1.效率管理：如何用自己1小时做别人5小时工作？

时间是什么？

龙应台在时间这本书里面说：想想看，你用什么东西量时间？一只漏沙里细沙流完是一段时间。一炷馨香袅袅烧完是一段时间。一盏清茶，从热到凉，是一段时间。钟表的指针滴答行走一圈，是一段时间。时间是真实的，就像水一般，只要你用手捧住，就不会流逝。

大家好，我是海长江海哥，欢迎来到职场人必备的蜂鸟时间管理术课程当中。

这是我和你们见面的第一次课，有些陌生，有些激动，如果你让我描述此刻的心情，就像刚刚出嫁，到了婆家一样，这种心情你能理解吗？

在时间管理中，效率管理是一种很重要的分支，往往效率低下的原因都是专注度不够导致的，至于专注度，有些时候你们能控制，有些时候你们不能，所以这节课会系统的讲述如何在各种艰难的条件下，保持极高的专注度。

我有一位学生，是一家国企的HR，有一天他在微信上扣我，“海哥，在吗在吗，我工作时总是分心怎么办，连打游戏都会分心的”，可能他的老板听到这堂课时，我的学生就已经距离被辞退不远了。

在处理分心问题之前，我们应该知道导致你分心的原因，第一点是来自手机上社交工具，以及娱乐项目的诱惑，第二点是来自公司上同事或老板的干扰，第三点是来自工作上杂乱无章的安排，导致内心烦躁，不想做事。

首先看第一点，手机上社交工具，以及娱乐项目的诱惑。

我先给你们讲一个故事：

一个县长因被免职后气成了植物人，被送到医院。医生说：“给他念个官复原职的通知也许就好了。”他的妻子就想了想，既然要念，干脆念个把县长念成市长，让他更高兴，不是更好吗。谁知道念过之后这位把罢免的县长挺身而起，大笑气绝。后来医生叹息说：“不遵医嘱，擅自加大剂量啊！”

本来是想让他高兴高兴，谁知道太贪心了，没想到把县长念成了市长，就这样让人兴奋过度去世了。这件事折射到我们手机上，现在很多员工压力大，于是想着劳逸结合嘛，但是通常让劳和逸的比例变成了1:3或者更多，1代表劳，3代表逸，本来工作之后休息一下是件好事，但休息过度，也就是太贪恋休息导致我们工作懈怠，效率低下。

具体怎么解决呢？我在工作时有一个习惯，就是把自己的手机静音，关掉数据网络，放在远离自己的包里，这样一来，保证了不会在工作之余下意识的想到去摸手机，也就是所谓的眼不见心则净，还有，想要真正克制个人的玩手机欲望，那就将手机上各种看视频软件，游戏软件全部卸载。

我在一次讲课中听到一位女学生说，手机上有七种不同平台的看视频软件，追完宫廷剧，要追综艺，追完综艺，再追动漫，追完动漫，再刷会朋友圈和微博，看看八卦新闻，每天都是这样过来的，所以既然想提高专注度，就要让诱惑你的事情远离你，关掉公司的无线网，那么不玩手机了，该如何放松自己呢？

放松方式有很多，我通常放松的方法是和同事侃大山，以及冥想，可能在你一个阶段的工作之后，会头昏脑涨，精神不集中，所以和附近的同事聊聊今天的任务，或者身边有趣的事，或者中午吃什么，大概20到30分钟就好，让你的大脑重新归于正常状态，然后坐在椅子上，做一次五分钟的冥想，既放松了身心，也找回来状态，而不是越看手机越困，所以要保证，当不玩手机时，要知道做什么，这很关键。让干扰视线的事情远离，这也是环境创设法的精华内容。

第二点是来自公司上级、同事、下属、及客户的干扰。

我们在工作中通常会受到这四种人干扰。

老板会说：芳芳啊，上次让你做的财务报表做完了没有啊

额，呵呵，老板，正在做正在做

同事会说：芳啊，我最近又跟我老公吵架了，烦都烦死了，好想找个人聊一会啊

额，好吧好吧，走，出去说

下属会说：芳姐，你给我的数据不全啊，我怎么做报表啊，麻烦你快点找一下吧

嗯，知道啦

客户会说：芳经理吗？我对你上次给我的方案有些疑问，现在方便吗？

好的，方便

我相信不管你处于公司的哪个职务，都会受到其中至少一个群体的干扰，导致你无法净心工作，一天八个小时的工作时间，仔细算了一下，大概只有三分之一的时间用来工作，其余的时间全部用来做不重要紧急，不重要也不紧急的事，所以时间管理此刻显得重要性十足。

