11.《搞定Ⅲ》：五个步骤平衡工作和生活

本小节文稿

书友，你好。

欢迎和我们一起多读一本书。

谈起“工作与生活失衡”这个话题，每个现代社会的职场人可能都有话要说。很多人都感觉活得很累，生活快被工作占满了，难以平衡家庭。经常是工作先乱了节奏，然后生活不得不让步，渐渐工作又继续大举进攻，24小时在线，不断攻城略地。大家回想一下，你是不是经常听到身边的人说：工作实在太忙了，根本没时间照顾家里。

然而，我观察下来发现，只有那些技术型执行岗存在真正事情太多，根本做不完的情况。比如某个互联网公司的产品技术部门，如果项目过多，然后工程师人手又不够，那为了及时完成项目，大家真的不得不加班加点，甚至彻夜通宵赶进度。这有点像彻夜轰鸣的建筑工地上发生的事情，二者的相似之处在于：工作效率基本固定，工作产出的多少取决于时间投入。所以，很多码农和技术工作人员经常把自己比作“搬砖”的。

除此之外，大多数所谓的“工作太忙”，都是因为自己的时间分配和做事条理性方面出现了问题，然后影响做事的效率和效果。

作者提出的GTD三大理论之一的“掌控流程”模型，就是专门为攻克这种情况而存在的。所谓的“掌控流程”模型有以下这么几个步骤：首先是捕捉，就是信息收集；然后是明确意义，就是信息处理；接着是组织整理；再然后是深思，也就是反省；最后是参与和执行。

我们一个一个来看。

首先“掌控流程”模型的第一个步骤“捕捉”。

书中对这个流程的定义是：“搞清楚眼前的实际状况，把可能和你关注的事情有关的所有信息收集起来”。注意，定义中有这样一个词：“所有”。作者建议我们在这个步骤中，先不急着进行预判和筛选。这一步你要做的就是把你所关注的事件的全部相关信息都记录下来。

这样做的目的有两个，一是建立庞大的信息库以便下一步分析使用；二是你可以通过这个方式来清空大脑，为自己减压。

作者在这里介绍了很多捕捉信息的原则和方法，我把它们归结成两大类：一是记录；二是更新。

“记录”就是用各种工具把所有信息记录下来，比如传统的纸笔、白板、有日程表功能的日历、记事本、录音笔，手机等等，形成各式各样的分类主题清单。这一步的直接目的是建立起各式各样的主题与项目清单，以便日后查找、跟踪与更新。

更新呢，就是维护这个主题分类清单的过程。要知道所谓的“信息捕捉”绝不是说你找个时间，坐那儿吭哧吭哧列出一张购物单一样的列表就一次性搞定了，它是一个需要持续回顾并更新的过程。

举个最简单的例子，你今天刚刚列好的清单里有这样一条信息：今天整理好信息，明天打电话给客户周某某沟通项目进度。然而实际上当天下午你的客户就打电话给你，并且和你在电话里把项目进度沟通完毕了。所以你需要及时地在清单中把这条划掉。这就是清单的动态更新。

“掌控流程”模型的第二个步骤是，明确意义。顾名思义，说的是对你在第一步骤里捕捉到的信息，根据它们各自的意义进行判断、分类，并思考下一步处理方案。在这个阶段你只需要问自己三个问题：第一，我是否采取行动；第二，如果采取行动，我所期待的结果是什么；以及第三，如果采取行动，那下一步该怎么做。

这个步骤相对比较简单。用另外一位美国时间管理大师史蒂芬·科维发明的重要又紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的四象限法则就能很好地操作。

当你把清单里的信息都塞进这个四象限之后，哪些优先处理，哪些重点关注，哪些直接抛弃就一目了然了。通常而言，我们需要优先处理重要且紧急的事情，比如危机事件、健康问题；但是我们要将时间和精力主要用在重要但不紧急的事务上，比如亲密关系，锻炼，防止这些事务被拖延升级为紧急事件，让你应接不暇；对于不重要且不紧急的事情，比如看电视，我们要尽量少去做。

