试听180秒【第4周4.2】西方经典的时间管理理论

本期原文

在上一期节目中，我给大家讲了一些来自中国古籍记载的经典时间管理方法，有一些到现在我们还在沿用，而我国古代先贤的时间管理智慧浩如烟海，它们正等着我们去重新发掘和再次使用，我研发的易效能时间管理课程体系就植根于中国古代经典文化，取其精髓，然后结合实际，让它们发挥出与时俱进的功用。

那么在盘点了东方的时间管理智慧之后，今天这期节目，我想再跟大家聊聊近100年来，西方众多的管理学大师，他们提出的有关时间管理的经典理论。

在我研究时间管理的过程中，一些西方大师的一些著作中的一些观点对我帮助非常大，所以我打算在之后的节目里拆出特殊一个环节，专门一本一本地挨个把这些曾经对我产生过巨大影响的经典著作拆解给大家听，今天我首先摘选了其中五本，隆重地介绍给大家：

第一个，彼得·德鲁克《卓有成效的管理者》等相关著作

德鲁克被称为大师中的大师，他不仅是现代管理学的奠基人，还是目标管理的创建者，德鲁克提出了“时间是一种稀缺资源”、“一次只做一件事”、“要事优先”等等理念对我的时间管理理念构建影响非常大。

德鲁克在他的经典著作《卓有成效的管理者》中提出了有效管理时间的3个步骤：记录时间、管理时间和统一安排时间。

想要成为一个卓越的管理者，不管是管理个人事务还是公司团队，我们都必须清楚地认识到时间是一项最特殊且最短缺的资源，时间的供给没有丝毫弹性，不管你对它的需求有多大，供给也绝不可能增加，所以在有限的时间里，如果我们想要实现目标 收获成果，就只能做提供关键绩效的 重要的事。

那么什么才是对我们来说重要的事呢？德鲁克认为要实现卓有成效，管理者必须在5个方面有意识地养成习惯：

（1）必须懂得如何有效地利用自己的时间；

（2）重视对外界的贡献；

（3）不仅善于利用自己的长处，而且也知道如何利用上司、同事以及下属的长处；

（4）当知道如何将自己的精力集中在一些重要的领域里；

（5）善于做出有效的决策。

以上5个方面的习惯是我们想要实现卓有成效的基础。 “五项主要习惯”是领导特质论的主要流派。德鲁克指出，有效的管理者具有不同的类型，缺少有效性的管理者也同样有不同类型。因此，有效的管理者与无效的管理者之间，在类型方面、性格方面及才智方面，是很难加以区别的。有效性是一种后天的习惯，既然是一种习惯，便可以学会，而且必须靠学习才能获得。他认为一个优秀的管理者必须具备以下五项主要习惯。

那么如何才能找到我们真正具体的重要的事情呢？在前面讲“年反思”的那期节目中我们讲了德鲁克在他的又一本著作《德鲁克论亚洲》中提到了“反馈分析法”就能有效地帮我们找到自己的优势长处和劣势短处，反馈分析法就是：当你要做一件重要的事情或一个关键性决定之前，你先写下自己预期的结果，9～12个月之后，你再把实际的结果与预期的结果进行反馈分析。这样你就能很快明白：自己哪一部分做得好，哪一部分还需要学习，哪些习惯还需要改变。

反馈分析法在某种程度上讲其实是“目标管理”的一部分，而作为目标管理的创建者，德鲁克在他的另外一本著作《管理的实践》中提出了：目标管理的SMART原则，也就是说，他认为不管是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标，都必须遵循以下5个原则，也就是：目标必须是具体的，可衡量的，可达到的，并且与其他目标具有一定的相关性，以及必须具有明确的截止期限。想要达成目标，这5个原则缺一不可！

德鲁克是大师中的大师，他的许多管理学理论经典且影响深远，许多著作都值得一读再读，温故总能知新。

第二本，斯蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》

被《时代周刊》评为“人类潜能的导师”的史蒂芬·科维博士在他享誉全球的著作《高效能人士的七个习惯》中提出了高效能人士有7个习惯：积极主动、以终为始、要事第一、双赢思维、知彼解己、综合增效、不断更新。

这7个习惯令我受益匪浅，我一直不能忘记的是在第一次看到那幅“到底是老太太还是美貌少女”的图画时，自己内心的震颤，同样一幅画，有的人看到的是一个佝偻老太太，而有的人看到的却是衣着华美的少女，画没动没变，所有人也都没看错，但因为每个人的心境和思想不同，所以看到的图像也不同，看到美貌少女的人多半是属于做事“积极主动”的人，所以积极主动决定了我们能看到人生中更多的美好，这就是为什么它能成为高效能人士必须具备的第一个习惯。

此外科维提出的“影响圈”和“关注圈”的理论对我的影响也非常深刻，现代人为什么会时常焦虑？就是因为我们很多人没有分清自己“影响圈”和“关注圈”的内容！影响圈，是一个人或者一个企业可以影响到的范围，比如个人可以保持时刻微笑，公司可以坚持每周开检视会议等等；

而关注圈，是一个人或者企业不能左右其结果，但愿意关注的范围，例如业务员可以关注公司里销售冠军的业绩，或者代理商关注厂商的新广告和新的促销方案等等。如果你把关注圈的内容错误地划分到了自己的影响圈里，你就很容易陷入焦虑。

在《高效能人士的七个习惯》这本书里，科维还首次提出了“时间管理四象限法则”：即我们可以把事情分成两个维度四个大类：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。

