06【防控风险】：巧用这几招，早期规避小问题大隐患

大家好，我是李长太，你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程，一起学习项目管理，告别忙乱人生。

在上一期我给大家讲解了如何管理项目的预算，主要包括什么是项目预算？预算都包括哪些内容？如何控制项目的预算？以及如何做好预算的沟通？

这节课，我们再来看看怎么进行项目风险的防控。

孔子曾经说过：君子不立于危墙之下。这句话的含义有两个：一个是不要处于危险之中，第二个是要防患于未然，提前觉察到危险，提前做好准别。其实很多项目的失败并不是由于缺少预算、人员、计划，而是没有做好风险管理，所以在本节课中，我将给你讲解风险管理的具体流程和方法，可以分为四步：

A：识别风险B：分析风险C：规划应对D：监控风险

为了便于大家学习和理解，这节课我也会结合一个项目案例来给你详细讲解。

比如我现在负责一个项目，这个项目是举办一个五百人规模的大型行业会议。我已经做好项目的范围、进度、预算的管理计划，接下来我要开始做这个项目的风险管理。

（一）识别风险

管理项目风险的第一步就是识别风险，就是提前列出来这个项目在执行过程中可能会有哪些风险发生。

因为我在举办会议领域没什么经验，我找来了曾经多次负责过大型会议的同事，已经将要参加这次项目的团队成员，一同来识别风险，这样的效果肯定比我一个人想要好。

于是大家开始讨论、交流。小张说：“之前我参加一个会议，有出现过主持人麦克风没电，临时换麦克风电池，不仅耽误了时间，还让现场氛围变得尴尬。小王说：“我以前负责的一个会议，主持人由于之前非常辛苦的排练，结果会议当天生病了，无法主持会议，只能临时安排没有经验的同事主持会议，效果非常不好。”小孙说：我有一次负责一个大型会议，一切顺利，不巧的是刚好会议室楼上的酒店在装修，经过了二十多分钟的协商，装修才停下来，会议才恢复。”

这样，我们就已经识别出了3条风险：001：麦克风没电002：主持人生病003：周围装修

从这里你也可以发现，在事先识别风险的时候，可以是项目经理自己识别，但最好带着团队成员一起识别风险。尤其对于一些重要的项目，还需要找一些专家参与风险识别。这里说的专家，可以是有丰富经验的同事，或者是外部的行业专家。可以说，参与的人数越多，参与的人经验越丰富，识别的风险就越多。

（二）分析风险

那在我们完成风险识别后，我们可以进行下一步，那就是分析风险。分析风险就是对风险发生的影响进行分析，然后确定风险的等级，那后续可以根据风险等级来采用不同的应对策略。

比如我们看一下刚刚识别的几个风险：001：麦克风没电002：主持人生病003：周围装修

接下来，我可以根据自己的认知和理解，当然也可以组织团队成员一起来投票评定每个风险的等级。比如在这个示范案例里，就是我自己来评定风险等级，我认为：麦克风没电是低等级风险、主持人生病是高等级风险、周围装修也是高等级风险。

所以接下来，就可以做一个表格，第一列用来显示编号，第二列用来显示风险名称，第三列用来显示风险的等级，这样就会更加的清晰。

（三）规划应对措施

我们在前面已经识别出了风险，也进行了分级，接下来我们就要规划风险应对措施。简单来说，就是针对这个可能发生的风险，我们是打算接受风险，还是计划做点什么，如果想做点什么，具体的措施是什么，怎么做、谁来做？

我还是用上面说到的三个风险来做示范，给大家展示一下如何做风险应对。

比如麦克风没电这个风险，我们的应对措施就可以是在现场多准备一个麦克风，然后提前买一些新的电池，在会议当天更换新的电池。这样随着会议的进行，如果一个麦克风电力不足，就立即更换一个新的麦克风。

