08.会议进行时：开场要有仪式感

喜马拉雅的朋友，你好，我是华莉，欢迎参加《高效团队会议法》第八节课的学习。

在前面两节课，我们讲到了要使用会议策划清单，让我们的会议欲则立，并且在做会议准备时要关注三件重要的事，激发人们的参会兴趣，让他们获得必要的信息，并做必要的会前功课。

现在沿着时间线，我们来到了会议当天。有句话叫做“良好的开端，是成功的一半”，什么样的会议开场，能为会议的成功打好基础呢？

我们可以回忆一下，过去曾经参加过的会议，有没有哪次的开场给我们留下过深刻印象？就我自己来说，很多会议开场都过于简单低调，主持人寥寥数语介绍一下会议日程和纪律，然后就宣布开始了。这样的开场给参会者带去什么样的影响呢？如果说没什么影响，倒是好消息了，可实际上它会拉低会议的气氛，大家状态低迷，也不够把注意力聚集到会议上来。松松垮垮地开始，后面再想凝聚大家，创造氛围就有点难了。

有一本书，名叫《生活需要仪式感》，仪式感意味着更高的品质，更深的意义，以及更好的状态，此外还有更多价值。会议也同样，是需要仪式感的。这种仪式感，从会议的开场就应当展现。

这堂课，我会为你介绍一个让你的会议开场颇具仪式感的工具，叫做POARRA。它其实是一个流程，每个字母代表一个英文单词。下面我逐个向你介绍它的内容和做法。

POARRA的第一个P，代表purpose，也就是会议的目的。开场我们首先要向大家重申本次会议的目的，参会者在会前对会议目的的理解可能参差不齐，在这里我们将再次确认每个与会者都知道会议的目的。

讲述会议目的时间不宜太长，30秒就可以，你可以使用这个句式：“我们开这个会是为了。。。。。。”。如果你想让效果更好，我建议你用讲故事的方式来带出会议目的，这样更容易吸引大家的注意力，获得大家的共识。

第二个字母是O，代表objectives，会议的具体目标。也就是今天开会我们期望实现的结果。请注意，一场会议中，具体目标不宜太多，有4-5项足够了。为什么不能太多呢？因为不仅对时间太挑战，而且会让会议失去焦点。不要试图一次会议解决一大堆问题，这考验的是我们对工作的优先级排序的能力。

这时候你也可以询问参会者，有没有需要添加的新目标？如果确实有，可以暂时悬挂，确保会议按计划进行，时间允许的情况下，可以尝试覆盖新的目标。

第三个字母A，代表agenda，会议的议程。你需要向参会者介绍议程，或许参会者会前已经知晓，在这里再次介绍议程的目的是什么呢？

第一，防止参会者会前囫囵吞枣地看议程，漏掉一些和TA有关的关键的信息；

第二，如果有任何对日程的疑问或异议，可以在此阶段沟通共识。大家如果都没有问题了，就要承诺严谨地执行议程。你也可以问大家，有没有人无法全程参与的，部分人只参与部分紧密相关的议程是可行的。

第四个字母R，代表role，就是会议中人们扮演的角色。你需要向大家介绍会议角色的分工人选，以及每个角色的职责。通常会议里至少要任命一名记录员和一名计时员，有时候我们开玩笑把计时员称为“表哥表姐”，这会让会议更有趣味。如果人多有分组活动，则每组需要任命一位组长。

记录员通常要负责记录会议产生的主要决议，和达成一致的会后行动、负责人、截止时间等重要的信息；

计时员要负责在关键节点给大家提醒，如会议时间过半的时候、离计划结束还有30%时间的时候，也可以对大家的发言时间进行提醒。

组长负责组织本小组的所有活动，确保大家的共同参与，包括本组的纪律如迟到早退请假等等。

有不少人曾向我反馈，每次开会，这些角色全都是组织者自己在承担，好像大家默认，组织会议的人就应该是干活的人，提出这个现象的人觉得，这个现状挺难改变的。

首先我们问问自己，这些角色放在一个人身上，是否对会议成效更有价值？如果不影响，那这可能不是大问题，唯一你会辛苦点，不过想想你是负责人，或许也是会议的最大受益者，也就还行吧；

但如果你判断把角色分开对会议更有好处，比如能促进大家的投入度，能更专注做好自己的角色，你就有必要想想，下一次开会以什么方式做点改变。从一点小的改变开始，从你可以改变的地方开始。

我们特别要说一下计时员这个角色。如果你想会议富有成效，计时员，或者至少一个计时器，会是一个妙招。每个人可能都做过会议拖沓、延时、跑题的受害者，但同时也可能做过加害者。

所以，参会者其实都是期望被管理的。用上工具或人，使大家更有时间观念，会倒逼每个人清理自己的思路，不说废话，直击要害。我常常在课上和大家开玩笑，就是我们总觉得人们思维不清晰，说话很啰嗦，其实你只要告诉TA真的只有5分钟发言，TA立即就变得清晰又简洁了。

时间是你的好帮手，要善用这个工具和计时员的角色。

第五个字母仍然是R，代表rule，即会议公约。很少有会议会有公约，它是关于“人们如何在会议上合作”的规则。会议公约有时候可能是决定会议平庸或成功的关键因素。典型的会议公约，我举一下例子，比如：

•   每次只有一个人发言

•   遵守时间

•   不能游离于会议之外

团队可以有自己固定的公约，并把它做成可视化的指示牌，每次开团队会议，就放在会议桌上提醒所有人，时间一长，这将形成团队特有的文化。如果是临时团队的会议，就可以在会议现场，让大家一起讨论出几条公约。

我发现真实的企业团队里，大家所定下来的公约，往往是大家都认为以往做的不好的地方，其实都想改进，但需要一个契机，也就是福格行为模型里的那个触发器。定公约这个环节就是一个触发器，它会触发大家做改进的行动。所以我们说，改进会议，其实就是在改进团队，改进组织。

定下来的公约，会议领导者首先要以身作则，维护公约的效力。

第六个字母A，代表action，就是会后预期要采取的行动。比如会议预期产出什么，预计使用什么样的跟进机制，包括后期的跟进节点的设置等等。为什么这些信息不等会议结束的时候再讨论，而是早早就和大家沟通呢？其实这是在设置一个心理预期，也就是以终为始，大家知道结束了是要这样的，就会在过程中朝这个方向去努力。

POARRA，我们来快速回顾一遍。主持人开场，说明会议目的，会议具体目标、议程、会议角色分配，定会议公约，明确会后行动。经由这个流程，让所有人经历了一场仪式，并经由这个仪式，全身心进入本次会议的状态，为后面的有效投入打下坚实的基础。

不妨在你的下次会议中来点这样的仪式吧，要相信，生活需要一点仪式感。