3.工作管理：如何告别扎堆工作，合理分配工作内容？

如何告别扎堆工作，合理分配工作内容？

一个月前，我的一位学生李振给我助理发微信说，自己目前的工作状态十分的差，每天都感觉很忙碌，甚至时间不够用，但是一天下来，躺在床上，似乎收获的又非常少。

我的助理飞儿把这个事情跟我说了，于是我让他把每天做的计划清单给我发过来，于是我看了一下，上面写着大概大大小小的20件事，当时我反问他，你是超人吗？上面有读书一小时，社交一小时，吃早饭，打印文件，和小张沟通项目等等，如何每天计划都这样制定，我想不出半个月你就垮掉了。

我们每天努力工作，积极生活的同时，拥有好身体是不可或缺的，试想一下，身体垮掉了，家人为你担心，还要抽出精力照顾你，你的工作任务也不能按时完成，自己也遭罪，无论从哪个方面来看，这都是一次亏本买卖。每天多花十分钟为自己的健康着想，就能让自己的身体处于良好的状态。

你之所以忙忙碌碌没有收获，关键在于你不能把正确的事情，安排在正确的时间。

我们把一天分为清晨、上午、中午、下午、晚上、碎片时间这六个阶段。

清晨适合记忆和精学，精学指的是你要决心打造自己的核心能力，比如你是做销售的，你想把沟通能力作为核心能力，那么这就是精学，比如我是做演讲培训的，那么为了成为最棒的演说家，我就把销售演讲作为核心能力。

你们都知道我每天五点早起之后都要去户外练习我的声音，不为其他的，只是想让声音好听，让普通话标准，清晨时刻就是适合做这个事情。

上午适合从事脑力劳动，因为我们的一天刚刚开始，你的内心还是处于平静的状态，所以这个时间做一些费脑筋的工作再好不过，我们能以最客观冷静的角度总结分析问题。比如我每年都会做几百场演讲，有演讲就必然有演讲稿，写演讲稿需要冷静的梳理思路，那么我就放在上午写，比如你有一个项目策划要写，从人员的调配，到财务的预算，每个环节都大意不得，那就放在上午写。

中午一般适合休息，如果不愿意休息，那就用来总结一上午的成果，可以说中午是一个人一天中最容易昏沉的时候，不适合做重大决定，与其无效率的持续工作，不如休息片刻，停下来总结一下上午的工作成果，储备好精力，以便状态清醒时继续开展。

下午适合从事体力劳动，因为经历一个上午的高强度脑力劳动之后，身心难免有些疲惫，需要活动一下筋骨，比如做家务，打扫卫生，或者约客户会谈，约朋友喝下午茶，做室内室外的运动，都是再好不过的选择，不要认为体力劳动就是在休息和消遣，这恰恰是在为了下面更好的工作做铺垫，人不仅应该学会向前看，还要学会向后看，前后兼顾，方得始终。

晚上适合泛学，什么叫泛学，就是泛泛的学习，不用高度集中精力就能完成，比如你是一名HR，同时你又对造纸感兴趣，当你不想以造纸作为自己专业技能时，就可以在晚上拿出一点时间学习，只要对这个行业有个大概的认知就可以了。晚上不适合想过多的事情，也不适合做决定，适合想一些和做一些愉快且轻松的事，这样我们的睡眠质量才会高，第二天的状态才会好。

零碎时间处理小事。在充分合理分配时间后，不受干扰地高效完成工作，除了整段时间外，就剩碎片时间了，工作休息时我们上个厕所，等公交时回复一下手机上的电话，做做简单的运动，搜集一下好听的词句充实自己，或者为今天要写的文章想一个精妙绝伦的标题，这些做法都再好不过。下意识的刷朋友圈，是一把双刃剑，如果你带着学习的目的翻朋友圈，你能收藏到不少有意义的内容，因为每个人发出来的内容基本都是精心编辑的，值得别人观看的，如果你是带着消遣时间的目的翻朋友圈，那么你得到的东西则是截然不同。

我利用一点时间把一天分为了六个部分，让你们知道在每个时间段都要安排哪些计划，下面告诉你们如何制定计划，这才是重中之重。

我见过很多人制定计划，不得不说，他们确实有进行时间管理的意识，态度也非常的积极主动，但是方法确实不当。

比如上面我讲到的那位学生李振，读书一小时，社交一小时，吃早饭，打印文件，和小张沟通项目等等，不看这些计划的数量，单看这些计划的名称，就注定你不可能做完，写了一大堆，显示自己很勤奋，也刻意的让自己充实起来，但是我要郑重的告诉你，计划和目标是两码事，目标是结果，而计划是过程，你写的内容叫结果，对你没有指向性，怎么可能完成呢。

不管是百度百科，搜狗百科，还是维基百科，都有对计划二字的解释。计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。注意听最后的词，叫做方案途径，而不是最终结果。

到这里你可能蒙了，你会想，难道我用了很多年的时间记录方法都错了吗？我想说，不仅是你错了，百分之99的人都错了，他们知道花时间写计划，但是从来不知道花时间查一下什么叫计划，如何写计划？

