08【争取资源】：争取项目资源，创造项目优势

大家好，我是李长太，你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程，一起学习项目管理，告别忙乱人生。

在上期内容中，给大家讲解了管理干系人的一些要点，给大家讲解了很多具体的方法，比如如何识别干系人、记录基础信息、记录评估信息、增加人际活动。也举了相应的案例来帮助理解，你记住了吗？

那其实项目中不仅需要干系人的支持，还需要各种资源，这里说的资源是一种概括性的说法，包括参与项目的人以及项目中使用的设备、材料，如果能获得充足的资源，项目的就更容易执行并取得成功。

我以前就遇到过这样的同事，突然某一天下班前找到我，让我安排人员第二天参与他的项目。我告诉他，我的人员都近期都已经安排好了工作，得一周后才有人手。但他的项目如果不给予支持，可能会给公司带来重大损失，于是我只能带着下属熬夜加班，苦不堪言。

这位同事在项目最初，根本没有想清楚自己需要做什么事，也不知道自己需要什么资源，自然也无法进行资源需求的沟通，他做项目就是走一步，看一步，这样其实给公司内部其他同事的带来非常大的麻烦。

所以，这节课我将给你讲解如何获取项目资源，创造项目优势。

（一）什么是资源？

首先我们说一下，项目中所说的资源包括什么：

一般来说项目中的资源包括参与项目的人员、使用的设备、材料、用品等，现在的很多项目包括的范围更广一些，比如营销资源：流量、广告位，也可以包括促销商品、礼品，办公场地等。

资源的来源可以是公司内部已有的，也可以是计划外部采购的。

（二）如何估算所需要的资源？

那要如何估算一个项目中需要哪些资源呢？

估算资源的前提，就是我们要在前面做好项目的活动清单，明确项目要做哪些事情。明确了要做的事情之后，根据要做的事情匹配所需的资源，就顺理成章了。

举个例子，我负责一个小区的绿化项目，要为这个小区种植300颗树木，要求在10天内完成。

我们根据以往的经验知道，一个人一天可以种树10棵，那么一个人10天内植树100棵。那么如果想10天内植树300棵，我们需要3个人参与。

此外，我们知道，还需要给这三个人提供工具，比如我们这里使用的工具是铁锹。

那我们可以列出一个资源需求清单了：植树工人，3人；铁锹，3把。当然，我们也可以需要资源的日期范围，比如是9月1日到9月10日这10天。

（三）如何获取资源？

当我们列好了资源需求清单，就可以做下一步工作了，那就是去获取项目中所需要的资源。这也是我们这节课的重点。

获取项目需要的资源，一般分类两个途径，一个是公司内部，一个是公司外部。

内部资源

一般来说，我们首选的是从公司内部获取，这样一般比较快，而且可以充分利用内部资源，管理上也更容易。

从内部获取资源，我们需要和其他拥有资源的部门经理谈判、沟通，如果项目经理自己谈判达不到目的，可以考虑让自己领导帮助协调。

和职能经理谈判成功之后，最好发一个邮件或流程，让公司高层、部门经理、以及参与项目的人知道未来资源的分配情况，避免后期发生资源重复分配的问题。

我在工作中，就曾经遇到过这样的问题。在一个项目中，我需要财务部门同事的支持，我和财务部门的负责人沟通了，他同意安排经验丰富的王经理参与我的项目。当时也明确了具体参与时间，比如5月1日到5月10日。在这个期间王经理要全职参与我的项目，不能安排其他工作了。

结果等到5月1号的时候，我发现王经理并没有到我的项目组，我就问王经理原因。王经理说，他的领导没有告诉他这件事情啊，而且给他安排了别的工作，马上要出差了。

当时我意识到是我没有进行规范的管理，没有形成书面的文件，并且进行多方的确认和通知。

之后我遇到类似情况，当和职能经理谈判承诺给我分配资源后，我都会写一个文档，明确所需要的资源具体信息，什么时候加入项目，什么时候离开项目，参与项目的形式是全职还是兼职。然后将这个文档发给我的领导，职能经理，具体参与我项目的人员。

此外，最好在项目开始一周前，再次确认资源是可以参与项目的，确保项目不受影响。

外部资源

如果在获取资源的时候，内部资源不足，那该怎么办呢？那这时候就要考虑外部进行采购资源，这里说的采购包括采购设备、外聘人员、购买服务。

比如，还是我们前面提到的小区绿化的项目，我们要种300棵树，经过和其他部门沟通，发现在9月1日-9月10日，公司内部只有2名植树员空闲，也只有2把铁锹可以用。

而我们绿化小区的项目有合同约定，不能延期，那这时候我们就要从外部获取不足的资源了。也就是临时从外部雇佣一个植树员，再购买一把铁锹。

当然，我们也可以补充一下采购需要的成本，比如外部聘请植树员1人，十天大概需要3000元，购买一把铁锹需要50元。

接下来，给大家布置一下本期课程的作业。我们假定这样一个场景，你需要负责安排一个公司内部的高层会议，会议时间是2天，参与人数大概有20人。你需要通过一个Excel来管理这个项目的资源：

在Excel表格里，需要包含需要的资源名称、数量，以及时间范围。还要明确哪些资源来自于内部，哪些资源来自于外部采购。

你也要思考一下，如果在内部获取资源时遇到困难，你打算怎么办？

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在下期节目中，我将给大家分享如何搭建优秀的项目团队，实现业绩暴涨！

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