第十五讲：如何精要且高效开会，营造效率团队

【本课文稿】

你好，我是海程，欢迎来到我们的时间管理课

在过去的 5 年里，我发现很多人的日程表里，一天到晚都是会，从时间管理的角度来讲，应对变化的能力非常差。

这是为什么呢？通过观察大量低效会议，我发现了问题所在：大部分人开会的态度，类似于大学上大课，只要按时到了，按时结束就可以了

我想明白了他们的脑回路：如果是一天的会，这一天日程的确定性非常高，一天显得非常充实（尽管很多人跟我说过，连续几个会真的筋疲力竭）

这就是在用战术的勤奋，掩盖战略的懒惰，用日常的疲劳应对事情意义的恐惧

开会和学校上大课是完全不一样的，你不是签个到拿学分就完了，你是要来达成你在工作中的目标，开会只是一个达成目标的手段，你的核心是要达成目的

你不需要像我一样，在会议里设置 5 分钟一次提醒帮助自己把控会议进度，但你在每次开会时，要想清楚一个问题是：开这个会，我究竟能够达成什么样的目的?

我们要去了解会议作为一种信息沟通方式，它的本质是什么，而我们要做的是提升会议的效率

为什么要开会？

从确认会到讨论会、脑暴会，同步会，例会、复盘会各种名目的会议，都只是一种信息传递的方式，你需要了解，相比微信，邮件等其他信息传递方式，会议的优势：

能够更灵活的应对不确定情况

获得对方即时且深度的反馈

举一个例子，你一定见过微信上“微笑”这个表情，这是在微信上，最让我觉得毛骨悚然的表情，但是长辈浑然不知的，他们认为这是真诚的微笑

有次我家里人，给我一大笔钱，然后留言是“好好用”然后加上一个微笑，当时我有一种“我不是借了高利贷”的错觉

文字能传递的信息是单一的，人类在沟通时，传递的不仅仅是文字信息，还包括肢体，神态，语气等大量非语言因素

这可以解释微信群里特别容易吵架，因为你无法判断对方的神情，语气，有很大概率错判对方的意思

而在会议中，因为你能感受对方的神态，肢体动作和声音，你能够去判断他传递的信息背后是什么，所以我主要和两类人开会建立信任时用：

和可能会产生潜在冲突的同事

不熟悉的合作伙伴，比如你不知道底细的供应商

另一个可能会开会的场景是，要传递的信息涉及一群人，但在要开这种会时，一定要三四而后行，因为我在过去观察低效会议时，发现很多人有误区：如果这件事情涉及到很多人，就要拉一个会

但如果仅仅具备"要传递的信息涉及一群人"，比如我仅仅让公司同事选食堂的晚饭哪家做的好吃，在群里丢一个问卷就可以了，你也从来没有开过以“选晚饭的厨子 ABC”为目标的全员大会吧

真正要开会的场景是，需要获得对方即时且深度的反馈，以获得更多有效信息

如果你想要很严肃地和一个人开启深度对话，如果用微信或者邮件一来一回，可能短则一两天，长则十天半个月都聊不完，这么长的战线，聊下来的结果可想而知

由于“涉及一群人”并不是必要条件，但获得对方深度且及时的反馈非常有必要，哪怕就是边吃边聊，其实也是一个会议，值得你好好准备，而不是非常随意的开启一段鬼扯

所以开会的基础不是“人多，而是通过“即时且深度反馈”消除达成目标存在的“不确定性”，在想清楚这两个基本点以后，你要解决的问题是：

哪些会议不用开？有简洁的方法解决?

哪些会议值得你更认真的准备

高效会议的基础：会前文档

刨除确认会、讨论会、脑暴会，同步会，例会，复盘会各种名目，从信息传播的角度看，会议其实就是两种：

拉平信息差：确认会，启动会，同步会，例会，复盘会，决策会，分享会

无中生有：脑暴会，讨论会

所以你认真观察各种名目的会，他们的本质就是拉平信息差：

确认会：A 告诉 BCD ，项目需要你输出行动123

启动会：B 告诉 CD，我的项目启动啦

同步会：项目成员 C 告诉 DEF，我要上这个，对你们业务有什么影响吗

例会：团队成员 DE 告诉 F，老板我们这周做了 123 三件事

复盘会：F 跟 GH 说，这件事我们错在 12 两个点，我下次一定改

决策会：G 跟 IJK 说，我们现在有 123 三个方案，我觉得 1 可以，三位认为哪个好

分享会：讲师 J 跟 ABCDEFG ，我有一个绝妙的主意帮大家提升效率

由于在这种会议里，大家信息加起来是 100 分（全集），所以要解决的问题是：

让那个只掌握 10 分的人（比如老板），被快速拉平到 100 分

掌握 70 分的人，不会丢掉关键的 10 分，项目砸了的时候不会说“我不知道”