一．上级的干扰是最难拒绝和控制的，因为主动权全部在他的手里，这个时候就需要用建议执行法，这个方法的要诀是出于公众的利益，找到最适合大众的建议，反馈给大众，以获取最大的效率工作。

所以当面对上级的干扰时，就可以向上级提出建议，要找到事件发生的本源，才能解决问题，你自己做再多的工作和努力都不能从根本上解决问题，而上级就是本源，主动约见你的上司，表达你想专心工作的愿望和目标，说出你因为这种干扰受到的烦恼，只有这样才能解决。

二．来自同事的干扰是最多的，因为他们是你朝夕相处的战友，每天都战斗在一线，当他有困难时，你很难推辞，所以，当对方想找你倾诉或者讲其他内容时，可以立即站起来，因为在我们的通常意识下，站起来的时候显得很正式，又显得很尊重对方，还有一层最重要的意思就是你希望快点结束这次会谈。

除此以外，向你的上级反映，希望公司出台一项规章制度，比如上午的十点到十点半之间，十一点半到十二点之间是自由交流的时间，其余时间除了工作内容的交谈外不得有闲聊，这样的制度既能保证你工作专心，也能保证你们的效率倍增。

三．来自下属的干扰是最容易解决的，同样，你也可以规定固定的时间段用来解决下属的问题，让他们进行工作汇报，当然，在固定的时间段之外会出现突发情况，但毕竟是突发情况，不可能时时刻刻发生，这种情况也是难以避免的，我们只需要安排好可控的时间就能让效率提升很多倍。

第四，来自客户的干扰是不可抗拒的，有些客户的情况只要通过微信就可以解决，所以此类情况都属于不紧急的，可以在工作结束之后统一处理，如果有客户打电话，要告诉客户你的工作时间，接电话时间，一般都会在哪个时间段。

比如上午的十点到十一点提供业务咨询，好让客户尊重你的时间，尊重你的周末休息日，不会无休止干扰你，如果依然干扰你，就可以郑重的告诉他，你已经向他说明了你的工作答疑时间，此外的时间段是不会接受咨询的，通过这种方式让每个人都学会尊重别人的时间，而不是当自己有空时才会给别人打电话，正确的做法应该是找对方有时间的节点打电话。

时间啊，在我们人面前，是宝贵的，虽然每个人都知道这个道理，但是很多人没有经历过一个决定性瞬间，也就是让你改变想法的瞬间，自然对时间没有深刻的概念。

我想问你们一个问题：寄一张明信片要花多久时间？十分钟？30分钟？一个小时？我相信你们的答案中最长时长不会超过1小时。下面讲个故事：

一位无事可做的老奶奶想寄一个明信片，她先花一小时找好明信片，又花一小时找老花镜，半小时找到亲戚的地址，用一个多小时动笔写完。等写好了，该把明信片丢进隔条街的邮筒，但为了出门要不要带伞，还得想上 20 分钟，直到这位老奶奶寄出去明信片那一刻，将近花费了一天的时间，用来做一件事：寄明信片。

这个故事来自英国海军历史学家与作家诺斯寇特•帕金森（C. NorthcoteParkinson）所著的《帕金森法则》，帕金森以此例说明，工作会不断自我膨胀，占满一个人的所有时间，如果时间充裕，他就会放慢工作的步调，或者找出新的事来做以填满时间。「有多少时间，就找得出多少事做」，就像老奶奶要花上一天来寄信，但这项「工程」，忙碌的人 3 分钟就解决了。

