Day18丨时间管理2：日程难执行？你要学会列“非计划”

你好，我是黄河清。

上节课我们学习了如何用艾森豪威尔矩阵，对时间进行统筹规划。今天这节课我们更进一步，一起来学习，落实到具体的日程安排上，怎样让你的日程表变得有效率、可执行。我会教给你的一个实用的工具——非计划日程表。

一、你的日程表为什么难执行？

说到日程表，你可能更熟悉的，是这样的，早上6：30起床，洗漱做早饭，7:10送孩子上学，8:30到公司，开始一天的工作安排。在列这样的日程表的时候，我们总是恨不得把全天都安排得满满当当的——午休或者下班之后安排个健身，健完身回来继续干活；或者5:30接孩子回家，6:00-6：30做饭，6:30-7：00全家吃饭，7:00-8:00做家务，8:00-9：00看书、练字，一直安排到睡前。

这样安排日程的结果是，你很快就会发现根本难以执行，因为只要一个任务没踩在时间点上，后面的计划就全乱了。最简单的，你本来计划上午9:00-10:00写一份策划，可是如果临时有一个紧急会议怎么办；你希望晚上6:30-7：00是全家吃晚饭的时间，可是你真的能控制家人的作息也按照你的时间表进行吗？

很多制定过日程表的人最后都放弃了，就是这个原因。他们往往经历了这样的心理过程：制定的日程表总是完成不了，慢慢开始想要回避，视而不见；次数多了，开始因为执行不了对自己感到失望，这种失望的感觉特别不好受，于是，反正制定了也没用，干脆再也不做计划了。

但是不做计划，每天的生活又开始变得混乱，没有章法，总有事情会被拖延。

今天这堂课，我要告诉你，如果你有过类似的经历，不要责怪自己。因为这种“完美”的计划日程表本来就很难执行，并且你越是想把握好每一分一秒，安排得越严丝合缝，就越适得其反。事实上，对于这样的日程表，你要是能完成一半就已经很不容易了。

二、计划不管用，你要学会列“非计划”

那么既然“计划”的日程表没有你想象的那么好用，不做计划生活又会浑浑噩噩，那我们应该怎么办呢？心理学家尼尔·费奧（Neil Fiore）提出了“非计划”的概念。他说，你应该列的是“非计划日程表”，它能够很好地帮你解决计划好的日程表难以执行的问题。

尼尔·费奧在做心理咨询的时候发现，很多客户都因为没法实行自己制定的日程表，被失望失落的负面情绪困扰，他在追踪了他们难以完成的原因之后，发明了“非计划日程表”，很快帮助了数以千计的人，并且发现在拖延症的问题上非常有效。

那具体什么是“非计划日程表”呢？“非计划日程表” 是一张以周为单位的日程表，注意，你不是按天单独计划日程，而是以周为单位。这样的好处是，你的时间安排会更全面，更有整体性。“非计划日程表”和计划日程表的制作不同，它一共分为三步：

第一步，先把你这周确定必须会做的事情列出来，然后填在这周每个工作日对应的位置，不要有遗漏。比如说，周一上午10:00是每周固定的例会，那就在你的一周日程上找到周一上午的位置，写上10：00例会；再比如周二下午约了客户在公司谈项目，周五晚上7:00有孩子的家长会，那就在周二下午、周五晚上对应的位置记上。

这样，你就在这周的日程表上把已经确定会被占用的时间标出来了，同时也让可以支配的时间显现出来。

第二步，查看你的这张日程表，上面没被填上的时间就是你本周可以支配的所有时间了。现在你要做的不是继续在上面安插任务，而是先利用这些可以支配的时间去做能够帮助你完成目标的事。什么是能够帮助你完成目标的事情呢？还记得我们上节课艾森豪威尔矩阵的内容吗？就是那些“重要的事”。

在完成这些“重要的事”之后，你再反过来在日程表上把做这些事情相应的时间标注出来。

说到这里你可能发现了，“非计划日程表”和普通的日程表相比，至少有两个不同：

一是普通日程表上填写的是你期待自己完成的完美目标，不一定可执行。而“非计划日程表”填写的，是所有你确定自己肯定要做的事情，一定得执行；

二是普通的日程表是先写日程再做事，最后做不做不一定。而“非计划日程表”在确定了必须要做的事情之后，对于可支配的时间是先做事情再填日程表。也就是说，这是一张逐渐被填满的表，你肯定做完了的表。

