Day17丨时间管理1：时间难安排？用艾森豪威尔矩阵来管理

你好，我是黄河清。

在本周的前两节课，我们一起解决了如何提升专注力的问题，学会了如何拒绝诱惑、排除干扰、全神贯注地做一件事情。从这节课开始，我们要一起来讨论另一个困扰着很多人的问题，就是如何管理自己的时间。毕竟我们的注意力再集中，提升的也只是单位时间里的效率，更像是战术上的提升；而如果在“应该怎样安排时间做什么事”上，没有想好，可能出现的就是战略统筹、规划安排上的问题了。

由于时间管理对抵抗拖延症非常重要，我们会用三讲的时间来给你讲透。这三讲的安排是这样的：

第一天，我会给你一个时间管理整体上的统筹工具，艾森豪威尔矩阵。如果你总觉得正事没时间做，生活工作不知道如何安排，就要好好听了。明天的课程，我会告诉你，落到具体日程安排上，怎样让你的日程表变得有效率、可执行。最后第三天，我会跟你说说如何锻炼时间知觉，建立合理的时间观。帮助你成为时间管理的主人，掌握住生活的主动权。

一、越忙越低效，是因为你花错了时间

我们先说今天的内容：艾森豪威尔矩阵。我会跟你讲三个部分的内容，（1）什么是艾森豪威尔矩阵，（2）这个矩阵怎么用，（3）如何重塑你的矩阵。

请先允许我猜一猜，你是不是经常有这样的感觉：好像每天都特别忙，特别努力，可是一天下来又总好像重要的事什么都没做，拖到了明天。如果我猜对了，那你可能就跟我曾经的同事小忙一样，陷入了因为时间管理不善而导致的拖延怪圈里。

小忙之所以叫小忙，就是因为他好像永远都在忙。从早上到办公室坐下，就没有停下的时候，全公司都知道他每天加班，忙到深夜。按道理，小忙这么努力，是不是应该分分钟升职加薪？恰恰不是的，当时人力已经私下里专门问我意见，是不是要开掉小忙了。

为什么呢？因为小忙的业绩全公司倒数第一，他做的真的太差了。我有意去了解了一下小忙，发现他每天花在重要工作上的时间其实非常有限。他花时间最多的是接工作电话，帮同事设计表格、跟踪发票报销，各部门的会议、学习活动有时间他也都去参加一下。你看，都是一些看上去马上要处理的所谓正事，但仔细想想，很多可能并不重要。

于是小忙好像每天24小时都有人有急事找他，但正因为忙于这些看似紧急的事，忽略了对“重要的事”的时间安排。

如果小忙学了今天的课就会知道，他犯的是时间管理上，最容易陷入的一个误区，就是在“紧急但不重要”的事情上，花费了太多时间。一会儿我会具体跟你说。

二、时间管理的艾森豪威尔矩阵

回到我们今天重点要介绍的艾森豪威尔矩阵，它帮你解决的问题就是我们这里遇到的，如何高效地统筹时间，让你手上的任务都有合理的时间安排。

听到“艾森豪威尔”这个名字，不知道你有没有一点耳熟。艾森豪威尔是美国第34任总统，在成为美国总统之前，他最重要的战绩是成功指挥了诺曼底登陆，为二战的胜利奠定了基础。但是你可能想不到，他还是著名的时间管理大师。

大家都知道总统非常忙碌，艾森豪威尔就发明了一个时间管理工具来安排自己的工作生活。他在纸上画了一个“十字”，把纸面分成了四个象限，横向表示“紧急性”，纵向表示“重要性”。这样，我们手上的任务就可以按照“紧急性”和“重要性”分成四类，放进这四个象限中。你平时听到的时间管理的“四象限法”说的就是这个。