比如，我们想约客户会谈，聊一下对方对我们装修公司的看法，到底有没有意向和我们合作，如果今天你没有太多重要的事，那可能这个会谈准备过程和会谈过程会变得无限漫长，会谈前花费一个小时准备各种原本客户就已经掌握的数据报表，但为了体面就要准备，本来会谈的内容很简单，却非要花一个小时准备话题，怕现场尴尬。于是会谈中聊完正事又开始聊家常，没有别的原因，就是因为时间多，但是如果今天你安排了五个客户的会谈，那会谈的效率就不一样了。

在这种快节奏的时代里，有时间感是格外重要的，我在工作的时候都会带手表，因为我会看着时间做事，而不是做着事再看时间，而且我的电脑会隔一个小时报一次时，他就像针一样，一个小时扎你一次，告诉你，你要继续努力，现在有时候我几乎不用看手表，也能估出时间过了多少，这就是一种时间感。

有多少人的手机闹钟只有在早上起床的时候才会用到？我相信至少有百分之八十的职场人都是这样，除早起之外，从不用闹钟，但是你应该充分的利用好这个简单的工具。

在上下午正式工作的时间节点设定闹钟，在该休息的时间节点设定闹钟，在该进餐的时间设定闹钟，在重要工作的开展时间节点设定闹钟，在该晚休的时间节点设定闹钟，很多人太相信自己的记忆力了，可能都会想：我要做什么，我自己会看时间，知道什么时间做什么事，但是，如果你真的知道，社会上工作低效的职场人数就不会占到整个职场人数的95%。

再问你一个问题：在工作的时候，电脑上有没有开微信？我在2018年6月去到西安做企业员工时间管理培训，当我走进公司工位的时候，无数个消息的提醒声响个不停，当当当，当当当，或者是咳咳咳，于是当时我终于知道了他们公司老板这么希望我去讲时间管理的原因。

当微信或者其他软件的提醒声音出现的时候，我们会下意识的去看，而一看，我们就会中断之前的工作，要重新投入状态。这里就要给一个概念，叫做：心流，在心理学中是一种某者在专注进行某行为时所表现的心理状态。某者在此状态时，通常不愿被打扰，即抗拒中断。定义是一种将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉；心流产生时同时会有高度的兴奋及充实感。

比如，我现在给你们讲课，讲时间管理，可是我的员工在外面拼了命的叫我，海哥，海哥，海哥，可是我根本没有听见，因为我完全投入到给你们讲课中，所以是不是要给我鼓个小掌啊。这其实就是心流状态，如果此刻被别人打断，被微信消息打断，那么你又要重新进入思考，重新梳理思路，比如你在员工宿舍睡觉，睡得非常美，口水都流出来了，但是突然有人拍你，什么事呢，有个同事睡不着了，想找你聊聊天，于是聊了很久，终于可以睡觉了，可是又要重新找到睡觉的那个心流状态，又要费很长时间，所以要屏蔽外界可控信息源的干扰，像微信啊，QQ啊，只有这样，你的效率才会倍增。

还有一种，你的工作安排十分的混乱，比如今天的工作很多，要约客户见面，要给父母打电话，要学习看书，要点外卖，要做老板交代的报表，要看电视剧等等，你不知道如何安排时间，所以心里很慌乱，看一会书，觉得还有其他工作要做，于是做报表，报表还没做完，又想到电话还没打，于是打电话，就这样，一天下来，十分的郁闷，根本无法专心。

至于如何整理工作清单，后面会分享到，但是前提我要告诉你，让你的桌面能有多干净，就多干净，桌子上放个手机，放个电脑，又放个平板，动完这个动那个，想专心工作当然困难，把你现在不用的文件或者其他东西，整齐的放在柜子里，抽屉里，做什么拿什么，不要做着1，还想着拿2。

想要高效，要发生改变的主体一定是你自己，其他的外物，都是附加影响项，只要你的树干足够坚实，外面的小风小雨根本动摇不了你。

希望你听完这节课，立刻马上抓紧的付诸行动，只要行动一开始，蜕变就指日可待。

感谢你的收听，时间管理不是魔法，不能让你一瞬间焕发第二春，时间管理是一本书，只要你读，就会收获，如果我的知识方法论帮助到了你，希望你把它分享给更多人，让更多人加入自律的队伍，如果你认为这些方法对你有启发，也欢迎你把你的感悟分享出来，愿你是梦想者，愿你是有心人，自律，改变人生。