你好,我是黄河清。
在上一讲中我们说了,要摆脱拖延行为,首先你要记录它,无论是拖延行为、拖延征兆还是拖延借口,记录下来本身就能帮你优化。这里我想提醒的是啊,记录拖延这个动作,可能有的人就爱拖着了,不知道你昨天是不是已经开始跟着我们的节奏在记录了,如果没有,记得今天打开上一讲最后的表格,开始记录。只要开始,永远都不晚。
一、好的任务管理是“不拖延”的关键
今天我要跟你说的是,如何进行任务管理。很多人做事拖延没效率、容易半途而废,其实是因为任务管理出了问题。你先来跟我看两个例子:
第一个例子,你在微信朋友圈里一定见过这样的人,发下减肥大愿“不瘦三十斤不换头像”,一般这样的你就很难看到他换头像了。我身边恰好也遇到这么个朋友,体重一百三十斤,要减三十斤是因为不知哪听来的说女人体重过百没前途。可是她坚持了多久呢?她给自己两个月的时间,拖了两天,开始了四天的减肥生活,然后犒劳一下辛苦减肥的自己休息了一天,接着就进入了漫长的修整期、拖延期、然后再开始,直到最后放弃。
第二个例子,我的朋友燕子,是一个幼教课的课程销售,是个新手。公司针对双十一推出课程的优惠活动,她的目标是在一周内拉新100人。她提前一个月就开始准备,但是越准备越发现这件事难,她开始还积极地想了一些办法,后来干脆就放弃了。于是在老板看来,燕子这一个月的工作是停滞不前的,等到拉新那周的到来,最后报名的新客户只有3人。
这两个例子有三个共同特点:
一、任务目标太难,对于当事人几乎不可执行。无论是两个月瘦三十斤,还是让一个销售新手一周拉新100人;二、执行过程中,整个任务安排和进度管理是失控的,最后只能任其发展。自然是拖延、低效、没结果;三、如果当事人希望下次能够成功的话,需要一次有针对性的复盘。
那如何进行任务管理才能不拖延、不放弃,最终能完成好呢?通过刚才对上面失败例子的拆解,我们可以看到,完整的任务管理流程可以分为三个部分:计划、执行和复盘反馈。也就是说,完成任务是一个整体的过程。
这里“计划”说的是最开始对目标和任务拆解。俗话说,“凡事预则立,不预则废”,好的计划和可执行的任务拆解,是任务达成的前提;
“执行”强调的是,执行过程中的进度和时间把控。这和第5讲中我们提到的,你对工作任务量和耗时的判断直接相关。一旦设立好了进度安排,你就要把控好每个环节基础的工作时间和工作量,确保任务执行的进度是可控的。那如何把控你工作中主要任务的耗时,让执行进度可控,你可以再打开第5讲复习一下;
最后“复盘反馈”说的是,在任务的每一个结点,需要一个验收评估。很多人有计划、也执行了,但做的事往往不了了之,或者和初始目标相差很大,就是因为缺少执行过程中的纠偏和执行标准。
二、用SMART原则拆解任务、做计划
今天,对于任务管理中我们还没有涉及的“计划”和“复盘反馈”部分,我要给你介绍一个很重要的方法:SMART原则。它就像一把标尺,既能在一开始拆分任务目标时帮你制定合理的计划,从一砖一瓦开始绘制蓝图;也能在任务执行后,每个结点的复盘反馈中,帮助你衡量实际行动与最终蓝图的差距,进行修正。
SMART原则具体来说是什么呢?它源自美国马里兰大学管理及心理学教授洛克,S-M-A-R-T分别代表5个英文单词的首写字母:S是Specific,具体的;M是Measurable可衡量的;A是Attainable可操作的;R是Relevant相关的;T是Time-bound有时间期限的。
