04.格式很重要

你好，欢迎来到《公文写作三十讲》，今天我们的主题是“格式不能错”。

前段时间，我们人力资源部整理员工的个人工作总结，忙得焦头烂额。先不说内容，只看格式，正文字号，大小各异，大到三号，小到五号。段落序号也是五花八门，有用大写中文一二三的，有用罗马数字1.2.3的，更有甚者，把工作总结写成了论文格式。

前两讲课中，我们讲了提纲和素材的内容，如果把一篇公文比作一个人，提纲、素材可以看作是这个人的内涵，而公文的格式就像一个人的外表，是给人的第一印象。即使内容再丰富，格式乱七八糟，别人也不愿继续往下读。

公文写作的格式要素基本包括主送机关、正文、版记等，这是作为文秘必须掌握的基本点，我们不再赘述。

接下来，我们主要讲讲公文格式中常出现的错误以及如何避免这些错误。

字号、字体五花八门是普通员工容易出现的问题，那发文主体不清、文中结构层次序数混乱这些错误恐怕都是我们秘书容易犯的，也是容易疏忽的。

这些问题，归根结底，还是对《党政机关公文处理工作条例》（链接在文末）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）（链接在文末）这两个文件的学习不到位。字号、字体、行距这些基本要求，文件里都有详细要求，而且通俗易懂，没有什么晦涩模糊不清，一看就能明白。

对这些字体字号的基本格式，要谨慎对待，具体问题具体分析，不能一刀切。

比如，有的单位正式行文一般都要求用仿宋_GB2312这个字体，但Windows系统升级后，系统自带这个字体就没有了，所以在2012年新版公文格式里，正文就要求用仿宋字体了，如果继续用仿宋_GB2312这个字体，也是可以的。

有一点情况要明确，不能只想自己的习惯爱好，更重要的还得重视看文件的人的感受。

如果你用仿宋_GB2312字体，得保证接收你文件的单位或个人也得有这个字体，否则材料到对方就会乱码，如果是一些重大的文件资料，那恐怕就更不合适了，乱码的文件哪里还有严肃性可言。

有人说，我们单位一直用的是四号字正文，是不是需要规范下？

先听听下面两个例子。

我之前去一个成立60多年的老国企蹲点，对接一个评估项目。发现他们用的是四号字，字体是宋体。问他们秘书处处长，怎么没有用新标准？

那个处长说，我们公司60多年了，自从80年代用打字机开始发布文件，都是用的这个格式，之前也跟领导建议过，是不是对接国家新标准。领导的意见是，保持统一性，特殊情况特殊对待。对内依旧保持老习惯，对外发文比如给市政府行文，就按照新标准来。

所以如果是成立比较久的单位，尽量延续老格式，保持其前后连贯性。如果是对外发文，则按照新标准，就像我们刚才讲的，要重视看文件人的感受。

第二个例子。

我们部门前段时间审一个二级单位的投资项目，核查他们会议纪要、请示这些决策文件是否合规的时候，发现几个文件虽然行文时间都很接近，但并没有延续这个单位之前的公文格式，可以说是一个文件一个样。

后来了解到，这些文件有些是9月份刚分过来的大学生撰写的，有些是单位的老秘书撰写的，新人新格式，老人老套路，弄得文件也是各式各样。

我们常说，不管你是刚毕业的大学生也好，工作几年跳槽到新单位的人也好，得先俯下身子，了解熟悉这个单位。虽然掌握新的标准、新的理论，但得结合着实际，这个实际就是一个单位、一个企业多年来已经形成的规范，我们得学会理论联系实际，不能盲目自大。

讲完认识上经常出现的错误，我们来看看实际写作中有哪些易犯错误。

上行文有签发人，下行文没有。

标题里得有主语，主语必须是全称，谁发的文要说清楚。

比如，不能直接说关于春节放假的通知，得修改成“XX地产有限公司关于春节放假的通知”。

正文一般用3号仿宋。标题一般用2号小标宋体字，如果字数多了，导致第二行就剩一两个字，可以特殊调整下，比如换成小二，也可以把通知、请示、报告这些内容回行到第二行。

如果是转发公文，直接引述第一个发文机关就可以。

比如《中共中央组织部关于做好与党组织失去联系党员规范管理和组织处置工作的通知》，你要是一个县的组织部，按照收文程序，你应该是从省委转到市里，市里再转给你，你不能说**县委组织部关于转发某某市关于转发某某省委组织部关于转发中共中央组织部这个文的通知，直接写成，某某县委组织部关于转发中共中央组织部这个文就可以了，如果转发层级多了，要按一步步来转的话，第一页大半部分是在写标题了。

注意结尾处，特此通知，请批复等等是不是加标点，看自己单位的传统，像前面讲的，要保持连贯性。

文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，不要跟写论文似的，用1.1,1.1.1，也不要跟讲话似的，第一第二第三罗列。

附件，每个文件名后面不加句号也不加分号，附件名称到第二行，要跟第一行文件名的第一个字对齐。（如下图）

落款，公文在落款处必须署发文机关名称，下面用阿拉伯数字标识成文时间，不要用17年代表2017年，也不要01月代表1月。（如下图） 

如果是联合行文，行文的各机关部门必须是同级的；几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关；联合行文，只标明主办机关的发文字号。

发文机关按照顺序排列，横排、竖排都可以，合规且美观即可。（如下图）

最后，如果是上报请示、发通知或公函，往往会留具体联系人和联系方式。用3号仿宋体字，居左空2字，加圆括号标识在成文时间下一行。联系人与电话之间用逗号隔开。

我在实际工作中，经常会遇到，收到的请示没有联系人，联系方式，这会对工作带来一些不必要的麻烦。我们换个角度想想，给上级单位报个拨款的请示，上级开会讨论并同意拨款，就需要给我们发个批复吧，没有联系人联系方式，上级单位怎么把批复发给我们呢。

其他的，比如版记、页码标注，现在很多单位都有专门统一的格式，或者是电子OA直接设定好，或者是文印室专门给设置好，一般不会出现大的问题。

上面这几种是我们公文撰写中，经常会遇到的一些常见问题，如果大家在日常写作中还有其他疑问，也可以与我们进行沟通交流。

好，我们今天的讲解差不多就是这些。

对于格式的运用过程中常见的认识问题以及我们在具体写作过程中容易出现的失误，进行了主要讲解。还是要强调一点，关于公文的格式，要多揣摩《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）这两个文件，在学懂弄通做实上狠下功夫，学中用，用中学，把对规范的公文格式的理解与掌握真正地融入到自己的写作工作中。

我们下节课再见。

撰稿：姚雪亮 转述：娄华鹏