太宗的御弟。你想想，都成了大唐皇上的弟弟了，沿途哪个关卡的官员敢阻拦这个项目？这还不够，唐太宗还钦赐锡杖袈裟，进一步巩固了唐僧的地位，这个赋能做得到位。

开项目启动会的第三个目的是激励项目团队成员的士气。

“士气比武器更重要”，武器再好，士兵没有作战的勇气，打不赢仗。在西游记的欢送会上，唐太宗通过造势和赋能，给唐僧增强了极大的信心，于是唐僧也表态了：“玄奘在佛前为誓言，这一去，定要捐躯努力，直至西天，若到不了西天，取不到真经，贫僧至此不回。”

既然启动会这么重要，那么，如何开好项目启动会呢？有以下3种方法。

第一种，面对面开，这是最推荐的做法。

很多项目，大家以前从不认识，因为项目走到一起，中国人说“见面三分情”，见面了人与人之间容易沟通了。我曾经给一个银行项目开了一次成功的启动会。在开会之前，我做了充分的预热，我逐个见面或电话亲自邀请重要干系人，包括客户的领导、公司的领导、供应商的领导和全体项目成员出席这个会议。我把这个项目的价值充分地传递给项目的重要干系人，让每个人理解项目的重要性。

等到正式开会时，我再次强调项目的价值，项目做好对各个相关方的意义，然后再介绍这个项目的目标、总体范围、里程碑计划等，最后明确相关方的角色和责任，介绍每个团队成员，让大家认识。通过启动会，大家彼此相识、统一思想，为以后工作的开展打好了基础。项目启动会结束后，我向所有与会人发出了会议纪要，落实和跟踪下一步行动计划。

值得一提的是，互联网大厂阿里巴巴的项目启动会更注重仪式感。一般稍微正式的项目启动，都会有一些仪式环节，通过这些象征性的仪式，增强项目中各个关键参与人的参与感和对项目的承诺。常见的仪式有：授旗、统一着装、砸金蛋等，这点值得大家借鉴。

有听众可能会说，不是每个项目都可以开面对面会议，毕竟把这些重要干系人都召集在同一时间开碰头会比较难。如果这样，我们可以采取第二种方法，开视频会议或电话会议，同样你也要保证重要干系人和项目成员出席，开一个高质量的会议。需要注意的是：通过视频或电话会议开启动会，一定要保证通信质量，避免视频卡壳或通话不清晰。

还有听众可能会开说，他手头是一个小项目，这种小项目很难让这么多干系人开一个启动会，那么我建议你采取第三种开法，请你的领导为你发一封项目启动邮件，这是开项目启动会的最起码的要求。

下面我们来谈谈如何来写好一封让领导代发的项目启动会邮件。

首先是邮件的发件人，至少要让你的领导给你发这封邮件，领导的级别越大越好，说明领导重视这个项目，领导支持，项目好办。

其次是收件人，你需要提供一份项目干系人清单以及他们的邮件地址给你的领导，描述干系人的角色和职责，便于领导不遗漏地发送给项目的干系人。

再次，邮件内容可以由你来起草：

第一部分，介绍项目背景。说明项目立项之前存在哪些问题，进而引出要开展的项目是为了解决这些问题。

第二部分，阐述项目的价值。项目是否符合我们战略的方向，解决了这些问题有什么样的意义，是否有足够的投资回报率。需要注意的是，这些是领导真正关心的价值点，要尽可能说明白这方面的内容。 

第三部分，介绍这个项目的干系人，并列出这个项目的组织结构。由于在邮件中干系人没有见面，所以这部分可以描述得详细些，说明每个干系人在项目中的角色和职责，以及这个项目的整体组织结构。特别在邮件里要隆重推出项目经理，可以放一张照片，并写明项目经理的责、权、利。

第四部分，介绍这个项目的目标，总体范围和关键里程碑，主要可交付成果及成功标准。

第五部分，对项目的寄语和展望，鼓舞全体干系人的士气，号召行动。

最后还有一些细节需要注意，邮件中的关键内容要醒目，加粗，尽量可视化，让别人一目了然，印象深刻。总之，再小的项目也要发出自己的声音，让你的领导为你呐喊助威，让大家知道并重视这个项目。

总结一下今天的课程，这节课，我们讲了召开项目启动会的３个目的和３个方法。项目启动会是一定要开的，因为它可以为项目经理造势、赋能和激励士气。项目启动会有3种开法，第一种，最推荐的是面对面开，第二种是开视频或电话会议，第三种请你的领导发一封邮件帮你站台助威。

我们项目经理要记住，无论大小，每个项目都要发出自己的声音！

今天的课程就到这里，谢谢大家！我们下节课再见。