意思是说,我们在任务管理的第一步,拆解任务目标、做计划的时候,要考虑,拆分出来的小目标是否具体、是否可衡量、是否可操作可实现、是否和最终的大目标相关、是否有明确的时间期限防止无限拖延。我再重复一下,一共是五点:具体,可衡量,可操作,相关,有时间限制。同时在任务结点进行评估时,也可以用这五个标准来衡量你在实际操作中是否按要求执行了,如果没有,应该如何调整。
下面我一个一个来说。先说任务管理流程中第一步,如何用SMART原则“拆解目标、做计划”。我会主要用开篇的第一个例子“两个月瘦三十斤”来讲解。
1、Specific(具体的)
首先,满足第一个条件:也就是我们说的任务是否具体 Specific(具体的)
我们工作生活中面临的任务往往复杂、抽象,这就导致容易不知道从何入手。所以,在拆解目标做计划的时候,首先要保证拆出来的小目标是具体的,避免“模棱两可”。比如 ,你可能会觉得“两个月瘦三十斤”这个任务已经很具体了,可你只要仔细想想是不是就会发现,它看上去很明确,但实际上你并不知道该从何入手,这两个月的减肥时间如何分配,你怎样才能科学可控的瘦三十斤?都不具体。我这里给你一个参考提示,你是不是能把“瘦三十斤”这项任务按时间段拆分,变成每个阶段要减多少斤;是不是能把减肥这项复杂任务拆分成“饮食、运动、睡眠”三个部分,再去设计每个部分你应该怎么做。
这里我再多说一句,只有把大任务拆成可以被具体界定的小任务,才会有后面的可衡量、可操作。
接下来我们说第二个条件:是否可衡量。
2、Measurable(可衡量的)
可衡量,指的是拆解后的目标是可量化的,避免标准上的争议,比如说一些可以用确切数字来衡量的标准就是没有争议的。对于“两个月瘦身30斤”这个任务来说,拆解下来的小目标要可衡量,就需要细化到:“每天跑步20分钟”,“不吃高热量的食物,每周有一天可以例外”,“每天晚上12点前要上床睡觉”。再比如在工作中,你要提升自己的产品质量,那你就可以把这个大任务拆解成“一个月内出一份新产品小样”,“把用户评分提升0.3分”还有“把残次品率降低5个百分点”。
这样你才能客观地判断自己是否达到目标,离目标还有多远。
3、Attainable(可操作的)
第三点“可操作的”,也就是要能够做到,避免不切实际。比如还是“两个月瘦30斤”这个案例,平均下来每周都要持续地瘦3-4斤,这对普通人来说是很难做到的,那由小目标的不可操作,倒推回去,可能你最开始设置的任务也需要进行相应的调整。
4、Relevant(相关的)
意思是拆下来的小目标都要紧扣最终要完成的任务,避免“无关任务”。比如对于健康减肥来说,你不吃早饭,或者因为节食而忍不住阶段性的暴饮暴食,就是要避免的无关项;你想提高英文水平,你给自己设置的小目标就应该是每天背10个单词、读半小时英语文章,刷美剧就是无关任务。
5、Time-bound(有时间期限的)
最后一点是要有明确的时间期限。没有截止日期,你的计划就会被拖延吞噬。比如开篇的两个案例中,如果两个月真要瘦30斤,那每个不同的时间结点,应该达到什么样的效果你都应该做到心里有数;如果在一周内要拉新100人,那在一个月的准备期中,设计优惠机制、制作分销海报、联系市场推广、激活已有老用户,这些任务分别应该在哪些时间结点完成,都应该有比较明确的时间期限。
我们经常会在任务管理最开始的时候忽略时间期限,要知道每个时间结点其实就是推动任务完成的关键,而避免拖延的核心就是时间感,抵抗拖延症是你和时间的博弈。
三、SMART 原则是如何帮我减肥的
好了,SMART原则的五个元素我一一介绍完了,相信你已经有了初步的了解。为了让你更好地知道它在工作生活中如何运用,对比开篇“两个月减三十斤”的例子,我再以自己减肥的经历,给你串讲一遍。