最后，这张“非计划日程表”填完之后，你还可以用来回顾评估。因为这张表上都是你做过的事情，你立刻就能更好地了解自己都是怎么安排时间的，你的娱乐和学习的比例是什么样的，你的工作和生活的安排是不是真的平衡，你还可以看看你在日程安排上可以怎样优化。

（注：图为“非计划日程表”示例）

三、“非计划日程表”帮助小玉走出困境

讲完了什么是“非计划日程表”，我们进入今天课程的下一部分，“非计划日程表”具体该怎么用。刚刚的讲解听完可能还是有点抽象，不要着急，我给你举个例子你就明白了。

我有个学生叫小玉，高二的时候，马上就要高考了可是成绩一直不见起色。她妈妈非常着急，找到我的时候第一件事就是拿出了一叠密密麻麻的计划日程表。她说：黄老师啊，为了帮我家闺女读书我可是拼了老命啦。这张日程表是我综合了认识的各大像你一样的学霸，按大家的日程安排经验写成的，现在我辞了职每天督促我家闺女按着上面的来，你也给提提意见，看要不要再加点什么？

我一看，其中有一页小玉的周末时间安排大致是这样的： 

（注：小玉的计划日程安排）

真是详细到了每一分钟，你现在听了课应该明白了，这就是典型的难以执行的、完美的“计划日程表”。我赶紧跟阿姨说，您先缓缓，我跟小玉聊聊。

跟小玉交流以后发现，这份日程表果然执行得非常糟糕。她说，其实从有这份计划日程表开始，就从来没能够完整执行过一次。不是她不努力，而是真的太难了。因为没办法执行这份“学霸”的日程表，小玉对自己还产生了质疑，觉得可能一辈子也达不到妈妈的预期，特别沮丧。而随着妈妈越督促越执行，小玉不但成绩越来越差，精神状态也越来越差。

你不要觉得这只是小玉的事，你的生活中肯定也做过类似的“学霸”日程表，看起来把自己的一天安排得明明白白，可其实没有效果。因为按照这种方式制定的任务和你的能力不匹配。这样的日程表太满、太死了，可能真的有某些学霸能适应，但是它真的不适用于每个人。 

你想想，排得太满了，一天中没有任何空隙。你真的有那么强的续航能力，可以从早到晚努力工作不休息吗？而排得太死了是说，它固定了你做每一件事情的时长，让你的计划变得非常死板。但凡有一点松懈，或者突发状况，整个计划就会像多米诺骨牌一样被打乱。

现在你听到这些，应该有了更深刻的理解。我给小玉和他妈妈提的第一建议就是立刻放弃这份计划日程表，开始用我们今天说的“非计划日程表”。随着非计划日程表的执行，小玉的成绩很快有了好转，人也变得开朗自信起来。

我是这样帮助小玉把学习规划调整成“非计划日程表”的，你要注意听了。

首先第一步，根据小玉自身的情况，了解她哪些事是每周必须做的，这其中包括必要的休息，不同科目复习必须占用的时长等等。也就是我们前面说的，先列出你这周必须要做的事。

还是拿小玉周六的日程，我来给你举例子。

周六的小玉一定需要睡八个小时，必须完成数学、物理和英语作业。说完了必做的，她还希望能够跑步四十五分钟，尽可能弥补自己物理和数学的短板，最好还能写好语文作文的框架。

我们先把必须要做的睡眠、完成作业的时间安排上。反映到日程表上，小玉分别把物理作业、数学作业、英语作业规划进了上午08:00-10：30、下午2:00-5:00和晚上7:30-10:30。安排的过程中，小玉觉得对作业的错题复习也很必要，需要占用一个小时。而且在睡前进行最理想，于是把它放在晚上10:45-11:45。其他时间都暂时放空，也就是小玉机动的可支配时间。

