42 【即兴汇报】领导巡查,临时被叫汇报工作怎么办
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试听18042 【即兴汇报】领导巡查,临时被叫汇报工作怎么办

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喜马拉雅的朋友,你好,我是老虎老师宋晓阳,欢迎来到《如何成为职场表达高手》。


即兴讲话需要的场景各有不同,除了例会时临时被叫上去发言之外,还有一种情况让很多职场人士心惊胆战,那就是给领导做汇报,特别是临时被抓住汇报工作。本来即兴发言就已经让人很紧张了,再加上面对领导,你肯定会感觉压力山大,生怕自己说不好,自己的努力无法在领导面前得到充分展现。那么这种情况怎么办呢? 

想要即兴汇报,做出彩儿,三大策略需记牢。

策略一:明确汇报主题

对于来巡查的领导来说,他对你们公司部门的了解未必全面。一个公司企业的发展是很多层面的,公司战略新产品开发,人事变动等等,所以领导需要了解的内容也是多方面的。在巡查时临时起意,腾出来几分钟的功夫让你来介绍情况,你就需要在明确汇报主题的情况下来完成汇报工作,没有工作汇报如果没有围绕汇报主题进行,相当于一艘轮船在大海里航行,没有目的地一样。 

所以发言前先明确发言的主题,这样一来,会方便你快速地在脑海里调取与主题相关的信息,做好打腹稿的工作。二来,对于听者的领导来说,一开场就知道了主题,听起来也更容易有获得感。

那么具体操作可以这样来进行,比如你要向领导介绍一下你们市场部的新活动,“春耕亲子游策划方案”,一开始就可以这么说:


“各位领导好,我是市场策划部的张小虎,欢迎各位领导来我们部门指导工作。今天由我来给各位介绍一下我们市场部的春耕亲子游活动。以这个新产品为切口,介绍一下2019年我们新产品的运营思路和产品模式。”

看看刚才的这一段开场白,里面包括这些内容:

1、个人身份的介绍,这是让领导明白这是来自哪个部门的哪个人在给他做回报。

2、接着,就汇报主题的明确。

说完了明确汇报主题之外,接下来进入到即兴汇报的主体内容了。你要用到的下一个策略是什么呢?


策略二:自问自答法


汇报工作想要有特点,让领导有耐心,并且感兴趣的听下去,抓住领导的注意力是关键。那么怎么说话才能让领导把注意力都放在你身上呢?自问自答法是一个好办法。


一般人说话特别是汇报工作的时候,主要采用的就是陈述式的表达方法。一般是这么来说:各位领导,我来给您介绍一下目前新产品的开发方向,以及本年度新产品的战略升级。先说一下新产品的开发方向,我们主要围绕一个中心两个路径来进行,一个中心就是……,两个路径就是……


你听吧,是不是全部都是要睡着的感觉,汇报工作最怕的就是内容好,表达沉闷,职场上的套路感表达让人一点辙也没有。如果换成了这样的自问自答的方法,内容饱满的同时,一下子会让汇报气氛呈现截然不同的效果。


比如说,老虎老师用自问自答的方法,再说一遍上面的这段产品介绍,你听听两种表达的方式有什么不一样:


“说起我们部门今年的新产品,今天早上出门您抬头看到没?柳树都发芽了似的,春天来了,我们产品在这样万物复苏的季节,怎么迎接自己的春天呢?我们根据目前最新的市场调查发现,亲子活动主要集中于室内的项目比较多,所以我们这次提出的理念是“春天的样子,我来体会”。你会问了,怎么让小朋友感受到春天呢?我们的做法是……”


听完老虎老师刚才的示范,你发现了吗?多加了三个问句,这一段的介绍听上去就生动、有趣多了。


为什么自问自答的这个方法可以有这样的神奇效果呢?因为这种方法具有代入感的作用。提问会让听众不自觉地产生,出门的时候看到了柳树,嫩嫩的绿了。对,春天了,家长想给孩子一些新鲜的体验,以前老掉牙的一些活动都玩腻了。


做汇报的你,通过抛出一个个提问,就能把在场的领导的注意力集中起来,然后带着他们一起去思考,借助生活中的体验和意愿,从而产生了共情气场。 


那么编筐编篓,重在收口,即兴汇报的结尾也至关重要。因为能不能给领导留下深刻印象,就在这最后的30秒。所以在汇报的最后,你需要用到第三个策略。


策略三:结尾处强心剂


一般的结尾处理大多数人主要是以口号式的结尾居多,把公司的理念,最新一年的目标等一些带有鼓动性的内容正比高呼出来。这种方法有可取之处,毕竟在职场上汇报的作用除了是工作的内容之外,还要有一点点鼓劲加油的意图,所以使用口号式的结尾也是参考方法之一。