如果有 10 分是大家都不知道的，赶快找人把信息补起来

这样的会就是一个信息拼图，那就要思考一个核心问题：怎么样做信息拼图，效率是最高的？

答案是做会前文档

我附了一个会议模板的工作流，理想状态下，我组织的会议是这样的：

我在会前文档通过文字把关键内容写进去

我提前列出需要拉平信息的问题

我在会前提出了自己的问题，简单的已经在文档里回复

会前确认对方也阅读了我的问题

我在会上逐个逐个确认问题，能做判断题和选择题，就不要填空题，更不要做成开放作文题

有专人做会议纪要，以防会后大家不认，并且控制每一个环节的时间

最后界定是否还有没有提及，等待拉平的问题

我确认下一步行动明确的时间点，负责人，具体要做的事情

很多人认为，这样准备会前文档非常形式化，有这个时间还不如做业务，但我们都是信息的搬运工，你做业务其实也就是，跟你的团队说要把销售搞好，要这样做那样做，还是信息沟通，也是开会，反而，由于你没有准备会议文档，在会上现想，反而浪费了一群人的时间

之所以不准备会前文档的真实原因，我归纳成“不是傻，就是坏”

人容易把语言当做一种控制手段，潜在的心理是巨婴的表现“我只要说出一句话，你们就都能猜出背后的意思”，而文字是一个字一个字敲出来的，不能满足人类的心理快感

文字有保存性，也会留下证据，不能划水不负责任，所以某种程度上，不分场合的一味拒绝输出会议文档的人，不是傻，就是坏 .

怎么做会前文档，让沟通高效

不准备会前文档的真正问题是沟通效率低：

说话输出速度低（南方人 250 字/分钟，北方人 200 字/分钟）

分发性差：只要 A 说了话，BCD 就不能说话

由于文字是可以被大家一起读的，所以让我们来做一个算术题：

平均一个会议一小时，假设中间没有任何停顿，纯靠嘴巴能够输出 60 * 250 = 15000 字/ 小时，而且无论多少个人参会，这就是极限了

一个人的阅读速度是 400 字/分钟，则意味着 60 * 400 = 24000 字/小时，且人数不会对输出字数有影响

换而言之，人越多，就越需要会前文档，最好的状态是大家读完，不用说话，全票通过

但由于文字输出的速度低（平均输出速度为 1000 - 1500 字/小时），所以引出了两个问题：

不同情况下，我们说的比例多少？写的比例多少？

怎么提升文字输出的效率？

第一个问题是一道“单位时间内，文字输出信息量和说话比谁更多”的算术题：

文字输入速度 * 输入时间 + 阅读文字速度 * 阅读时间 + 读完有异议沟通的时间 * 输出速度 ＞ 纯靠语言输出的速度 * 输出时间

其他的都是常量，核心变量只有 2 个：

参与会议的人数

会议预期时间

所以我往往在这两种情况下，就会用会议文档：

如果参会的人数大于 3 人，优先输出文档

如果会议预期时间超过 20 分钟，优先输出文档

而要提升“文字输出的效率”，依靠两个办法：

提升语言本身输出的效率：我每次写文档，不会是边想边敲字，而是打好腹稿，用语音识别大段大段的输出，然后转到电脑上做细节调整，这样我一小时能够写出来 2000 - 3000字

用模板降低需要输出的文字量：尤其适用于例会等重复出现的会议，常常有的会议我会专门做一个模板，每次会前我复制就可以往里面填东西，节省了大量排版的时间

怎么样开好一个脑暴会

在以拉平信息差为目的的会议里，如果你提前整理好了信息，会议效率和效果都会大幅度提升，但如果是一个“无中生有”的脑暴会，它还是适用吗？答案是适用，且相当有必要

关于脑暴会存在一个误区：很多人认为既然是一个脑暴会，那就是要从 0 到 1 ，无中生有，所以要放飞自己，有足够的创造力

但越是脑暴会，越是需要有更加精密的提前准备，产生好点子是需要时间酝酿的，如果一群人什么都没有准备，就干坐着等化学反应想出一个绝妙的点子之前，肯定有大量垃圾点子先出来

而且这些垃圾点子可能 A 也有，B 也有，如果不提前同步，就变成了 ABCD 轮番说垃圾点子的茶话会

所以解决方案仍然是提前做准备，尽可能做充足的准备，如果你的工作要从 0 到 1 ，想到什么先写下来，能够做到 0.5 非常好，即使只能写出 0.1 也比没有强

由于在会前，大家已经自己代入了思考，这样会过滤掉一部分重复的垃圾点子，同时确定好议题后，能够更有效的把大家最具有创意的时间，投入到投入产出比最高的事情里：

会前把想到的点子都写下来

再次确认会议的目标和目的

确认每一个环节需要的时间，有专人控制时间和做会议纪要

如果超时 50% ，且估计再延时也不会有产出，则跳过该环节，记为遗留问题

在结尾界定是否还有没有提及的问题

确认下一步行动明确的时间点，负责人，具体要做的事情

小结

这一讲讲“高效会议”，有三个点你可以用在会议里，最终达到“会前文档，会上记录，会后不争”的理想状态：

会议的优势是“灵活的应对不确定情况”，“获得对方即时且深度的反馈”

在如果参会的人数大于 3 人，或会议预期时间超过 20 分钟，优先输出文档

开一个脑暴会时，需要进行提前准备，需要所有人提出点子，在会前过滤掉一部分重复的垃圾点子