第十六讲：如何用最小可行性方法，解决紧急事件

【本课文稿】

你好，我是海程，欢迎来到我们的时间管理课

回到 5 年以前，在我怎么学会了怎么“提需求”“做交付”“开会”，沟通效率已经大幅度提升后，我需要完成提升个人效率的终极挑战，当时我陷入高强度的加班中，原有的工作方式已经完全对抗不了这种工作强度，这也正是我学习时间管理的基础

当时我面对的终极挑战叫做 Urgent Case，翻译成中文叫“紧急任务”。

判断是不是碰到 Urgent case 非常简单，一旦有个任务让我同时感觉到“不做会死”和“这我怎么做得出来”，就是 Urgent case

Urgent case 为什么是最难搞的问题呢？因为 Urgent case 是那种没时间，没方法，甚至没目标的问题

而学会解决咨询公司级别的 Urgent case 后，我在接触任何新任务时，即使时间有限，也能比其他同事更有效的界定目标、调动资源，很快会让老板对我刮目相看

为了应对 Urgent case，我开发了一套“大乙方技能” ，专门应对甲方和老板布置的 Urgent Case，一共七步，分成“应对 Urgent case”和“拆解 Urgent case” 两个模块，前者解决“没目标”和“没方法”，后者专治“没时间”

大乙方技能：四步应对 Urgent case

我当时天天遇到的问题，本质都非常像是：往往时间赶的不行的情况下，“用大红鸟敲掉第二个猪头”，而应对这样的 Urgent case，乱忙一气是不解决问题的，相反，越到这种时候越要冷静，应对Urgent case 可以被拆解为判断、拒绝、界定、沟通四步

第一步是判断，先问自己“是否是 Urgent Case？”

听起来是不是特别傻，因为我手上往往不止这么一个活，但 Urgent case 通常是别人在电话或者会议里临时布置给我，对方又显得特别急，而因为我们的基因偏好立即反馈，所以我可能心一慌就答应了

但除非枪顶在头上，日常工作中的 Urgent case 其实不需要我一秒钟就做出反应，稍微用半分钟冷静一下，判断这件事急的是我，还是急的别人？

如果急的是别人，不做又不会有什么严重后果，我要么“干脆不做”，你就开启了第二步“选择是否拒绝”

不过如果这件事真的是 Urgent case，那就如实的界定问题把，接下来我会界定 4 个问题：目的、目标、时间、资源

先从“问清楚目的”开始，就是我们干整件事情究竟是“图啥”？所有的图啥都可以被归结成拿到想要的，或者是拿到想要的的稀缺资源

虽然老板给我的任务是“用大红鸟敲掉第二个猪头”，但他其实要的是“干掉所有的猪”

问清楚目的，我就知道“图啥”不是找大红鸟，就避免了最低级的错误，而“干掉所有的猪”，这很可能让老板刮目相看

第二个问题是“问清楚目标”，目标问的越具体越好，因为给 Urgent case 的人，往往有我可能不知道的信息，比如发现老板要打掉所有猪头是理想状态，但只要能打掉那只脑袋带王冠的猪，这个活也能有 90 分，所以如果我发现我只有一只鸟，或者时间只够打一只猪头，我就知道应该打哪一个

第三个问题是“截止时间”，要精确到哪一天的几点几分,之所以还要多问一嘴，是因为很多事情，我可能问下来会发现根本没那么急，说不定就可以不用当做“Urgent case”

第四个问题是“对方能提供什么资源”，从额外的鸟，地图上哪里有 TNT，等着老板问我是不现实的，但他让我做事，就不用担心我问他，而他不告诉我，尽可能问清楚，对双方都有好处，问清可调用的资源会让我做事半功倍第四步是沟通，它可以被分成五个动作：

难题

MVP

判断题

估算

约时间

第一个动作，要快速界定难点，因为他很可能经验比我更丰富，甚至可以给到我一些解决问题的窍门。

第二个动作，用 MVP 出方案， MVP (Minimum Viable Product) 翻译成中文叫做最小化可行产品，硅谷创业公司都在用，在时间有限的情况下，特别好使

