05.厘清公文写作逻辑

今天我们的主题是“厘清公文写作逻辑”。

公文写作逻辑有两个，一是语言逻辑，二是结构逻辑。

我们先来看“语言逻辑”。

公文大部分情况是描述事实、设计措施、提出意见和要求，写作人在组织语言的过程中，经常会出现数字概数混用、语言表述模糊、文字指向不明的情况。

比如下面几个例子：

1.截至2017年末，本单位超过70%左右的员工已经加入中国共产党。

2.对于集团公司推进全民所有制单位公司化改革事项，我们单位认为最好不宜涉及我们单位。

3.我们认真执行集团公司三个文件的要求，做好企业经营工作。

你看出这三个例子的问题了吗？它们都犯了一个错误，那就是：表述不清，自相矛盾。

公文写作中涉及的数据必须准确，语句表达必须清晰明了，不能含糊不清。

第一个例子里，“超过”和“左右”同时使用。“超过70%”就表示在左边，没有右。而“左右”表示可能超过70，也可能不超过70，这样前后就自相矛盾了。

还有涉及“大约”与“概数”的失误。

比如：“我们单位今年的营业收入大约在50亿元左右.”

在写作语言里，“××上下”“××左右”“××前后”以及上面句子中“50亿元左右”本身就表示一个概数，而“大约（大概、大抵、大致）”也表示概数，两者重复使用，逻辑就有问题了。

汉语中，存在一些动词不能与表示概数的词语同时使用。

比如：“预计2018年的机床销售超过六七百套左右、公司现有高端技术工人不足200人左右。”

这句话也有逻辑问题。“超过”这个动词要求后面数目的上限是确定的，“不足”要求后面数目的下限确定。如果后面是概数，则上限下限就都无从说起。

平实我们写公文的时候，还会经常给上级写请示，或应上级要求，对某项工作表个态。

一般请示的结尾是：当否，请批示。

表态则是：支持某项工作。

但有时会遇到一些特殊情况。

有的请示会说：特此报告，请批示。那到底是请示还是报告？是报告夹杂着请示？还是请示夹杂着报告？

请示和报告，必须是一事一议，两者不能同时存在。请示需要批复，报告则不需要。

下面看第二个例子：

“对于集团公司推进全民所有制单位公司化改革事项，我们单位认为最好不宜涉及我们单位。”

这样的情况，要么说不涉及，要么说支持，“最好不宜涉及”，这种打太极的表态没有传递出明确的信息。

我认为，在公文写作里，“最好怎么办”、“尽量怎么办”这类表达都不适合出现，这种老好人的表态方式，表面上给自己留了余地，却很有可能给执行的人钻了空子。

公文语言逻辑容易出现的第三个问题就是，文字指向不明。

来看第3个例子：

我们认真执行集团公司三个文件的要求，做好企业经营工作。

这句话里“三个文件”是什么，没有讲清楚，阅读的人就会一头雾水。

公文写作里，要合理使用简称。第一次出现比较冗长的专业名称或文件名称时，加一个小括号写它的简称，以便后面使用。如果没有简称，每次都写全称，会给讲稿的人带来很多麻烦。

到这里，公文写作常出现的语言逻辑问题我们就讲完了。

第二部分，我们来讲一下，结构逻辑，也可以理解为构思、布局的逻辑。

结构逻辑，是写公文材料的基本功，不管是不到百字的通知，还是成千上万字的总结或报告，都需要有个逻辑思维贯穿始终。

从整体布局来看，写材料要先有因后有果，也就是是什么，为什么，怎么做的哲学逻辑。

比如，一则元旦放假的通知，不能上来就直奔主题，明天放假。

为什么放假？得写明白。因为明天是元旦，根据国务院的放假安排……

还有一种相反情况，先有果后有因。

比如年终总结，情况报告。都得在开头旗帜鲜明的把重点讲出来，然后再把具体情况一一说明。

前后段落，要保持逻辑连贯。

不要出现这种情况，第一段说为什么开展安全大检查，第二段讲安全大检查的安排，第三段又讲它的意义，第四段再讲它的分工，这容易让人看的眼花缭乱。

内容的排列顺序，按照轻重缓急来布局。

我们总结意义的时候，会有1、2、3的层次，把最重要的内容放在第一段，次要内容放在二三段。

比如：国务院发布的《关于市场化银行债权转股权的指导意见》里面是这么强调债转股的意义：

在当前形势下对具备条件的企业开展市场化债转股，是稳增长、促改革、调结构、防风险的重要结合点，可以有效降低企业杠杆率，增强企业资本实力，防范企业债务风险；

有利于帮助企业降本增效，增强竞争力，实现优胜劣汰；

有利于推动企业股权多元化，促进企业改组改制，完善现代企业制度；

有利于加快多层次资本市场建设，提高直接融资比重，优化融资结构。

我们一起来分析下这段材料：

为什么要进行债转股？

最直接、最重要的原因就是防范企业债务风险，通过债转股降低企业成本，增强竞争力，进而实现企业股权多元化。至于加快资本市场建设那就有点务虚了。

在这个意见里，防范企业债务风险作为统领全文的主旨内容放在首要的位置，恰如提领而顿，百毛皆顺，后面的内容展开就顺理成章了。

最后我们来讲逻辑思维的升级版，就是通过逻辑判断，发现新问题、新情况，进而及时指导开展有关工作。

比如写一个安全大检查的通知或流感疫情的报告。你有没有想过为什么要写？

你说，领导安排的。那么领导是怎么知道的？

领导是从各单位汇报的碎片化信息中，发现了这个全局性问题，进而布置任务。

我们作为秘书，会比领导先接触到这些信息，这时候要注意培养自己发现问题、归纳问题、解决问题的能力。

写公文，不是机械的写材料，要学会从文山会海，繁杂的信息里，发现有价值的内容。由孤立的片段信息，前后联系，左右综合，形成一个全局性认识，缜密的判断。

举个简单例子，最近，各单位月工作总结都有信息说，盗窃事件频有发生。

大部分情况下，大家部分人觉得这就是个日常管理的事。但是，用心的秘书，就会从中发现问题。为什么最近这两个月集中出现盗窃事件？

马上年底，快要过春节了，效益不好的工厂可能提前放假，打零工、打散工的人没事可做，这就暴露了地方的不稳定不安全因素。

如何解决？以政府名义，下发一个关于切实做好岁末年初安全防范工作的通知。

从素材中获得主题的抽象概括过程，就是我们今天讲的逻辑思维过程。

在零碎的信息中推理出有用信息，进而归纳总结成为一个公文材料的主题。只有运用这种抽象概括的思维，才能够在面对杂乱的材料时，理出头绪，找到鲜明的主题，写出规范的公文。

好，我们来总结下今天的内容。主要讲了三部分。第一部分我们讲了公文的语言逻辑，第二部分讲了结构逻辑，第三部分讲了逻辑思维的高级运用—归纳总结新主题。大家运用好这几点，写公文就会容易很多了。

我们下节课再见。

撰稿人：姚雪亮 转述人：娄华鹏

附思维导图：