08【争取资源】:争取项目资源,创造项目优势
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试听9008【争取资源】:争取项目资源,创造项目优势

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

在上期内容中,给大家讲解了管理干系人的一些要点,给大家讲解了很多具体的方法,比如如何识别干系人、记录基础信息、记录评估信息、增加人际活动。也举了相应的案例来帮助理解,你记住了吗?

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那其实项目中不仅需要干系人的支持,还需要各种资源,这里说的资源是一种概括性的说法,包括参与项目的人以及项目中使用的设备、材料,如果能获得充足的资源,项目的就更容易执行并取得成功。

我以前就遇到过这样的同事,突然某一天下班前找到我,让我安排人员第二天参与他的项目。我告诉他,我的人员都近期都已经安排好了工作,得一周后才有人手。但他的项目如果不给予支持,可能会给公司带来重大损失,于是我只能带着下属熬夜加班,苦不堪言。

这位同事在项目最初,根本没有想清楚自己需要做什么事,也不知道自己需要什么资源,自然也无法进行资源需求的沟通,他做项目就是走一步,看一步,这样其实给公司内部其他同事的带来非常大的麻烦。

所以,这节课我将给你讲解如何获取项目资源,创造项目优势。

 

(一)什么是资源?

首先我们说一下,项目中所说的资源包括什么:

一般来说项目中的资源包括参与项目的人员、使用的设备、材料、用品等,现在的很多项目包括的范围更广一些,比如营销资源:流量、广告位,也可以包括促销商品、礼品,办公场地等。

资源的来源可以是公司内部已有的,也可以是计划外部采购的。

(二)如何估算所需要的资源?

那要如何估算一个项目中需要哪些资源呢?

估算资源的前提,就是我们要在前面做好项目的活动清单,明确项目要做哪些事情。明确了要做的事情之后,根据要做的事情匹配所需的资源,就顺理成章了。

举个例子,我负责一个小区的绿化项目,要为这个小区种植300颗树木,要求在10天内完成。

我们根据以往的经验知道,一个人一天可以种树10棵,那么一个人10天内植树100棵。那么如果想10天内植树300棵,我们需要3个人参与。

此外,我们知道,还需要给这三个人提供工具,比如我们这里使用的工具是铁锹。

那我们可以列出一个资源需求清单了:植树工人,3铁锹,3当然,我们也可以需要资源的日期范围,比如是91日到910日这10天。

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(三)如何获取资源?

当我们列好了资源需求清单,就可以做下一步工作了,那就是去获取项目中所需要的资源。这也是我们这节课的重点。

获取项目需要的资源,一般分类两个途径,一个是公司内部,一个是公司外部。

内部资源

一般来说,我们首选的是从公司内部获取,这样一般比较快,而且可以充分利用内部资源,管理上也更容易。

从内部获取资源,我们需要和其他拥有资源的部门经理谈判、沟通,如果项目经理自己谈判达不到目的,可以考虑让自己领导帮助协调。

 

和职能经理谈判成功之后,最好发一个邮件或流程,让公司高层、部门经理、以及参与项目的人知道未来资源的分配情况,避免后期发生资源重复分配的问题。

我在工作中,就曾经遇到过这样的问题。在一个项目中,我需要财务部门同事的支持,我和财务部门的负责人沟通了,他同意安排经验丰富的王经理参与我的项目。当时也明确了具体参与时间,比如51日到510日。在这个期间王经理要全职参与我的项目,不能安排其他工作了。

结果等到51号的时候,我发现王经理并没有到我的项目组,我就问王经理原因。王经理说,他的领导没有告诉他这件事情啊,而且给他安排了别的工作,马上要出差了。

当时我意识到是我没有进行规范的管理,没有形成书面的文件,并且进行多方的确认和通知。

之后我遇到类似情况,当和职能经理谈判承诺给我分配资源后,我都会写一个文档,明确所需要的资源具体信息,什么时候加入项目,什么时候离开项目,参与项目的形式是全职还是兼职。然后将这个文档发给我的领导,职能经理,具体参与我项目的人员。

此外,最好在项目开始一周前,再次确认资源是可以参与项目的,确保项目不受影响。

外部资源

如果在获取资源的时候,内部资源不足,那该怎么办呢?那这时候就要考虑外部进行采购资源,这里说的采购包括采购设备、外聘人员、购买服务。

比如,还是我们前面提到的小区绿化的项目,我们要种300棵树,经过和其他部门沟通,发现在91-910日,公司内部只有2名植树员空闲,也只有2把铁锹可以用。

而我们绿化小区的项目有合同约定,不能延期,那这时候我们就要从外部获取不足的资源了。也就是临时从外部雇佣一个植树员,再购买一把铁锹。

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当然,我们也可以补充一下采购需要的成本,比如外部聘请植树员1人,十天大概需要3000元,购买一把铁锹需要50元。

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接下来,给大家布置一下本期课程的作业。我们假定这样一个场景,你需要负责安排一个公司内部的高层会议,会议时间是2天,参与人数大概有20人。你需要通过一个Excel来管理这个项目的资源:

Excel表格里,需要包含需要的资源名称、数量,以及时间范围。还要明确哪些资源来自于内部,哪些资源来自于外部采购。

你也要思考一下,如果在内部获取资源时遇到困难,你打算怎么办?

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们,让我们一同学习项目管理。

在下期节目中,我将给大家分享如何搭建优秀的项目团队,实现业绩暴涨!

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