具体来说，就是把任务分成：重要且紧急的，重要不紧急的，不重要但紧急的，不重要又不紧急的。

（图为艾森豪威尔矩阵示例，又叫时间管理的四象限图）

那为什么要把手上的任务按照“重要性”和“紧急性”这样分类呢？因为这样我就可以知道哪些任务是需要优先安排时间的。我简单举几个例子，给你解释下艾森豪威尔矩阵的用法，你就明白了：

第一象限，重要且紧急的事项，是那些对你来说很重要，而且有明确临近期限要做完的事。比如，准备明天会议的发言稿，孩子生病了要去医院，下班前要交给老板的项目方案，等等。对于这个象限的任务，你只有立刻、马上动手去完成。

第二象限，重要但不紧急的事，是那些对你来说很重要，但没有明确完成期限，或者完成期限比较久远的事。比如，跟进长期项目的每周进度，为家人准备必要的保险，提升自己的英语水平，等等。

这个象限的事，由于不紧急，就总是容易被我们忽略，一直拖着，直到它们变成了“重要且紧急”的事。比如说项目因为没有时间跟进导致延误期限，家人因为没有买到保险遇到风险难以抵御，平时因为没有学习，机会来了临时抱佛脚也来不及，所以时间管理最重要的其实就是尽量把时间花在第二象限，也就是这些重要不紧急的事情上。

艾森豪威尔曾经说，“最紧张的决策通常都不是最重要的。”背后的意思就是，你要看到真正重要的、对你的工作、生活有战略性影响的事情。而这些事情往往都是“重要但不紧急”的。

第三象限，紧急但不重要的事，就是那些对你来说不那么必要，但是好像又要马上做的事。比如，我们这节课开篇说的小忙，每天忙于接待来公司参观的访客，帮忙设计同事要交的表格、在财务截止日期前跟踪发票报销，参加各种会议、论坛、活动。这些事情就是让我们每天都显得特别忙碌，可是一天下来又好像重要的事什么都没做的罪魁祸首。

针对这样的任务，你要做的是尽量别花时间，把琐事包给别人去做，或者集中一个时间处理，而对于可去可不去又占用时间的活动，就要坚定地说谢谢，然后不要去。记住，正是因为做多了第三象限的琐事，你才没有时间去做第一象限和第二象限真正应该去做的事。

最后第四象限，不重要也不紧急的事，就是那些无关紧要可以不做的事情了。比如看完70集的延禧攻略，吃一家新开的网红店，把王者荣耀打上最强王者，等等。如果你的时间都安排在了这样的事情上，你要想想你是不是真的没有更重要的事情需要做，还是说在拖延时间。

讲到这里，我们已经讲完了，艾森豪威尔矩阵应该怎么用。你应该发现了，通过把任务按照“紧急性”和“重要性”进行分类，我们可以非常清晰地知道哪些任务是优先的，应该怎样安排时间，把时间先花在哪里，花多少。所以艾森豪威尔矩阵又叫：时间管理优先矩阵。核心就是帮助你安排好工作和生活中的主次，把眼下需要解决的事分门别类，选出最优先应该做的，分配时间。

小结一下就是，重要且紧急的事情马上做，重要不紧急的事要安排进日程有计划地做，紧急不重要的事减少或交给别人做，不重要也不紧急的事尽量不做。我在文稿中也附了一张图，总结了这四象限对应的时间安排。

（图为针对四个象限中不同的事务，你应该如何进行时间安排）

三、重塑你的艾森豪威尔矩阵

讲到这里，我们的课程还没有结束。我发现很多人对艾森豪威尔矩阵的认识，或者说对四象限时间管理法的认识，就停留在这里。知道了面对不同“重要性”、“紧急性”的事项应该怎么安排时间，但是真正当各种任务袭来的时候，还是无从下手。