到这里，小玉的“非计划日程表”第一步就完成了。

（注：小玉完成第一步后的“非计划日程表”）

接下去就要进行“非计划日程表”的第二步了，根据实际情况，在日程表空余的时间段中填充做了的事。

当天的情况是这样的，发生了一些咱们表上没有的突发状况。一是，小玉没有听到闹钟，晚起了大概半小时，她自己意识到了这个问题，午睡时间推了半小时，保证完成了物理作业。二是，小玉的爸爸买了大闸蟹，吃螃蟹特别耗时间。

但由于我们的“非计划日程表”有空余时间的机动性，小玉午饭和家人谈谈笑笑，吃了一个多小时。由于心情放松了，小玉下午状态特别好，数学作业提前完成空下来的时间小玉安排了跑步。

到了晚上，新闻联播和第二天要写的作文很有联系，小玉突然来了灵感，顺手列出了第二天要写的作文大纲。剩下的时间给了英语作业和错题复习。于是最终，小玉的日程表变成了这样——

（小玉最终填好的“非计划日程表”）

小玉除了完成了必须要完成的数学、物理、英语作业和错题复习之外，还额外完成了作文框架、跑了步，而且并不觉得非常劳累，心情还舒畅。

在此基础上，小玉还做了第三步，记完日程表之后，对照着进行反思。她发现自己在早上最宝贵的时间，竟然花了半小时在偷看漫画，真不如多睡一会，或者用来学习，希望下次调整。整体来讲，小玉对自己这一天的学习成果和效率还是满意的，于是甜甜睡去。

小结一下，通过这个例子，我给你更具体地讲解了“非计划日程表”在生活中是怎么用的。同时相信你也感受到了，相对于那张可怕的计划日程表，“非计划”更有弹性、也更可执行。它虽然看起来没有计划日程表做的事多，但是更适合不同人的需求，更人性化，自然完成的效率也大大提高。

四、划重点，“非计划日程表”这样用

在课程的最后，我再带你复习一下。“非计划日程表”在具体使用中，你要注意三点：

首先，你要把接下来这一周确定必须会做的事都列出来，不要有任何遗漏。

你要注意了，这里要写下来的，不是像普通日程表那样写下所有你想做的事情，而是确定已经会占用你时间的事。比如，周一上午10：00-11：30部门例会。如果你不是特别确定某件事情会发生在什么时候，但是肯定会做。那就估算一下这件事情大概要花多少时间，然后标记在你要做这件事的那一天里，比如周日去买下星期要吃的菜，预计花费一小时。

你记得，不要只标记工作和学习上的事项，也要标记出你已经安排好的休闲活动时间，或者必须会占用的买菜做饭、睡眠时间等等。因为这样才能让你日程表上留出的可支配时间更客观。

其次，你要优先用这些可支配时间去做能够帮助你完成目标的事。每做一件事，就在日程表上把这段时间标记下来。

我给你一个小建议，你可以把时间分成不同的小块，用不同颜色的笔来涂时间块。比如，你花了一个小时，就涂掉一整格，只用了半个小时，就涂掉半格。这样的记录方式有两个非常重要的作用：

一是，通过不同的色块，可以让你感知到自己的进步，让你有成就感。看着一条条的日程被颜色占满，就像我们在深度工作模式中说到的链条法，能对你起到很好的激励和督促作用；

二是，这个方法还能很好地提升你的时间知觉，也就是你对时间的判断力。具体是什么呢?允许我先卖一个关子,明天的课程中我会为你具体讲解。

最后，对照填好的“非计划日程表”，回顾自己的时间安排，看看是不是存在什么问题，能不能优化。

注意，千万不要列完事项就结束了，一定要想想怎么改进它。如果每天追剧的时间太长了，就减少一些；如果你根本没有时间娱乐，就可以给自己减轻一点负担。这才是“非计划日程表”高效和人性化的地方。

今日小结：

这节课我们主要说了什么是“非计划日程表”，以及你可以怎么用。今天的训练营任务就是请你回去制作自己的“非计划日程表”，调整你时间管理的方式，让每天的安排可执行，有效率。我在文稿的最后附上了表格，你可以直接用。如果你觉得画日程表有些麻烦，不够方便，你也可以借助一些APP来做“非计划”日程表，像aTimeLogger, 布谷布谷这样的APP都有这样的功能。