六个等式贯穿业务管理

2022.11.03
第七章 六个等式贯穿业务管理
本章纵览：
在企业内部建立贯穿业务始终的数字逻辑，是帮助领导者管控企业的最佳工具，所有的数字都有其前后呼应的关联关系，如果将这些关系全部都用可计量、可验证的方法呈现出来，那么任何一个环节出现问题都很容易被发现，企业管理也就变得清晰和简单了。同时，由于业务与财务口径不同、统计时期不同导致企业内部关于同一事项各部门提供数据不同的问题，也能够得到有效解决。
现在我们进入“极简财务金字塔”的第六层，即“六个等式”。

销售、收款与应收
上期末客户应收款+本期销售增加金额-本期收回客户应收款=本期末客户应收款
从公式看肯定是永远都成立的，关键的是真实情况是否如公式计算出来的一样。在企业当中，如果能将这些可视化的数据随时都呈现在领导者面前，并且将真实的核对数据与之吻合相对应，将每一个最小可监管单元都清晰地罗列出来，例如哪个单位、哪个项目、哪一笔交易等，这样的监管模式一旦建立起来，企业的应收账款和销售数据就一定不会混乱。
但现实当中，很多企业在这方面出现了严重的问题。我们看到有很多企业由于记录的口径不同或者是没有严格监管，导致常年积累了大量无法核对的数据，慢慢都形成了所谓的垃圾数据，这些烂账长期积累下来变成了用常规思维永远都无法解决的难题。
建议企业最好能够按照“两个口径两个原则”来执行，两个口径就是业务口径和财务口径，两个原则就是收付实现原则和权责发生原则。
对于销售、收款与应收的等式监管工作，最能够让领导者看得懂的就是业务口径。第一步将上述等式均按照独立合同为核算单元的清单式明细等式呈现，将合同口径的含税金额与客户的付款金额和欠款金额建立累计的清单明细。这个公式是领导者最能够理解的，也是最容易管理的内容。最佳方式是以公司内部不重复的独立合同编码为唯一可识别码建立其他数据的核对关系，同时明确记录含税金额的税种、税率以及计算逻辑。这样就可以满足日常管理需要了。
第二步是迭加财务口径。依据业务口径提供的数据，由财务甄选出实质交易的时点，据此判断收入确认时点；根据协议判断发票开具的时间；同时根据税种和税率不同分别计算合同的不含税金额，以及各个时点或各个产品线分拆的具体金额。确认了这些信息，财务不仅可以据此做账和核对，更能与业务建立起完全贯穿一致的核对手段。也就是说，领导者再询问某个数字的时候，尽管还是可能从财务和业务部门得到完全不同的数字，但是也能够在两个数字间建立起来互相转换的关系，让企业内部不会产生口径差异带来的混淆，越是清晰明了就越能降低管理难度。
第三步需要考虑收付实现原则的现金收付，也就是等式的“本期收回客户应收款”的。就是要记录应当在哪个时点收钱，以及实际上是在哪个时点收钱的对比，以此记录在合同口径的应收账款是多少。这个合同口径一方面是全额制，另一方面是阶段完工制。全额制比较好理解，就是合同签订第一天开始就记录客户总共欠公司多少钱。尽管这说起来不是很合理，合同还没有执行怎么就开始欠钱了呢？其实，这是为了实现总量控制的一种计算方法。阶段完工制就是不管开没开发票，也不管客户是否确认验收等，只要是公司有证据证明阶段性完成应该收款的环节了，那么这部分客户的欠款就要真实记录了。目的是监管到业务口径下完成的工作就应当有相应的回报。这个阶段性完工的日期也应当与合同约定的日期对应，现实中往往这两个日期不会是完全相符的，会有时间差，客观记录这个时间差是精细化管控应收账款的关键。只有及时反映欠款的情况，才能够及早安排催收。企业的大多长期欠款往往都是因为错过了最佳催款期而变得遥遥无期。
第四步需要考虑权责发生原则的执行情况。与第三步的完工时点非常相像，只不过权责发生原则更加在意的是是否获得了客户的确认资料。只有获得确认的才是真正实现了权责转移，财务上才真正应当确认收入和应收账款。同时，财务也要考虑发票的开具时点和金额。在合同执行的每一个确认时点，都应当有这些记录，确认具体内容、具体金额以及是否涉及开票。
当企业内部依据销售、收款与应收的公式并迭加两个口径和两个原则的数据以后，就可以建立起完整的管理和监管系统，或者说用理论数字建立可衡量模型，用真实数据盘查和监测管控。这样，就不会因为记录的原因或登记不及时、不准确等导致上述公式与真实事情不一致了。

采购、付款与应付
上期末对供应商欠款+本期采购金额-本期偿还供应商欠款=本期末对供应商欠款
（考虑真实库存与虚拟库存，例如服务成本组成）
这个等式与上一个等式看起来非常像，只不过上一个是与销售有关的，而这个是与采购有关的。采购环节和入库环节的错误率在企业中还是比较高的，我们建议依然按照“两个口径两个原则”来执行对采购与应付款的管理。
第一步让业务口径在管理上成立，也就是清单式明细化地将所有采购合同登记罗列，以合同口径记录完整的含税金额和付款周期，涉及的税种和税率需单独记录，让这个等式首先在业务口径上确保正确一致。如果涉及项目管理，则需要将本合同的编号与对应的主合同或者项目号建立一对一关系，便于未来对项目成本进行汇总与管控。
第二步将财务口径的数据在第一步的基础上迭加，将不含税金额以及交易时点详细登记，包括在什么时点收取发票、在什么时点支付货款等，也就是将等式中的不同口径、不同维度都在同一个平台上呈现出来。
第三步是现金收付，即处理等式中的“本期偿还供应商欠款”。记录应当在哪个时点付钱，以及实际上是在哪个时点付钱的对比。以此记录在合同口径的应付账款是多少，即从全额制和阶段完工制两方面记录。全额制就是从合同签订第一天开始就记录欠供应商多少钱，这是为了实现总量控制的一种计算方法。同时不管供应商有没有开发票，只要是供应商已经交付了，就应当是真实产生了应该付款的环节，目的是监管到业务口径下完成的工作就应当有相应的成本支出。供应商交付日期应当与合同原约定的日期相对应，现实中这两个日期不会完全相符，客观记录这个时间差是精细化管控应付账款以及供应商的关键。只有及时反映对外欠款情况，才能够及早安排资金筹措工作。企业长期对外拖欠往往都是因为记录不及时或不准确而使得供应商不能按约定获得货款，进而导致供应商停止供货、提高价格或降低货品质量。