07【厘清干系人】:盘活人际关系,助你轻松成事
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试听18007【厘清干系人】:盘活人际关系,助你轻松成事

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

 

在上期课程中,我给大家讲解了如何做好风险管理,在项目早期规避可能出现的小问题大隐患。主要分为四步,分别是:识别风险、定性分析、规划风险应对、监控风险。你学会了吗?

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今天这节课,我会给大家讲解一个在项目中非常重要、但同时又很容易被忽略的知识点,那就是项目干系人的管理。

 

听到这里,你可能要问干系人是什么呢?其实就是和项目有利益干系的人。不论我们项目计划做的多么完美,如果不管理好项目的干系人,那么项目执行起来可能困难重重。反之,如果我们对于管理干系人有全局的管理意识和规则,则可能会事半功倍。

更直接一点,就是什么样的项目才算是一个成功的项目,那就是让干系人满意的项目。现在你知道干系人的重要性了吗?那关于干系人的管理,这节课我将从以下四个方面来讲解。

 

(一)识别干系人

我先说一下识别干系人。大家还记得由谁来识别项目的风险吗?识别干系人,和识别风险的流程有些像。识别风险的人,可以是项目经理,但最好带领项目团队成员一起,重要项目可以请专家参与。

识别干系人也是一样,项目经理可以自己先识别,然后带领项目团队成员识别,也可以请专家参与识别。

举个例子,比如我们要在某个城市周边建造一个垃圾处理站项目,那么我和执行这个项目的团队成员是干系人,公司内的领导是干系人,由于涉及资金进出,财务部也是干系人。

但我感觉识别的干系人还不够多,于是找来团队成员,请来专家,于是经过分析发现:这个项目施工地点五公里以外有个小区,这个小区的居民有可能会反对这个项目,小区的居民也是项目的干系人。媒体记者可能会关注这个项目,包括政府相应的审批部门,甚至和这个项目没有直接相关性的环保人士,都是这个项目的干系人。

那这时候我们可以做一个Excel表格,第一列是编号,第二列是我们识别出的干系人。

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(二)记录基础信息

识别干系人后,我们只得到了干系人的名字或者类型,接下来我们可以完善一下干系人的基础信息,在Excel表格里,再增加几列信息:比如所属部门、在项目中角色、联系方式、籍贯、爱好、家庭结构等。

这些基础信息,一方面可以和人力资源沟通,比如拿到团队成员的简历,丰富干系人信息。另一位方面,也可以来源于平时观察和交流。

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只有获得了信息,才能有效的行动,所以说完善干系人的基础信息是非常有价值的。

有一些项目经理,会记录团队成员的生日,在团队成员生日那天给团队成员过生日。也有一些项目经理,会分析大家的血型、星座,来调整工作的顺序,把血型相近和星座想和的人安排在一起或接近的工作。我个人没有尝试过个方法,但我非常认可这种积极的干系人管理态度。

只有了解干系人,才能做到投其所好、给其所要。

我曾经在一些项目的干系人登记册中,记录团队成员的家庭结构,如果团队成员家里有小孩,我会尽可让他的工作时间具有一些灵活性,这样方便接送小孩上下学。

我也会记录团队成员的家乡,如果我到某个城市出差,刚好也有团队成员是那个城市的,我会问问有没有什么需要带的物品,或者其他需要帮忙的事情。

我也会记录团队成员的一些爱好,比如有些人是苹果迷,苹果发布新产品的时候我会多和他交流一下。有些人是篮球迷,我就会和他多聊聊最近NBA的比赛。

我记得在十多年前,我当时在做销售工作,想赢得一位客户。但因为对于客户来说,我的产品和同行的产品差异不大,所以客户比较纠结,一直没决定采用哪家公司的产品。

从干系人评估角度来讲:客户的态度是中性。我非常想赢得这个客户,但是一时不知道怎么做。

那个时候,我就有了收集干系人信息的习惯,后来,我了解到这位客户非常喜欢足球,而且非常喜欢球王梅西。那时候,刚好到了预售2008年北京奥运会比赛门票的时候,我就在网上抢购了两张足球半决赛的门票,花了不到300元,门票座位一般。我将门票送给了这位客户,客户说接受我的门票,但让我提供卡号给我转账,我一直没提供,客户后来给我手机充了300元。我当时想,这个客户可能不会选择我们的产品了。