再比如，看主持人生病这个风险。一般会议开始之前，主持人会进行大量排练，非常辛苦，也更容易生病。那你可以怎么做呢？

01.尽早给主持人提供会议相关材料，让主持人早一些排练，降低主持人会议前的工作压力。

02.如果主持人在会议前一天还要在现场排练，给主持人在会议室周边定房间休息，减少主持人的奔波。

03.整个会议期间安排两位主持人，1号主持人是外部聘请的专业主持人，主持80%的主要环节，2号主持人是公司内部一名有不错主持能力的同事，主持20%的次要环节，但是两个人都有所有环节的台词，也一同参与所有环节的排练。这样万一有一个主持人生病，另外一名主持人可以立即顶上。

最后，我们再看会议室周围装修这个风险：

我认为这件事情需要和场地提供方做好沟通，如果可能的话，最好把这件事写到合同里。也就是，如果会议期间由于场地周围装修，影响了会议的举办，对方要赔偿损失。此外，我也会要求场地提供方提前做好沟通和协调，避免会议期间出现有噪音的装修工作，我也会要求场地提供方在会议前，在一些主要位置贴一些通知，大体意思是某天有重要会议，不能进行有噪音的装修等等。

那接下来，我可以继续完善刚才的表格，我们会再增加一列，就是风险应对。

整理完风险应对后，你有没有意识到这会影响项目的预算？

比如，我在前面的应对措施中提到了，要购买电池，这涉及费用。要增加一名内部同事负责一部分主持环节，这其实增加了项目的人力成本，比如是3000元。当然也有一些风险应对措施是没有成本的，比如我们要求场地提供方在会议前做好内部协调避免噪音，这是不需要成本的。接下来，我们可以在风险管理的表格上再增加一列，就是风险应对的成本。如果针对风险管理的新增成本过多，需要和上级沟通，申请一下这个费用。

所以在最终确定了应对风险的成本之后，我们要更新之前制定的项目预算。并且你要知道，在项目管理过程中，本身就存在各个计划不断更新的情况的。

（四）监控风险

我们对风险进行了分析，制定了应对措施，并且也估算了应对风险措施的成本，接下来就要监控风险了。

完成了以上，还需要将工作落实到具体的负责人，也就是为每个应对措施增加一个负责人。

这个风险负责人有两个职责，一个职责是实施风险应对措施，比如去买电池。另外一个职责是要监控风险是否发生，如果发生及时采取行动。

比如我们安排小张作为麦克风没电这个风险的负责人，他要负责买好电池、准备备用麦克风，也要负责在会议现场监控麦克风的情况。

再比如，我们安排小王作为主持人生病这个风险的负责人，小王要提前安排主持人进行排练，要负责选择2号主持人，也负责在会议前一天帮主持人预定会议室周围的房间，也负责监控主持人的状态，及时进行调整。

做完了以上的工作，可以说我们就完成了风险管理的全部流程。

那到这里，我们今天的【防控项目风险】的内容就讲完了，一起来回顾一下风险管理的流程：

1.项目经理可以自己识别风险，但最好带领团队成员一起识别风险，重要项目可以找专家一同识别风险

2.识别风险后，可以对风险进行分级，资源有限情况下，尽可能关注高等级风险。

3.接下来，我们可以制定风险应对措施，一个风险是可以有一个或多个应对措施的。一般来说，不增加项目成本的应对措施，我们就果断执行了。但有一些应对措施是要增加项目成本的，就要计算出成本，然后汇总，再和上级申请，批准后再执行风险的应对措施。

接下来，请大家做一下课后的作业。比如，你接到了这样一个项目，公司安排你接待几位国外的客户，由你负责他们接下来一周在当地的餐饮、住宿、旅游、会议安排。

你要通过一个Excel来管理这个项目的风险：

首先你要识别出可能的风险，接下来你要对风险进行分析评级，可以分为高、中、低三级，然后要制定针对每个风险的应对措施，也要估算每个应对措施的大体成本，最后要安排一下每个风险的负责人。做完这些事情，你可以再体会一下，自己对项目的管控能力是不是提高了？

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受，同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们，让我们一同学习项目管理。

在下期节目中，我会讲给大家讲解如何管理和项目有利益关系的人，也就是如何管理干系人。

 学习项目管理，升职加薪拿奖金，轻轻松松早下班。如果你喜欢我的内容，欢迎分享给你的朋友，一个人走的快，一群人走的更远。我是李长太，我们下一讲再见！