我之前的体重是170斤,目标是减掉20斤到150斤。我最开始给自己设定的期限是两个月,计算了一下,平均一个月要瘦10斤,每周要稳定瘦2.5斤,好像还可以,但还是有一定难度。于是我把计划调整到4月1日到7月1日间,三个月内减重20斤,每个月平均减6斤多一点。
大目标和具体每月减重的任务定下来了,但还是不知道该怎么执行。于是,我继续拆解,把减肥的任务拆解成运动、饮食、睡眠这样更具体的三个部分。并且你看,这三部分是和健康减肥紧密相关的,剔除了无关任务。
运动方面,我要求自己周一到周五一起床就去楼下篮球场打篮球,从7点到8点,共一小时左右。这样,运动方面的小目标一下就具体、可衡量了。那这个任务是不是容易做到、可操作呢?对于我来说是比较可操作的,因为我本身就很喜欢打篮球,不喜欢去健身房。所以你也可以从一个你容易开始的运动做起,比如走路、骑车去上班,而不是打车。
饮食方面,我没时间自己做饭,就没有强迫自己吃减肥的营养餐,还是吃公司楼下的餐厅,但是把平时喝的高糖饮料都戒掉,不买汉堡这些高热量食物。同时为了防止自己禁受不住美食的诱惑,减肥到一定阶段会暴饮暴食,每周允许自己有一天的不忌嘴的高热量日。你看,饮食方面同样是具体、可衡量,不难操作。当然,如果做得更好一点,你可以给自己列个阶段性食谱,每周就按食谱来。
睡眠方面,为了能早睡早起,我会定一个晚上10点半的闹钟,提醒我该睡觉了,基本第二天6点半左右就会自然醒,这样就保证了至少7.5小时的睡眠时间。不熬夜也是瘦身的一个重要因素。
就在这样不太苛刻,又有具体执行的计划中,三个月我成功减了20斤。其实期间没有花费多大的意志力,就是通过SMART原则拆分好任务,按计划执行。
让我们再一起回顾一下SMART原则的五要素,任务要具体、目标可衡量、你要能做到、计划要相关、期限要明确。
四、如何用SMART原则事后复盘
说完了任务管理流程中,如何用SMART原则“拆任务、做计划”,在实际执行中,有时候还是会遇到一些之前没想到的问题,使得结果不够理想。这时候就需要在每个任务结点之后有一个复盘反馈,多问问自己:“做了哪些事?”“达到预期目标了吗?”“差距还有多少?”“为什么完成或者没有完成任务?”“遇到了什么问题?”“这个问题我自己可以解决吗?”“不能自己解决的话,我应该向谁求助?”“下一步我应该怎么做?”
应该说如果你能做到这样的复盘,已经非常优秀了。但这样的复盘往往是没有纠偏和执行的标准的,而SMART原则提供的就是一套衡量的标准。那么,具体如何用SMART原则来对任务进行及时的评估、调整和修正呢?根据S-M-A-R-T(具体、可衡量、可操作、相关性、时间限制)这五项标准,你可以从这五方面来考量:
第一, 拆分的任务目标是否太过模棱两可,让人难以落实;
第二,是否无法量化衡量,让人难以看到效果;
第三,是否太过远大宏伟,让人望而生畏;
第四,根据大目标设定的计划,或者执行计划时是否误入歧途,南辕北辙;
第五,有没有给每项任务设定合理的期限,让人有动力在规定的时间期限内按进度完成。
经过这样有的放矢的复盘反馈,相信能帮助你在任务管理中,有效提升行动效果、少走弯路、快速纠偏。
如果今天的课对你有帮助,请你分享给身边的人。我是黄河清,我们下次课再见。
今日小结:
今天我们学习了如何用SMART原则对复杂任务进行管理,不拖延。尤其是在“拆解任务、做计划”部分,这是高效达成任务的前提。同时也学习了怎样运用SMART原则去复盘自己任务执行的各个环节。
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