06【防控风险】:巧用这几招,早期规避小问题大隐患
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试听18006【防控风险】:巧用这几招,早期规避小问题大隐患

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

 

在上一期我给大家讲解了如何管理项目的预算,主要包括什么是项目预算?预算都包括哪些内容?如何控制项目的预算?以及如何做好预算的沟通?

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这节课,我们再来看看怎么进行项目风险的防控。

孔子曾经说过:君子不立于危墙之下。这句话的含义有两个:一个是不要处于危险之中,第二个是要防患于未然,提前觉察到危险,提前做好准别。其实很多项目的失败并不是由于缺少预算、人员、计划,而是没有做好风险管理,所以在本节课中,我将给你讲解风险管理的具体流程和方法,可以分为四步:

A:识别风险B:分析风险C:规划应对D:监控风险

 

为了便于大家学习和理解,这节课我也会结合一个项目案例来给你详细讲解。

比如我现在负责一个项目,这个项目是举办一个五百人规模的大型行业会议。我已经做好项目的范围、进度、预算的管理计划,接下来我要开始做这个项目的风险管理。

(一)识别风险

管理项目风险的第一步就是识别风险,就是提前列出来这个项目在执行过程中可能会有哪些风险发生。

因为我在举办会议领域没什么经验,我找来了曾经多次负责过大型会议的同事,已经将要参加这次项目的团队成员,一同来识别风险,这样的效果肯定比我一个人想要好。

于是大家开始讨论、交流。小张说:“之前我参加一个会议,有出现过主持人麦克风没电,临时换麦克风电池,不仅耽误了时间,还让现场氛围变得尴尬。小王说:“我以前负责的一个会议,主持人由于之前非常辛苦的排练,结果会议当天生病了,无法主持会议,只能临时安排没有经验的同事主持会议,效果非常不好。”小孙说:有一次负责一个大型会议,一切顺利,不巧的是刚好会议室楼上的酒店在装修,经过了二十多分钟的协商,装修才停下来,会议才恢复。”

这样,我们就已经识别出了3条风险:001:麦克风没电002:主持人生病003:周围装修

从这里你也可以发现,在事先识别风险的时候,可以是项目经理自己识别,但最好带着团队成员一起识别风险。尤其对于一些重要的项目,还需要找一些专家参与风险识别。这里说的专家,可以是有丰富经验的同事,或者是外部的行业专家。可以说,参与的人数越多,参与的人经验越丰富,识别的风险就越多。

 

(二)分析风险

那在我们完成风险识别后,我们可以进行下一步,那就是分析风险。分析风险就是对风险发生的影响进行分析,然后确定风险的等级,那后续可以根据风险等级来采用不同的应对策略。

比如我们看一下刚刚识别的几个风险:001:麦克风没电002:主持人生病003:周围装修

接下来,我可以根据自己的认知和理解,当然也可以组织团队成员一起来投票评定每个风险的等级。比如在这个示范案例里,就是我自己来评定风险等级,我认为:麦克风没电是低等级风险、主持人生病是高等级风险、周围装修也是高等级风险。

所以接下来,就可以做一个表格,第一列用来显示编号,第二列用来显示风险名称,第三列用来显示风险的等级,这样就会更加的清晰。

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(三)规划应对措施

我们在前面已经识别出了风险,也进行了分级,接下来我们就要规划风险应对措施。简单来说,就是针对这个可能发生的风险,我们是打算接受风险,还是计划做点什么,如果想做点什么,具体的措施是什么,怎么做、谁来做?

我还是用上面说到的三个风险来做示范,给大家展示一下如何做风险应对。

比如麦克风没电这个风险,我们的应对措施就可以是在现场多准备一个麦克风,然后提前买一些新的电池,在会议当天更换新的电池。这样随着会议的进行,如果一个麦克风电力不足,就立即更换一个新的麦克风。

再比如,看主持人生病这个风险。一般会议开始之前,主持人会进行大量排练,非常辛苦,也更容易生病。那你可以怎么做呢?

