7. 情况复杂无从下手？WBS工具助你分解项目

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大家好，我是忻宏伟，欢迎来到我和喜马拉雅轻学堂联合制作的《项目经理实战手册》。

在项目规划阶段，当我们收集了用户需求，界定了项目范围，此时，我们需要把项目的大范围分解成一个个可以被执行和管理的工作包，WBS工具应运而生。首先，我们要明确，为什么要做好工作分解呢？我给大家讲一个真实的故事。

1968年，在美国加州有一位叫罗伯特·舒勒的牧师，他也是一位博士，决心在美国加州建造一座雄伟的水晶大教堂。他曾长期在露天布道，非常不容易，所以希望造一间巨大明亮的大教堂，当时水晶大教堂的预算初步定为700万美元。700万美元在当时简直是一个天文数字，很难筹集到，但舒勒博士没有气馁，一定要把教堂建成。

一天夜里，舒勒博士坐在自己的书桌前旁，月光洒在他的书桌上。他拿出一页白纸，在最上面写下“700万美元”，接着又写下10行字。这10行字帮助这位牧师最终成功筹集到了700万美元。听友们，你可以猜一猜他写了什么呢？这10行字就是：

寻找1笔700万美元的捐款

寻找7笔100万美元的捐款

寻找14笔50万美元的捐款

寻找28笔25万美元的捐款

依此类推……

就这样，他把一个看似不可能募集到的天文数字逐步分解，越分解越小，最后，他甚至想到面向美国的普通民众，卖掉教堂的１万扇窗户，每扇700美元。700美元对于一个普通老百姓来说，还是承受得起的。

从1968年开始，历时12年，1980年9月，可容纳一万人的水晶大教堂真的建成了，成为世界建筑史上的一个奇迹，也成为美国加州一个著名的旅游景点。

我们平时做的项目可能没有那么伟大，但都需要做好工作分解，只有把项目范围细化拆解细化拆解好了，一个原本看起来很棘手、很难达成的目标才会变得触手可及。

WBS的英文全称是work breakdown structure，中文叫做工作分解结构，它是信息沟通的基础，在大型的项目里面，会涉及大量的干系人，有公司里不同部门的参与者、供应商、客户、政府部门等，这些干系人在不同时间、不同地点加入到项目里来，要是想在短时间内了解和掌握项目情况，沟通的信息量就会相当大。这时，我们需要一份统一项目范围的“全景图”来说明这个项目，里面有统一的工作分解结构和术语，成为干系人之间共同的信息基础，便于交流。

WBS也是项目整合和控制的手段。在典型的项目控制系统里包括进度，范围费用，会计子系统，这些子系统是独立的，但是子系统之间的信息交换是不可缺少的，必须将这些子系统综合起来，才能真正达到项目管理的目的。WBS提供了统一的结构和编码，使得不同子系统的信息交换基于同一基准，这对于项目控制的意义是显而易见的。

使用WBS工具做项目分解，要掌握以下要领：

第一个要领是，WBS是树状的层级结构，我们可以把它看作是一棵倒置的树。

树从树根开始生长，树干、树枝、树叶，越来越茂盛。WBS也一样，从第一层“树根”开始，通常我们写项目名称，然后逐层往下分解，把项目分解成较小的、更易于管理的可交付成果。那么WBS分几层比较合适？一般建议分3-5层，分解到底层工作包一个人或者一个小组在40-80小时内完成时，就可以不再细分了。

需要注意的是，底层工作包是一个个独立、可交付的成果，而不是行为动作。因为客户做项目最终需要的是可交付成果，动作仅仅是帮助完成可交付成果的过程。

其次是第二个要领，WBS分解时我们要掌握WBS分解的100%原则。

100%原则适用于WBS的所有层次，也就是说，“子”层次上的工作总和应当100％地完全等于“母”层次上的工作。通俗来说，就是要做到每个层级次的工作不重复、不遗漏。什么是不重复？就是每项工作之间要独立，每项工作之间不要有交叉重叠，重复的工作浪费人力和物力，要不得。什么是不遗漏？也就是分解工作的过程中不要漏掉某项，要保证工作完整性，遗漏工作可能会达不成项目目标，不能遗漏。

