09.别以为你会发邮件

正文说完后，不要忘记结尾同样很重要。

 结束语，如果是比较重要的事情，可在结尾处注明“收到请回复，谢谢！”以确保信息传递到位。

 比如通知，应使用专用尾语“特此通知”，就会让人觉得规范并且严谨。

最重要的落款要明确，千万不能漏掉。如果是对外联络，署上单位名称，也就是单位+姓名。

 正文下面是附件。

 如果邮件有附件，要提前在正文说明。附件数量太多，就打包压缩成一个文件，不宜混乱。

信息时代，除了邮件，我们还可以使用微信、QQ之类的社交软件与别人联系，使用此类工具时，也要注意，不能觉得是个即时聊天工具，就忽视了礼貌。

 比如下面这个简单的信息组织的就很好：

 吴主任，年党群部的工作总结我已打印好放在您办公桌文件框靠左第一格里。最近天气转冷，您要注意腿部保暖。署名：小王”。

 其实，这些社交工具都有共通之处，在使用时都要注意以下几点：

不要越级发邮件，也不要谈论与工作无关的事情，认真严肃，帮助自己树立好的形象。

语气要适当，根据收件人的地位或与自己的熟悉程度，恰当使用语言。尽量经常出现“谢谢”或者“请”之类的话，注意尊重对方。因为邮件可以转发，批评或意见性的话语要慎重。

必要时候可以使用图片，直观明了，让对方感受到你的体贴。

 先有草稿，切忌在对话框、邮件正文直接编辑。

一是框小不方便，容易出错，最后啼笑皆非，二是如果软件闪退或者邮件没保存，之前的东西可能就白写了。

不管是在手机端，还是电脑端，先打草稿，校对无误，再复制粘贴，并且再次核对，粘贴过程中，是否遗漏。

关于微信、QQ等社交软件汇报工作，我还有一个建议，可以采用一些便签软件，一般自带存图功能，以图片的形式发送，不仅确保格式正确和版面美观，同时也可以增加工作的严肃性。

在准备按下发送键之前，再次确认我们要汇报的人的信息是否准确，别给张总汇报的信息发给了李书记。如果是重名的联系人，还要仔细核对下联系方式是否准确。

确认一切无误后，就可以发送了。

信息发送后，要发个短信告诉对方，不管是领导，还是客户，无论人家有没有邮件提醒，我们都要发一个以示尊重。

比如，领导您好，关于年终各二级单位的年终总结情况汇报材料我已经发送到您的邮箱，请您查收，谢谢，如有不妥之处，请您指正。不用太冗长，把事情说明白就可以。

最后，提醒大家工作的短微邮要把握“时度效”。

发送短微邮，要时间恰当，拿捏好火候，掌握好度，促使效率最大化。关于工作的短信微信最好在工作时间发送，以保证对方能够及时处理。课堂上，讲到文秘基本知识的内容，老师就告诉我们，早上8点以前、晚上10点以后就最好不要再发工作短微邮了，因为消息提醒的响声或振动声会打扰到对方休息。

同样，工作的短微邮也最好不要在休息时间发送，因为对方不一定有时间处理，很难保证信息的传递效果。如果遇到紧急情况必须发，就像前面讲的，先致歉，“不好意思，打扰您了。”再说明具体缘由。

我们今天的内容就到这里。主要讲了发送邮件的一些注意事项，同时也提醒大家使用微信等社交工具交流要注意礼节，也要谨慎对待。邮件，格式要规范，用语要礼貌。正文要简明扼要。最后注意好沟通的“时度效”，相信大家综合起来一定会给自己在工作或生活中加不少分。