13.《搞定Ⅲ》：如何运用风靡世界的GTD工作法

本小节文稿

书友，你好。

欢迎和我们一起“多读一本书”。

前面我们介绍了GTD中“掌控流程”与“视角”模型的内容，本小节咱们就来聊一聊怎样把这两种模型有机结合，解决工作与生活中的实际问题。

相信很多人经常处于一种脑子乱如麻，明明事情很多，却不知道该做什么的状态。别怕，下面我们来一步步演示怎么用GTD走出这样的状态。

首先，你需要进行“掌控流程”的第一个环节：“捕捉”。先找个时间来“清空大脑”，也就是用自己最习惯使用的记录工具把所有让你烦心的事务与想法都毫无保留地记录下来，不管是正在进行中的，还是压根儿就还没开始的，全部记下来，做成一个大清单。

比如说，我在清单里，列出了60件关于工作，40件关于家庭与生活的事务与想法；

清空大脑之后，我们就来到了第二步：“明确意义”。这个环节里，你就必须激活“视角”模型，让它来发挥作用了。前面说过，“明确意义”的核心问题是解决清单里哪些信息需要处理，哪些先搁置，哪些直接丢弃。所以，我们要根据这100条信息对于我们现阶段的意义，对它们进行筛选、鉴别。看到没，这就是“视角”模型发挥作用的时刻了。

继续前面的例子，上一阶段我列出了100件事务的清单，对它们进行分类之后，我得出以下结论：

有30件事情需要采取进一步行动，其中15件是工作中遇到的，不处理项目就进行不下去。比如说，其中有一件是，项目费用审批流程一直卡在某位高层领导那儿，催了好几次都不批；

还有30件事情暂时搁置，例如那些并不急着处理的事务，比如说办一张健身卡这件事儿，我就可以临时搁置，我家里有跑步机，老是老了点，但足够满足我日常的锻炼需求；

剩下的40件可以直接抛弃了，因为经过我仔细思考之后，觉得它们都只是我一时脑热想做的，对于提升我的工作与生活并没有什么意义。

好，“明确意义”过后，就到了第三步“组织整理”的环节。这个环节要对上一阶段筛选过后被保留下来的事务进行进一步分类与排序，明确这些事务的重要性与紧迫性，以便制定下一步具体行动。也就是说，我需要对上一阶段被我圈出来的30件事情按轻重缓急进行排序。

比如说，我决定工作优先，所以我决定先处理一直卡壳的项目费用审批流程。由于我不能越级沟通，并且这件事情我无法亲自在2分钟内搞定，所以我把它委托给了我的领导。所以，具体的下一步行动就是：写邮件给直属领导，把最新项目情况和他做个汇报，指出审批流程的通过对于现阶段项目推进的重要性，同时把这封信@这位领导。

再往后，第四步，也就是“沉思”，这个步骤与“视角”的结合就更密切了。沉思的目的是为了回顾，根据当下情况重新分析当初的重要性排序是否需要重新调整，然后添加新出现的问题，并且找出针对新问题的解决方案。这就必不可少地要在“视角”模型的参与下对新的清单再次进行筛选、分类与重要性排序，然后重新明确具体的下一步。

比如说，我一直关注的健身房在未来某一天开始搞店庆，推出了史无前例的会员折扣，所以我可以把之前搁置的购买健身卡的事务重新激活。所以我要重新调整我的事务清单，并且在购卡之后重新调整自己的日常生活流程和节奏。

分析到这里，相信大家多少能琢磨出点门道来。如果把你的职业生涯或者人生旅程比作一次驾船出海的话。那么，GTD的“掌控流程”模型就相当于一台高效运转的发动机，它让你始终保持快速前进的态势，而不是磕磕绊绊，停滞不前；而“视角”模型相当于方向盘，它可以保证你注意力集中，不跑偏方向。

另外不得不说的是，GTD模型有个很有意思的特点，虽然咱们前面说了这么多两大模型联动才能效果最大化。但实际上，这两大模型中11个知识点，其中任何一点都可以单独使用并产生积极效果。比如说，哪怕你只是完成了“捕捉”这一个步骤，剩下的环节都不执行了，也可以实现为你的大脑减负的初级目的。

而在《搞定III》中，为了让这个理论更加切合实际，作者戴维·艾伦点出了许多操作方法推荐与注意事项。下面我选择归纳了其中最关键的几条分享给大家，作为整本书的内容回顾：

首先，作者提醒我们，要充分意识到变化是工作与生活的常态。

他说：“要想生活、工作齐头并进，遥遥领先，并不是让一切事务井井有条，纹丝不乱，而是熟知人生地图的横向和纵向坐标，一旦遇到突发状况，能够马上重新找准定位，为自己指明接下来的前进方向。”

再强的应变能力，再敏捷的思维，都需要配合一个平和稳健的心态，以及条理化的工作方法才能搞定事情。让流程条理化正是GTD最擅长的事情。我们上个专辑解读过一本书叫《超越理性》，里面就有一个观点说：如果你想过好自己的人生，理性比智商更重要。GTD理论所代表的办事的条理性与时间管理理念，就是最重要的理性之一。

其次，要重视工具的作用。

GTD在实质上是一个时间管理工具，每个步骤的操作都需要借助适合的工具来提高完成效率。在作者推崇的辅助工具中，最常被提及的有：工作日程表；回顾与总结会议，以及贯穿始终的各类清单。

以我个人举例，我习惯每天开始工作的前半个小时，利用前面提到过的四象限图表来规划当天的事情：第一步，把所有当日工作任务都列出来；第二步，把它们分配进四象限图表中；第三步，利用2分钟原理快速地为重要且紧急的事务寻找解决方案，当天中午回顾处理效果，但绝不让它占用我的全天时间；与此同时，我会把当天主要时间用在重要但不紧急事情的跟进与解决上，不让困难和障碍升级；四象限剩下的两类中，紧急但不重要的事情，立马交代给助手或者其他同事去处理；不紧急也不重要的事情就直接pass，做被动处理。

第三，一定要落实到行动。

中国文化中对“行动”的赞美向来不遗余力，比如有“千里之行始于足下”、“智者敏于行讷于言”等等名句。本书作者戴维·艾伦也不例外。哪怕我们前面多次强调“三思而后再三思”的重要性，但作者还是千叮咛万嘱咐，要想让GTD发挥最大作用，一定要把它应用到实处。当你做到“总把新桃换旧符”，用具体行动来动态调整与更新这个系统，才是这个方法论最正确的打开方式。

第四，分清轻重主次，然后全力以赴。

正如前面所说，变化是种常态。我们的工作与生活都太过于复杂多变了，随时都有可能产生新的情况，新的变化，新的诱惑与新的干扰，所以我们一定要通过多层次的综合分析，分清轻重缓急，聚焦核心问题并集中力量攻破它。千万不要捡了芝麻漏了西瓜，陷入无止尽的“紧急事务优先处理”的漩涡中，那样的话，我们的人生就有可能变得忙碌而无意义。

到这里，关于这本书的全部解读就结束了。最后，我想借用作者自己的一段话来结束这本书的解读。这段话是这么说的：

“如果说人生是一段旅程，不是一个终点，那么，GTD方法就是要指引你前进，让你做出明智的举动。换句话说，就是教你学会有始有终，做事把握方向，摆正视角，体现自主性。它没有给出具体的答案，也不是万全之策，而是一套可以运用的方法。而你参加比赛最重要的东西恰恰在于方法，而非最后的得分。”

愿GTD可以助你一臂之力！

恭喜你又读完了一本书。