01.尽早给主持人提供会议相关材料,让主持人早一些排练,降低主持人会议前的工作压力。

02.如果主持人在会议前一天还要在现场排练,给主持人在会议室周边定房间休息,减少主持人的奔波。

03.整个会议期间安排两位主持人,1号主持人是外部聘请的专业主持人,主持80%的主要环节,2号主持人是公司内部一名有不错主持能力的同事,主持20%的次要环节,但是两个人都有所有环节的台词,也一同参与所有环节的排练。这样万一有一个主持人生病,另外一名主持人可以立即顶上。

最后,我们再看会议室周围装修这个风险:

我认为这件事情需要和场地提供方做好沟通,如果可能的话,最好把这件事写到合同里。也就是,如果会议期间由于场地周围装修,影响了会议的举办,对方要赔偿损失。此外,我也会要求场地提供方提前做好沟通和协调,避免会议期间出现有噪音的装修工作,我也会要求场地提供方在会议前,在一些主要位置贴一些通知,大体意思是某天有重要会议,不能进行有噪音的装修等等。

那接下来,我可以继续完善刚才的表格,我们会再增加一列,就是风险应对。

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整理完风险应对后,你有没有意识到这会影响项目的预算?

比如,我在前面的应对措施中提到了,要购买电池,这涉及费用。要增加一名内部同事负责一部分主持环节,这其实增加了项目的人力成本,比如是3000元。当然也有一些风险应对措施是没有成本的,比如我们要求场地提供方在会议前做好内部协调避免噪音,这是不需要成本的。接下来,我们可以在风险管理的表格上再增加一列,就是风险应对的成本。如果针对风险管理的新增成本过多,需要和上级沟通,申请一下这个费用。

所以在最终确定了应对风险的成本之后,我们要更新之前制定的项目预算。并且你要知道,在项目管理过程中,本身就存在各个计划不断更新的情况的。

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(四)监控风险

 

我们对风险进行了分析,制定了应对措施,并且也估算了应对风险措施的成本,接下来就要监控风险了。

完成了以上,还需要将工作落实到具体的负责人,也就是为每个应对措施增加一个负责人。

这个风险负责人有两个职责,一个职责是实施风险应对措施,比如去买电池。另外一个职责是要监控风险是否发生,如果发生及时采取行动。

比如我们安排小张作为麦克风没电这个风险的负责人,他要负责买好电池、准备备用麦克风,也要负责在会议现场监控麦克风的情况。

再比如,我们安排小王作为主持人生病这个风险的负责人,小王要提前安排主持人进行排练,要负责选择2号主持人,也负责在会议前一天帮主持人预定会议室周围的房间,也负责监控主持人的状态,及时进行调整。

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做完了以上的工作,可以说我们就完成了风险管理的全部流程。

 

那到这里,我们今天的【防控项目风险】的内容就讲完了,一起来回顾一下风险管理的流程:

1.项目经理可以自己识别风险,但最好带领团队成员一起识别风险,重要项目可以找专家一同识别风险

2.识别风险后,可以对风险进行分级,资源有限情况下,尽可能关注高等级风险。

3.接下来,我们可以制定风险应对措施,一个风险是可以有一个或多个应对措施的。一般来说,不增加项目成本的应对措施,我们就果断执行了。但有一些应对措施是要增加项目成本的,就要计算出成本,然后汇总,再和上级申请,批准后再执行风险的应对措施。

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接下来,请大家做一下课后的作业。比如,你接到了这样一个项目,公司安排你接待几位国外的客户,由你负责他们接下来一周在当地的餐饮、住宿、旅游、会议安排。

你要通过一个Excel来管理这个项目的风险:

首先你要识别出可能的风险,接下来你要对风险进行分析评级,可以分为高、中、低三级,然后要制定针对每个风险的应对措施,也要估算每个应对措施的大体成本,最后要安排一下每个风险的负责人。做完这些事情,你可以再体会一下,自己对项目的管控能力是不是提高了?

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们,让我们一同学习项目管理。

在下期节目中,我会讲给大家讲解如何管理和项目有利益关系的人,也就是如何管理干系人。

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