我把鸟的飞行轨迹画成一个有 100 个格子的表，但我不知道我做的东西对不对，我可以选择把这10 行10列全部填满给老板看，也可以选择横着竖着各填 10 个格子，拿着 20 个格子给老板看

虽然20 个格子粗糙了一点，但已经把最关键的问题已经暴露出来，这样我用了 20% 的时间就做出了 80% 的事情，而不是完全打翻重来

而 MVP 就能给到老板一道选对或不对的判断题、或者选 ABCD 的选择题，他可以直接告诉我，鸟的飞行轨迹不应该这么平，而不是一道问答题或者作文题

第四个动作，我可以开始估算下，我做这个 Urgent case 时间够不够，如果不够，提前和对方说清楚

最后一个动作，我要设置和老板下一次聊的时间，即使对方时间明显比我值钱。我获得主动约对方的权力的同时，对方也会认为我重视这件事，从而更信任我。

而和老板聊完，我会用 5 分钟散散步，因为人在压力下，创意能力会大幅下降，我干坐在那里不一定想得清楚问题。

不过在之前我会先快速看一遍 Urgent Case 的资料，然后散步时让想法像面团一样发酵，想到什么记下来再整合

用大乙方技能三步拆解 Urgent case

做完这一步，我很可能已经胸有成竹，对我来说，“拆解 Urgent case” 时，就只剩下最后三步：确认可用时间，拆解任务，排优先级。

从第五步确认时间开始，老手往往输在“没时间做”，直接后果不仅是 Urgent Case 做不完，当我把所有时间烧在 Urgent Case 上，没有足够时间做“重要但不紧急”的事，这些事最后也变成 Urgent case，导致我陷入 5 年前的恶性循环

没什么事情是熬夜才能解决的，尤其碰上常年累月的 Urgent case时。这在投资等专业行业特别常见 —— 太多人因为高强度工作拖垮了生活和身体，最终身心俱疲地离开

所以我要算清楚两笔账：我有多少时间可以用，Urgent case 需要多少时间

我把从现在起到截止时间（deadline）的剩余天数乘以 24 小时，我就知道我有多少时间可以用。

然后基于我的起居注，从睡觉吃饭，一直扣掉通勤、健身等维持我生存的琐事，就是我剩下的所有时间，就像你知道的，满打满算 80 个小时

第六步“拆解任务”，包括拆解和估时两步

首先，我可以用“自然式思考”，把Urgent case拆解到“做事情的人 + 动作 + 事件 + 截止时间”的小任务

然后我可以估算这些小任务各自需要多少时间，一开始可能不太准，但它会越估越准，像我估了四年多，现在估一个任务能精确到 5 分钟

如果遇到的任务我没做过，可以做个 MVP 试探做一点点要多少时间，再反推完成这个任务大概需要多少时间

第七步就是排优先级，从 Urgent case排到重要不紧急甚至不重要的事，如果我的时间不够，可以砍掉那些不重要的事，但如果真的是时间实在不够用，我就要学会“梯次动员时间”

“梯次动员”是一个军事概念，前线有伤亡，需要补兵时，人不够了怎么办？先让退伍的中年人上，而不会让青少年和科学家上战场

所以我可以先让别人做，比如付钱让人上门遛狗、让阿姨上门打扫；时间不够，就极度简化：以前化妆要半小时，现在 10 分钟，或者干脆别做：把睡觉从 7 个半小时降低到 6 小时。

这个技能一旦用了，我可以一周工作 120 个小时，是真正的以一敌三了。

小结

总结一下，这节课主要讲“解决Urgent case”，这三个关键知识点，你可以马上用在加班和解决拖延症里：

用“Urgent case”的七步法，从理解目的到排列优先级，解决“没目标”、“没方法”、“没时间”的三无问题；

用 MVP 和假说验证，用 20% 的时间解决 80% 问题

在时间严重不足的情况下，可以使用“梯次动员”，把你的理论工作时间提升到 120 小时，变成真正的以一敌三