你在清单中给自己罗列的任务过多，极其容易完不成，而一旦完不成，这种内心信心的受挫是极大的，你可能哪天真的给你安排了很多任务之后，变得十分慌乱，坐立不安。

有可能你听到这里明白了，奥，我知道怎么写计划了，之前写的是读书一小时，社交一小时，那我改一下，今天八点我读书一小时，今天上午10点我和李总交流一小时，加上人物和时间，这样就叫计划了吧，其实还不对。

在这里我们回到上面计划的定义，重点是指过程，方案途径，而不是最终结果，也就是为了实现最终结果而制定的方案途径，才叫计划。既然提到方案，那么就会有最优方案这个概念，最优方案的优点是，简单、系统、有效，现在正式给计划下一个定义，叫做能实现最终结果的简单系统有效的最优方案。

比如你们之前写的清单计划叫做写财务报表，那么你根据计划的定义重新思考你所写的清单，写财务报表，这五个字并没有让你的计划简单系统有效，它终归是一个想法，就像我说我要成为火星一样，终究是个想法，所以你列出这样的清单，想完成是很难的。

计划是需要我们通过严谨的思考之后得出的，下面我开始教你如何制定计划，这个方法叫做计划五部曲。

分别为：预想，罗列，梳理，演练，复盘

预想指的是给自己定义期望的结果，比如我要写书，我希望通过这本书有什么成效呢，我希望这本书打出个人名声，让更多人认识我，同时我也希望他能给我带来收益，这才叫期望结果，很多职场人在制定计划时都会写，我要写书，就四个字，你制定这么笼统的计划，如果你完不成我一点都不意外。还有人经常写不出具体的期望结果，比如我要让自己变美，还有我要让自己的痘痘消除，你看这两个结果，前者我们需要花多少时间根本就不知道，而后者很简单，可能一周就可以。

第二步是罗列，罗列能为你写书提供帮助的一切因素，比如我的公众号中的几篇文章，我在看书时收集到的几百个好句子，还有我的一位朋友曾经写过书，对此有丰富的经验，我有几位学生曾经表达过想参与书籍的创作中来等等这些因素，你可能会想，以上的这些因素不可能全部用上啊，干嘛罗列这么多，这是整理术中的核心方法，学习过整理术的人应该知道，在整理物品之前，都要找一个非常大的布放在地上，然后把家中所有的物品倒在这里，重新归类，来决定哪些东西是被需要的，哪些东西已经不需要了，这样的话一目了然，反而不是浪费时间的做法。

这个过程就像是我们要找夜空中最亮的一颗星星，你在天空一块一块找是非常难的，所以我们要确定一块区域，看起来比其他区域的星星更亮，再从这块区域里找最亮的星星。注意，在罗列的时候，和写书明显无关的因素就不要加进来了，比如你写时间管理方面的书，还把沙漠旅行的经历当做备选素材，这两者明显不怎么搭边，就不要写进来了。

第三步是梳理，从你罗列好的要素里面筛选出你真正需要的，有可能你罗列了100条，但是只筛选出了5条，不要认为这个过程是无效的，因为你择出了你现在所掌握的素材中最好的5条，这难道没有意义吗？

筛选好之后统筹安排，一本书的创作一般分为书籍写作方向的制定，书籍名称的确定，目录的确定，写作要点的确定，以及正文的确定，还有名人做推荐等等，你通过这种梳理，把一本书的创作分为几大部分，给他分解开，思路就非常的清晰，而在这个步骤里，就涉及了我们所谈到的计划，为了实现最终结果而采取的简单系统有效的最优方案。

第四步是演练，你把上面的步骤做好之后，在脑子里面把整个步骤想一遍，就像我们上台演讲之前，通常都会在想象自己站在台上究竟会遇见哪些情况，如果观众不愿意听怎么办，如果观众的情绪低沉怎么办，你在上台时应该采取什么手势打招呼，是应该轻微鞠躬还是90度鞠躬等等，在上台之前把整个过程走一遍，心理的紧张程度会极大程度上降低，这样更有利于你的发挥。

第五步是复盘，也就是我们在提前演练之后，找出个人存在的问题，比如想不出一个好的书籍名称，比如在说明一个道理时想不出精彩的名言为其论证，在脑海中把会出现的问题提前解决掉，这样你接下来的写作会无比的顺畅。

你们的工作之所以混乱，是因为根本没有记录哪件事做了，哪件事没做，哪件事已经做了一半，哪件事还需要别人帮助，所以学会制定计划是尤其的关键，

有人会问，什么事情都需要制定计划吗？其实不是的，像上洗手间，这种类型的事情就不要制定计划，而工作量稍大，需要严谨思考的事情就需要了。

最后再总结一下上面讲的内容，一天分为六个阶段，清晨，上午，中午，下午，晚上，碎片，还有计划和目标是两码事，制定计划的五部曲：预想，罗列，梳理，演练，复盘