他主张我们应该只做重要不紧急的事，但是在实际生活中我们并不是如此。大多数人往往首先做不重要的事，因为它容易完成，并且也一定会先做紧急的事，不管它重不重要，因为在紧急的事情上我们会被其他相关人员催着走。

从先完成紧急的事，到完成重要紧急的事，最后到完成重要不紧急的事，这是一个不断修炼进步的过程。

第三本，戴维·艾伦《搞定》

《搞定》是一个系列的书籍，一共三本，被称为“GTD时间管理三部曲”，作者戴维·艾伦在这套书里提出了很多新颖的时间管理观点，以及系统，其中有几个对我的影响非常深刻，例如：

1、以视角和掌握为轴线建立矩阵，人可以分为四类：

1）拥有很高的视角和对全局具有绝对掌控力的“舰长和指挥官”；

2）缺乏视角，但善于掌控的“微观管理者／执行者”；

3）视角高度正确，但不善掌控的“空想家／梦想家”；

4）没有全局视角，也缺乏全局掌控力的“受害者／回应者”。

你是哪一类型的人，在他的官方网站上能够进行测试，有兴趣的朋友可以去试试。

2、“自下而上”的目标管理原则，即从现状出发地规划自己的行动和目标。在书中戴维·艾伦讲述了一个非常生动的机场塔台的故事，简单来讲就是我们只有把自己眼下可以掌控的跑道上的飞机和即将降落的飞机安排得井然有序了之后，才会有余力来掌控更远的事务。

3、借助外脑的延伸，清空大脑。因为大脑的天然属性决定了它是CPU，不是硬盘，储存记忆不是大脑的强项，所以善用工具，把事物赶出大脑，让自己再也不忘记。

4、流程化管理自己的时间，例如：掌控局面的系统方法是：收集-明确意义-组织整理-深思-参与／行动等等。

5、除了日程表，怎么处理那些没有固定截止日期，但又需要尽快完成的事务呢？针对这个问题，戴维·艾伦提出了“情境分类”原则，这个对世界的贡献非常大。他把事务按照情境分类，让我们可以在情境中快速参考，并快速选择，进行行动：

1）在公司：可以开会、与同事沟通工作等等；

2）在电脑旁：可以收发邮件、写各种工作报告等等；

3）外出：可以拜访客户、采购物资等等；

4）授权委托：询问处理进度，跟踪处理结果等等。

…...

第四本，弗朗西斯科·西里洛《番茄工作法》

弗朗西斯科·西里洛在《番茄工作法》里把时间分为三类：严谨的时间、休闲的时间和做选择的时间。

在严谨的时间里，例如在工作的时候，他要求我们要“专注”地工作，而专注力是可以通过训练进而提高的。“专注力的训练”是弗朗西斯科·西里洛在《番茄工作法》里给予我的一个巨大的时间管理启示。想要提高做事效率，想要有时间和精力做自己想做的事，就必须拥有长时间专注的能力。

那么我们应该怎么做才能提高自己的专注力呢？弗朗西斯科·西里洛提出了使用“番茄钟”计时，时长根据自己的实际情况设定，然后通过周期性的训练来达到提升专注力的目的。

在需要严谨的工作的时间里，我可以把需要做的事情都记录下来，然后选择轻重缓急，排定顺序，然后开始一次只做一件事。专注与休息交替。

他建议设定一个番茄的时间为25分钟，然后5分钟休息，在连续吃了4个番茄钟之后，可以奖励自己有一个大休息，例如休息15-30分钟。一个番茄时间25分钟不可分割，不存在半个或一个半番茄时间。25分钟的时长可以调整，最好在两周内保持不变。大多数人，调整过后，还是会回到25分钟。

专注力的提升是一个过程，一开始很难进入专注的状态。通过番茄入门、记录打断、预估时间、让番茄更有效、排定高效时间表五个步骤，完成一个个番茄时间来提升自己的专注力，效果是很显著的。

我相信你在完成了100个番茄时间后，你就能很快进入无我的专注状态，工作效率会有大幅度的提高，我自己就是一个很真切的受益者。

在我的时间管理十堂课中，专门有一期节目，完整讲述番茄工作法，并提供表格与背景音乐来帮助你训练。

第五本，博恩·崔西《吃掉那只青蛙》

博恩·崔西的《吃掉那只青蛙》，我在之前已经用一期节目的时间专门详细拆解过了，但由于它可以算得上是我步入时间管理领域探索之路的启蒙书籍。

那么对这个理论的具体内容还不清楚的朋友，可以往回找找我讲解这本书的那一期节目经典大师读《吃掉那只青蛙》，里面有详细讲解我和它的故事、它带给我的启发，我对它的介绍与总结。

无论是在原西德、英国、美国、日本还是在巴西，管理者所做的事情都完全相同，但是他们做这些事情的方式有可能大相径庭。日本的经济全球领先，印度的经济却相对落后，这种差别在很大程度上可以由下面这个事实做出解释：日本的管理者能够把外来的管理概念移植到本国的文化土壤中，并让它们茁壮成长。

因此中国家的管理者所面临的一个基本挑战，就是要从本国的传统、历史和文化中找出可以用做管理的基本构件的那些东西。以上五位西方大师的部分经典著作，在过去的十几年间给予了我很多很深刻的时间管理影响和启示。

但终究，我是站在中华文化的土地上，东方智慧让我洞悉得更透彻，我非常感谢前人铺下的路，让我能够少走弯路，节约探索的时间，提高研究的效率，从而过上自己想要的生活，并且还有余力帮助更多人过上他们想要的生活，最后祝愿收听学习我这个专辑节目的各位线上学员，祝大家都能：我的时间我做主，早日过上自己梦想的那种生活。