后来,我都快忘了这件事的时候,这位客户给我打来电话,说:长太,谢谢你,阿根廷进入四强了,你送给我的门票刚好是阿根廷球队的比赛,我看到了我最喜欢的球星梅西。

再后来,我和这位客户顺利的合作了好多年,也成为了很好的朋友。

所以,我们看到,项目经理可以干系人的基础信息,通过自己的整合、协调,来影响干系人的态度,获得更多的支持,确保项目的成功。

 

(三)记录评估信息

道德经三十一章,有这样一句话: 知人者智,自知者明。 如果一个人能做到知人知己,那就是一个明智的人。从项目管理的角度思考,知人者智这句话至少包含三个方面的含义:分别是:优缺点、权力、利益。

首先说优缺点我们需要了解干系人的优点和缺点,尤其是要详细了解项目团队成员的优点和缺点,这样我们才可以知道再项目中让他做什么,不让他做什么,尽可能发挥他的优点,避开他的缺点

然后,我们说权力权力,就是他是否有权力影响项目,可以分成三类,大、中、小。比如公司老板,对项目影响的权力就是大,一名资深核心的团队成员对项目的影响是中,而项目团队中的一名新人,对项目的影响权力就是小。我们在管理干系人的时候,要优先关注对项目影响力大的干系人。

最后,我们说利益有句话说的很好:观点背后,皆是立场; 立场背后,皆是利益。分析之后,我们可以就要和那些项目受益者多沟通,让他们多支持项目。我们也要想办法,减少对另外一些人利益的损害,减少他们的反对。

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如果干系人不多,我们可以都管理,但如果干系人很多,我们就要抓住重点。比如,我们首先要关注权利大、利益大的人,因为这些人很可能会更有能力、意愿影响项目。我们要规划出相应的对策,制定解决办法。

 

(四)增加人际互动

 

除了项目期间有意识的去管理干系人,我们如果在平时能处理好人际关系,做好人际互动,也是非常重要的。康德曾经说过:和人互动,不能仅把人当工具,而要把人当人来看。

我之前公司的老板,就是人际互动高手。他不仅平常经常请我们一些公司高管吃饭、爬山、旅游,增加互动。有时还会请这些高管的家人一起吃饭,感谢家人的支持。所以公司中高层一直很融洽,离职率很低。

所以作为项目经理,要多和同事互动、交流,培养自己多进行非正式的沟通的习惯。

比如我工作的时候,公司楼下有一个大食堂。在中午吃饭的时候,大部分同事都是和自己部门同事,或者特别熟悉的几个人吃饭。

但我知道自己是一名项目经理,有自己的职场目标。所以,我中午吃饭的时候,我经常和不同部门的同事、领导一起吃午饭,闲聊、互动。由于有了平时的交流和积累,当项目需要支持的时候,他们给了我很多支持。

本期和大家分享了如何盘活人际关系,赢得大家的支持,获得项目的成功。管理好干系人,一共有四步:分别是识别干系人、记录基础信息、记录评估信息、增加人际互动。

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本期内容提到的方法很简单,需要的耐心的观察和思考。

接下来,给大家布置一下课后作业。大家可以选一个你当前的项目,按照我们课程里的知识,做一个Excel表格,然后识别出干系人、完善基础信息,接下来,写下来他们的优缺点、权力大小、利益情况。然后,再根据这些信息制定出你和他们的互动计划。

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们,让我们一同学习项目管理。

在下期节目中,我将给大家分享如何搭建优秀的团队,实现业绩的暴涨。

学习项目管理,升职加薪拿奖金,轻轻松松早下班。如果你喜欢我的内容,欢迎分享给你的朋友,一个人走的快,一群人走的更远。我是李长太,我们下一讲再见!


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