实际上，想在实践中做到100%的分解是不容易的，通常在这里需要一个领域专家，领域专家掌握某个领域的专业知识和实践，比如做一个工程建设造厂房的项目，领域专家可以考虑到厂房建设的方方面面，从规划、设计、采购、施工准备、工程施工等各方面，具体每一方面又包含了哪些工作，显然由一个有实践经验的领域专家来做WBS分解会更专业。

也许有人会问，如果项目里一时没有找到领域专家，我们该怎么办？我们可以拿过去成功的相似的项目的WBS模板做参考，注意，一定是成功的的项目，在模板里已经列出了成熟的WBS分解结构，你可以结合自己项目的情况做修改，形成你的项目的WBS。还有人会问，如果WBS模板也没有，我们如何来做WBS？那么，请你找到你自己的团队成员，确保他们知晓项目的某个领域，使用团队共创的方式做出WBS。

第三个要领，在分解方法上，WBS分解有两种方式，我举两个分解的例子帮助大家加强理解。

第一种是按工作流程来做分解。

例如开一个产品发布会，第一层项目名称是产品发布会。第二层按照工作流程分解，分别是会议策划、会务准备、会议执行和、会议收尾和项目管理。第三层的分解建立在第二层的基础之上，，第二层的会议策划又可以分解为供应商选择、会议方案；会议准备又可分为嘉宾邀请和会场准备；会议执行又可分为主题演讲和产品分论坛；会议收尾分为会议结算和总结报告，最后再去检查工作是否有重复和遗漏。

第二种是按照按可交付成果来分解。

例如开发一个飞机系统，第一层是飞机系统，第二层包括飞机本身，数据，测试与和评估，培训和项目管理。第三层，飞机本身又可分解为机身，发动机，通信系统，导航系统，火控系统；数据又可分解为技术指令，工程数据，管理数据；其余依此类推。最后再去检查工作是否有重复和遗漏。

第四个要领，WBS分解完成后，记得要为每个工作单元编码。编码的作用是给每个工作单位一个唯一的标识，不能重复，编码便于在项目管理系统中查询和检索。比如在上面的产品发布会的例子中，第一层产品发布会的编码为1，第二层的会议策划为1.1，会议准备为1.2，会议执行为1.3，会议收尾为1.4，项目管理为1.5.第三层的供应商选择为1.1.1,会议方案为1.1.2……依次类推。

在大型的项目中，我们还可以自己定义设置编码。比如，使用字母和数字的组合，按照工作性质，采用字母加四位数字的顺序号来定义工作单元的编码。

结合了分解和编码以后，我们就能得到一个金字塔状的分解图，大家可以参考文本里的配图。

第五个要领最后，完成WBS树状结构的定义后，需要创建WBS词典。它是针对WBS中每个工作单元详细描述可交付成果、活动和进度等信息的文件。具体信息可包括工作单元位的具体工作描述、负责人、进度里程碑、验收标准等。目的是讲清楚工作单元是由哪些内容组成的，它的唯一负责人是谁，验收标准是什么，质量标准是什么，否则工作单元就成了一堆毫无意义的符号。这样就建立了对工作单位的详细说明和界定，避免歧义。

我总结一下今天讲的，如何用WBS工具做好项目分解？

首先，你要明白WBS是信息沟通的基础，它也是项目整合和控制的手段，是贯穿项目全过程的一条主线，能将计划、实施、控制串联起来，形成项目的整合管理。首先，我们要明白WBS是信息沟通的基础，它也是项目整合和控制的手段，是贯穿项目全过程的一条主线，能将计划、实施、控制串联起来，形成项目的整合管理。

其次，我讲到5条WBS的制作要领。

第一，WBS是树状层次结构，我们可以把它看作一棵倒置的树，一般分解3-5层，底层为工作包。注意，工作包是一个个独立的可交付成果，而不是行为动作。

第二，WBS的分解遵循100%原则，你要确保分解出来的每层工作不重复也不遗漏。为了确保100％分解，我们可以请领域专家，拿过去成功项目的模板，请团队成员一起来帮助项目管理者分解。

第三，在分解方法上，有两种方式，一种是按工作流程来做分解，另一种是按可交付成果分解。

第四，我们要为每个工作单元标识唯一的编码，便于检索和查询。

第五，创建一个WBS词典，明确工作单元的责任和标准，避免工作单元成为无意义的符号。

我推荐大家使用Chart Pro来制作WBS，很方便轻巧，大家可以自行搜索下载就行了。今天的课程就到这里，我们下节课再见！