但是,喊口号需要注意的方面有很多,比如前面的陈述要做好铺垫,再比如用词要简练又有力量,不然这样的一个口号难以给人留下深刻的印象。

 

那使用什么样的结尾才可以给领导留下深刻印象呢?我们还得想想招。其中触动人性情感的才是最妙的做法。公司追求的是利益,但是没有人心,利益的获取就缺少了灵魂。想要公司的员工有归属感,人情味是关键。所以说,最后可以用你自己的故事经历或者是感受来作为结尾,既可以凸显你的存在,又可以体现公司的人文气息与归属感。


我的师姐李小萌,在《人物》杂志2018年年度面孔女性力量盛典的演讲中,最后她就使用了这样的策略,她是这么说的:


“我感到了一种前所未有的安慰,一种触及灵魂的安慰。在这一年的打拼当中,我慢慢发现,作为女性相比经济上的独立,精神上的独立更重要,就连安慰也不期冀于别人。


为母七年,努力接近母爱的本质,而这母爱的力量竟然也关照了我自己。从扮演孩子的容器,成为了容纳自我的容器。这是我的2018年。


今天与您分享琐碎,但充实。这一年我再一次主动选择,而我的改变,我的勇气,就是我女儿用她天真无邪的声音告诉我的,她让我看见了自己,真实地面对自己。”


你看这一段说出来,是不是给人感觉内心的震撼感很强?这样的结尾表达出来给人的感觉是真诚的、炙热的。


其实,类似的即兴汇报还有几个提醒需要告诉你。


提醒一,领导讲话最重要。

除了完成你的汇报工作之外,你还需要抛砖引玉,把领导请上台来讲两句才是关键,为你的汇报或者是为公司的工作提出一些建议,这一点千万要记住。你汇报的真正结束不是你的结尾,而是领导的讲话。


提醒二,限定时间做汇报。 

老候老师之前一直强调的那样,在做汇报之前,把自己的讲话需要花费多长时间做一个明示,这样可以让在场的人做到心中有数。比如说做八分钟的工作汇报,开头和结尾各用一分钟,中间的六分钟就可以分为三个部分,每个部分讲两分钟。先把时间划分好,再按照语速和字数把内容塞进去,一个有逻辑有思路有内容的即兴工作汇报,就构思完成了。 


提醒三,公司小事及新建

即兴汇报中的内容都是跟工作有关,听上去确实这个信息有点硬度,这种面对面的汇报是最直接的人际沟通方式,想要人际沟通的效果更好,只有硬度的内容是远远不够的,还需要一些软的东西。那么什么内容是最好的软内容呢?工作中发生在同事之间的工作中发生在同事之间的励志故事,哪个人做了什么事儿,说了什么话,这些都是非常好的软性题材。 


这些软性题材的内容放在具有一定硬度的即兴汇报中,使得整个汇报的水平得到有力提升,让听者在接受核心信息的同时,满足自己的情感需求,从而能对即兴汇报中的软性力量印象深刻。


那么这些软性的素材哪里来呢?从您日常的工作观察中来。其实积累这些软内容的过程也是你加深对同事了解的过程,主动去发现他们身上有哪些值得你借鉴和学习的优点,这个过程不仅能帮助你不断提升自我,对你的职场人际关系也会大有益处。


提醒四,日常工作勤记录。 

即兴汇报,很多人认为这是小概率事件,自己遇上的可能性不大。老虎老师想跟你说的这个事是这样的,机会永远是给有准备的人一次即兴汇报,不仅是汇报,还是你个人能力展示的舞台,因为这八分钟就属于你自己一个人,全场的注意力都在你这里,你所有的工作能力都可以完整的展现出来。


所以平时对于部门工作要留心,不要把注意力仅仅放在自己的个体上,还要对于部门乃至整个公司日常工作中随时要做一些备忘录,把那些值得关注的人、情、事儿记录下来,在年终总结的时候也是不错的题材。


即兴汇报,作为职场中最难的即兴讲话场景,老虎老师今天给出了三个策略,四个提醒。


小作业: 

即兴汇报的环节,同事在午休的时候可以互相出题目来做训练游戏,汇报的内容可以做成小纸条,然后抽签来完成。


今天我们就聊到这,我们下期节目再见。 


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