所以接下来我就要进一步解决这个问题，帮你重塑艾森豪威尔矩阵。也就是帮你把工作任务和时间安排调整到理想状态。

在重塑之前你不妨想一想，根据我们前面讲解过的，什么样的矩阵才是最理想的？是不是事情尽可能都分布在“重要但不紧急”这个象限，是最理想的。

如果一个人的任务都是重要且紧急的，那就会每天被各种截止日期追赶，根本喘不过气，许多事情只能草草了事；如果一个人的任务都是不重要但很紧急，那就是我们开篇说的小忙，整天忙得脚不沾地，但实际上什么也没做成；如果一个人只有不重要又不紧急的任务 ，那可能就是无所事事。

而如果一个人的任务大多都是重要但不紧急的，意味着他既有明确的目标，又有合理的规划。那我们可以怎样改造自己的矩阵，把它变成理想中，只剩下“重要但不紧急”的部分呢。

一共两步：（1）划掉横向“不重要”的两个象限，舍弃不重要的事；（2）减少紧急任务。

先说第一步，舍弃不重要的事。无论是不是紧急，不重要的事就是占用你时间和注意资源的事。你还记得我们14讲提到的核心原则吗？少，就是高效，这条原则在这里同样有效。关于如何舍弃不重要的事，我给你两个小方法。

第一个小方法叫“一天只做最重要的三件事”。说的是，如果你觉得自己每天有很多的事情要做，不知该如何取舍，就把它们都写下来。从里面挑出最重要的三件事，按优先级排列，依次去做。当然，在这个过程中，你可以穿插一些紧急和必须完成的事项，但是做好这三件事就是你今天的目标。

如果你顺利完成了这三件，你可以继续做清单中剩下事项中最重要的。第二天，你再列一个清单，还是完成这个清单里最重要的三件事。这样依次类推，你就能保证自己每天都完成了最重要的事，而那些被你列在清单最下面的事，如果一周之后还没有被你排上，你会发现它们可能就是应该被舍弃的不重要的事，不做也没那么要紧。

这个办法非常好用，你慢慢会发现一天做好最重要的三件事，效果会比你一天什么都想做，最后眉毛胡子一把抓乱忙一通，效果要好得多。

第二个小方法叫“拒绝他人不合理的要求”。在舍弃不重要的事的过程中，我们很难回避的，是你也需要对“人”有拒绝。很多人会觉得他人向我们请求帮忙这件事本身，就是重要的事，我们得帮忙啊。但事实是，我们每天平均有2.1小时被浪费在了无效社交上。学会拒绝他人不合理的要求，你才能做一个会判别轻重，活得清醒的好人。 

如果你总是无法拒绝别人，我教你三个判断标准：（1）这个人对你重不重要，（2）这件事对他重不重要，（3）你能不能做得好。这三个答案里至少要有一个答案是肯定的，才值得你去做。否则，试着坚定地拒绝。

比如那些自己犯懒却借口不懂不会没时间的同事，那些因为你擅长某个技能就拜托你免费帮忙的朋友，学会拒绝。不要让这些事占据了你的时间安排，成为你拖延重要事情的借口。

讲完了第一步，舍弃不重要的事。现在，你的矩阵里就只剩下“重要且紧急”和“重要但不紧急”两种任务了，你要做的就是减少紧急任务。

关于如何减少紧急任务，我要给你复习一下第八讲说的SMART原则。SMART原则说的是，在面临一个大任务的时候，你要学会把它按照具体性、可衡量性、可操作性、相关性和时限性这五大原则分解成一个一个小任务，逐步去完成它。

当你把这些小任务拆解出来，并且分别为它们设置好提前一些的截止期限，并按进度完成的时候，你最后面对的，就不会是一堆火烧眉毛的任务。甚至你还可以给自己留出充足的时间来应对突发状况。这样就是从规划和执行的源头上，减少紧急任务了。

今日小结：

我们学习了艾森豪威尔矩阵，你可以从“紧急性”和“重要性”的维度，把手上的任务进行分类，对时间安排进行统筹。理想状态是，你的任务尽可能多的在“重要但不紧急”的位置上。为了达到这个目标，我给了你两个步骤，舍弃不重要的任务，并且尽可能减少紧急任务。