第十八讲：福利：高效沟通工具包

【本课文稿】

你好，我是海程，欢迎来到我们的时间管理课

这一讲是一个特殊福利，我会把我在过去 8 年最值得你在时间管理领域阅读的书单，以及使用的工具无保留的开放给你

值得反复读的三本书，如何去读？

“起居注”这个创意是被《奇特的一生》启发的，讲的是一个苏联生物学家几十年如一日，记录每天花了多少时间干了什么，这是促使我真正开始做时间管理的书，这本书你在阅读时，很难直接获得技法上的帮助（比如如何数据驱动的分析你的行为模式，计划达成率）

这本书最重要的价值是，能够帮助你看到，世界上还有这样的人，坚持不懈的去做这样一件事

现在市面上所有的时间管理课程，从思想源头来说，都可以追溯到《尽管去做——无压工作的艺术》，本土版本可以看《小强升职记》，但这本书需要在实践以后，多次批判性的阅读，这是我期望你在阅读这本书时，理解到它的理论局限性：

“下一步行动”没有考虑到人对放松的需求，建议你用完成“今天最重要的三件事”以后休息来替代

知识管理不足以支持实际需求，建议你用“以问题为中心”的方式探索是否需要

体系预期是让人“空”，但实际会使新手并行大量项目，造成每天忙忙碌碌，但没有实现长线战略

而要解决“项目过多”，《怦然心动的人生整理魔法》这是我逢人会推荐的书，这本书是一本讲怎么整理房间的书，虽然书名很拗口，但她教会我的是怀着爱意留下“心动”和“当下需要”，除此以外，其他的不是“断舍离”，而是友好的告别

这套思维逻辑不仅仅可以用来清理房间，还被我在现实中运用到了对项目，知识，技能乃至体重和人际的整理，整理完以后你会感觉到前所未有的清爽

一句话概述，对我有影响的书

《正念》讲的是冥想，这本书对我的思维模式帮助很大，我并不盲目追求效率，我追求的是“空”

《关系攻略》是一门课，帮助我更清晰的理解人际关系

《高效能人士的七个习惯》影响我的两点：一是主动促成一件事，二是尝试寻找共赢点

《如何阅读一本书》讲的是“阅读方法”，这是现在读书方法的思想源头

《精力管理》不结合精力空谈时间管理，会陷入低水平的自我感动

《Design your life》讲的是“设计人生”，如果配合冥想相当好理解，“万事万物只是一种感受”

《精益创业》讲的是“ MVP” ，先做到从 0 到 1，再做 1 到 100，对学生思维的打破

《冬吴相对论》是一个电台节目，短期内你把他当做电台节目听，但会潜移默化的帮助你成长

使用工具前，注意管理成本

什么是工具？锤子斧头是工具，印象笔记，鼠标，电脑，Excel 都是工具

因为归根结底是，工具是一个东西，帮你用最有效的方式达成目标

这也是就是像东方不败之类的高手，能做到“飞花摘叶皆可伤人、草木竹石均可为剑”

最关键的从来都不是工具，而是基于你的目标是什么，工具是实现目标、解决问题的路径，你不能成为工具的奴隶：工具不是越多越好，越高大上越好，你把需求回拆，找到恰到好处的工具

在选择工具时，我可以给你提供一个思考方法，叫做控制管理成本：如果你什么都不用，做件事只需要 2 分钟，结果你用工具做了 5 分钟，这样的工具显然是失败的

接下来，我向你公开我所有在使用的硬件和软件工具，如何去构成一个有效的系统

我的硬件系统，有什么工具？

由于我的工作非常自由，而且我喜欢到处玩，所以我非常注意在各种各样的环境下也能有效工作

我对硬件提出了 3 个明确的技术目标：

背 Cote&Ciel 双肩包一上午不累：不能太重

在 1 分钟内展开一个我不用弯腰驼背的工作台

不需要任何的外接线路：我非常讨厌电线

基于这 3 个技术目标，系统由这 6 个硬件构成

一台 Thinkpad Carbon X1

一台 iPhone 8 ：太大握着不方便

Logitech K380 蓝牙键盘：我不用连线

耳机：不用连线，手机电Master S2 鼠标：我不用连线

三角支架：提升笔记本的屏幕高度

一个 Airpods脑都可以链接

而这套系统还可以被延展：

如果在家，我还会加上 Mac Pro，蓝牙键盘和鼠标能同时控制三台电脑

在用 Excel 做财务模型时，我还会接入一个大屏幕

我的时间管理系统有什么工具？

和设计硬件系统一样，我们不能一开始先陷入到工具的汪洋大海里，而是想清楚要什么，时间管理本质做的就是三件事：

收集：各个角落来的信息都不会被漏掉

分析信息：定义问题、拆解问题、提出假设、解决方案

输出行动：行动起来，但能够不断反馈结果，进入收集阶段

基于这 3 个技术目标，它们的本质简单到发指

收集：收集箱

分析信息：具备存储功能的工作台

输出行动：自然式思考和工作流思维

所以我的软件系统用起来也相当简单：

收集：收集到“滴答清单”

分析信息：用“纸”画脑图，需要长期存储的话放在石墨，再绑定在滴答清单

输出行动：如果做过，就从石墨调用工作流，否则就“自然式思考”

清楚了目标是什么，工具完全可以任意切换的：

收集箱的“滴答清单”可以被替换成：Omnifocus/Todoist / Things / 2Do 

工作台能够被替换成：worktile / teambition/ TRELLO / Omnioutliner / Ominiplan / XMind + 幕布 / WPS

输出行动能够被替换成：everything （Alfred ）/ 苹果捷径（Workflow）

需要提醒的几点是：

Omni 系列是 Mac 上才有，而且还贵，但值得起这个价

如果你有大型文件的存储需求，你需要一个云盘，你可以用百度云，坚果云、Google drives、 Dropbox

如果你有特殊需求，这些工具可以被调用：

记账：MONEY WIZ 、随手记

量化时间记录：Timetrack（ 和 A Time Logger 是一家），手机备忘录

扫描：Scanner Pro

我的知识管理系统有什么工具？

知识管理就是“输入 - 整理 - 输出”的一个循环，所以我只对时间管理系统做了微调就拿来用：

输入：收集到滴答清单

整理到系统：集中处理收件箱，整合到 石墨脑图（超链接大量石墨文档的具体知识）

输出：写石墨链接，文字通过“语记”输出，再做文字微调

知识管理讲求的是“编辑速度”，“可分享性”，“检索速度”的平衡，在你清楚了目标是什么，工具也可以任意切换的：

输入：你用纸都可以

整理到系统：Quip，Ulysses，印象笔记

输出：快捷键（Mac，Windows），双拼，MarkDown 

如果你对“检索速度”要求高，优先使用印象笔记，因为它可以快速检索文本 / 图文中的文字，但国内版本不方便分享链接

如果你有背东西的需求，可以用 记忆宫殿术 + Anki

小结

总结一下，这一讲我分享了我私人的书单以及工具，在工具的应用层面以外，有三个点期望你在使用工具时一直记得：

工具不是越多越好，越高大上越好，你把需求回拆，找到恰到好处的工具

控制管理成本：如果你什么都不用，做件事只需要 2 分钟，结果你用工具做了 5 分钟，这样的工具显然是失败的

基于技术指标选择工具的组合，并且在有特殊需求时，灵活替换不同的工具