接下来，“掌控流程”模型的是第三个步骤，组织整理。从操作层面上来说呢，“组织整理”是第二个步骤“明确意义”的进一步延伸。具体怎么组织整理信息呢？

作者在《搞定》那本书里就提出了一个很好用的方法，叫3D原理。

这3个D的第一个D是英语单词Do，如果事务紧要并且可以短时间内处理掉的就亲自处理；第二个D是Delegate，这个单词是分配、委派的意思，也就是说如果你自己亲自做费时费力效率不高，或者亲自做在你的重要性排序中比较靠后，那么你就可以把它分配给其他人来做；第三个D是Defer，意思是临时搁置，如果暂时意义不大，但未来有可能变得意义很大的事情就可以归为此类。

另外，作者还提出了一个“两分钟原理”，这个“两分钟原理”是说，如果这个紧急事项可以在两分钟内搞定，那么自己做的效率是最高的，剩下部分你可以分配给别人去做，或者“搁置”。就是这个简简单单的“两分钟原理”拯救了无数的华尔街精英，让他们从忙到爆，变成有时间享受假期了。

第四步是深思。这个步骤说的是，我们要定期回顾，根据阶段性成果来总结，来反思自己这一路的判断和处理是不是准确，是不是足够高效，有没有忽略了什么重要信息。然后根据反思的结果来更新自己的信息库和行动方案。

那些被证明无用无效的信息和操作要删除，然后调整、增加新的有用有效的内容。这类似于写日报、周报，道理虽然很简单，但是意义重大。

在工作中，很多人都写过日报、周报和月报，以及那些大大小小的总结会，这可能还让你感到非常不爽。

其实这是公司或者领导层，督促你把“深思”变成日常工作的一部分来完成。它既可以让有关人员及时跟进项目进度，其实也可以在帮你养成回顾与反思的好习惯，这对你个人工作能力的成长有助无害。

如果你把日报、周报当成讨厌的负担，那么我想要告诉你，你的工作可能出现问题了。

把日报、周报当成负担，绝大多数情况下是你因为感觉没事情可写，寥寥数语就说完了，回头一看，其他同事洋洋洒洒好几页，甚至做成一个华丽丽PPT，你会觉得难堪。

但是，反过来想想，无事可写的原因通常是因为项目进展缓慢甚至没有进展。而项目进展不顺的原因，可能是因为合作方不给力，可能是因为内部沟通不顺畅，甚至只是因为你自己做事被动，从不主动去推进项目进度。所以，如果你感觉无事可写，你要做的不是纠结能不能不写，或者自己的日报、周报内容好不好看，而是要找出真正的原因，并找出解决方案，好明确下一步行动。

好，现在我们终于到了“掌控流程”模型的最后一个步骤：参与与执行。咱们传统上总是在无限赞美行动的重要性，这当然没有错，不过在你正式行动之前的行动规划同样十分重要。经过最前面的捕捉、明确意义、组织规划以及贯彻全程的“深思”这四个步骤的深思熟虑之后，你已经可以做到准确排除各种干扰信息，将自己有限的精力聚焦于高效的执行层面了。

所以在作者看来，在执行阶段你只需要关注一个问题就够了，这个问题就是你要不停地问自己：下一步行动是什么？

我们前面提到过的3D处理模型和“两分钟原理”在这个阶段同样可以极大地提升你的办事效率。你只需要行动，解决，发现新问题，调整解决方案，解决新问题……循环反复使用这个流程，直至最后达成目标。

好的，关于“掌控流程”的5步骤模型我们就介绍到这里。相信你已经发现了，这5个步骤中只有最后一个和行动直接相关，前面四个从本质上都是在呼吁你“三思而后再三思”。GTD最早的出发点是时间管理，但到了《搞定III》中，GTD已经被完善成了可以指导你把事情处理得更科学、更高效的完整方法论，充分的思考与分析就是这套系统发挥最大作用的思想基础。

书里有一张从信息收集直到执行的GTD工作流程图，这张图可以让你一目了然地理解我前面所说的内容。

当然，无论你前期构思的时间再长，再细致入微，当事情进入执行阶段后，你遇到的问题还是会比构思过程中遇到的更多，更复杂多变。比如，在工作和生活中，你可能同时有10个不同的项目待解决，每个项目各有10种解决方案，每个解决方案又可以分10个步骤，那么在这总计1000种具体的行动步骤中，你要怎样给它们排序呢？这就涉及到了我们下一部分即将展开解释的“视角问题”。

下一小节，继续为你讲述《搞定Ⅲ》一书。

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