喜马拉雅：头部内容平台如何高效制作3亿条音频？

你好，欢迎来到《钉钉·数字化案例课》，我是钉钉COO库伟。这一节课，我们来讲一下国内领先的音频分享平台——喜马拉雅的案例。我会从跨部门沟通、项目管理和组织效能三个方面，为你讲解钉钉是如何帮助内容互联网公司降本增效的。

喜马拉雅是深受用户喜爱的在线音频分享平台，致力于用声音分享人类智慧，用声音服务美好生活，提供一家人一辈子的精神食粮。

一方面站在用户视角，为更多用户提供他们感兴趣的、符合他们使用场景的音频内容；另一方面搭建机制，为更多内容创作者提供良好的成长空间。如今，已经建立了从头部IP 到长尾内容全面覆盖的健康、均衡、有活力的生态内容体系，在线音频服务已经涵盖了用户从-1岁到100岁不同年龄阶段所需要的丰富内容，累积了包含101个品类的3.4亿条音频内容。而活跃用户，截至2022年前三季度，喜马拉雅全场景平均月活跃用户已达2.82亿。

如此庞大的用户规模，如此快速的业务增长，使得喜马拉雅逐渐扩充了十多条产品线，员工数量也在短时间内得到了快速扩充。随之而来还有部门间的协同问题、组织能否敏捷反应快速响应市场变化的问题，以及企业数字资产的问题等三大痛点需要解决。

比如说“部门间的协同问题”，喜马拉雅目前有20多条产品线，再加上市场部门、产研部门、运营部门等等，最多的时候一个项目需要25条业务线共同协作，牵扯到上千人集中协同。

此外，互联网业务一大特点就是变化快，所以容易导致边界不清楚，职位和职责会随着业务不断调整。在业务的动态变化中，并不是每个人都清楚自己的权责、职位要求。于是组织就需要一个数字化工具能够客观度量每个项目、每件事、每个人的过程和结果。

这每一个工作线都会产生庞大的数字资产，比如说每个项目总结的经验、在整个过程中每个人的思考等等。如果每个项目都能沉淀出一套经验可以复用，有素材和数据可以参考，这对企业来说是可以减少资源浪费。

拥有强大的及时沟通和在线协同能力的钉钉，可以高效解决这些痛点，成为喜马拉雅公司探索组织和业务数字化的工作平台，通过为制作团队、产品、研发、运营等部门带来的新协同工作方式，切实有效地提升了工作效率。

接下来，我们先来看看钉钉是如何帮助喜马拉雅实现跨部门高效协同的。

1.钉钉知识库：重塑工作新模式

第一个就是知识库的应用。喜马拉雅在投研全员推广钉钉知识库，全员智库文化。特别是业务团队都在使用知识库进行沉淀。

比如说产品部门，在他们的日常工作中需要使用设计工作绘制流程图、产品架构图等等。在没有使用钉钉知识库之前，产品部门会面临设计工作版本不统一，社交沟通需要到不同类型的建模工具等问题；产品经理做完图之后，还需要截图贴到word中，去拿到部门内部评审等，这一环节又会涉及到word版本的不统一；最后还需要将word转成PPT去做汇报，这又加重了PPT文化：过于注重图的形式而忽略了内容，使整个设计过程过于形而上，从而导致设计和汇报的内容与真正落地的内容不一致。

在使用钉钉知识库之后，整个设计过程都可以统一到知识库中，跨部门在线协同完成。包括各个产品功能的流程图、产品架构图，最终落地之后形成的里程碑等等，全部可以直接在知识库上面进行编辑创作。

在产品部门完成了一个设计之后，需要跟相关部门一起来讨论沟通时，直接在知识库中进行在线协作即可，也可以直接分享到对应的人，大家可以同时进行编辑。

通过知识库向上汇报也变得更加透明高效，得到上级确认之后，直接通过文档更新以后，就自然而然的形成了一个包含设计过程的汇报文档。落地文档也是通过这样的一个文档直接呈现在大家面前。

通过知识库，整个产品设计的思考过程得到了很的沉淀，整个工作过程变得更加高效，知识库本身的权限控制，可以保证内容不会在传递的过程中丢失。

对于内容制作团队来说，钉钉文档、钉钉知识库的协同作用也非常重要。开头提到，喜马拉雅目前有20多条产品线，不同的产品线上不同的节目，由不同的制作人主导，一个内容专题从策划、制作到上线，常常需要跨部门的协作，包括 IP 选择、主题内容、音频材料、作者信息、版权信息、专题文案等。

以前，一个音频内容专题的制作上线通常需要一周时间，现在，通过使用钉钉文档，在线汇总不同部门提供的信息，高效完成音频内容前期收集，只需要2～3天就可以完成。

现在，喜马拉雅已经形成了“在线文档文化”，90%以上的场景都在使用钉钉文档进行知识沉淀。截至2022年12月，累计超过60万份在线文档，每周新增超过3000份。

2.钉闪会：创新在线会议模式

喜马拉雅日常线上会议较多，如周会、产品迭代会、脑暴会等等。

在使用钉闪会以前，主持人需要逐个私信参会人，协调和预约会议时间，经常会有日程冲突问题，会前的沟通和协调非常耗时耗力。

比如，开周会前，主持人还需要单独创建会议文档，手动设置大纲和格式，让大家填写各自的进展内容。

周会过程中，团队成员逐个“宣读”自己的进展，由于其他人没有提前了解“宣读”的内容，导致会议缺乏重点、时间冗长，听者也很痛苦。另外，主持人还需要一直做记录，无法专心参与。重点问题无法得到充分讨论和梳理，整体会议效率极低。

使用钉闪会以后，主持人会要求参会人员在开会前提早准备议题，并提前15分钟默读，然后直接在钉闪会的纪要中添加评论，进行初步的讨论。这样正式开会时，参会人员就已经了解了相关内容，只需挑重要问题进行答疑和讨论即可，大大提升了开会效率。 

钉闪会的云录制功能，还可以方便会后自动存档会议音视频和文字记录。

在类似产品迭代会、脑暴会等会议中，常常需要在线协同编辑会议文档。钉闪会的闪享功能，可以将迭代文件或脑暴文档共享出来，开启成员编辑权限，这样就可以边讨论，边完善。

可以说，钉钉会议创新了在线会议模式，极大提高了会议效率，特别是在疫情下员工居家办公时，钉钉会议很好地提升了跨部门间的协同。

如今，钉闪会已经成为喜马拉雅内部非常高频的办公工具，从2022年初的每天20场，提升到最高每天900多场，目前95%以上的在线会议都使用钉钉会议。

好了，这就是我们本讲的第一点内容，钉钉让喜马拉雅实现了跨部门间的高效协同。

作为一个快速发展中的互联网公司，项目管理同样是喜马拉雅日常工作中的典型场景。接下来的第二点内容，我就重点讲讲如何使用钉钉做好项目管理，使得整个过程透明可控。

提到项目管理就不得不先说说，“项目管理办公室”也就是PMO的三大主要职责：第一个是“串”，指的是所有事情串起来，把相关方、问题串起来；第二个是“推”，推进事情的解决，项目的进展，把控风险；第三个是“破”，破除部门墙。每个部门都会代表自身部门的利益，涉及到部门之间协同时，PMO作为第三方的优势，就是不代表任何一方的利益，就是为了这个项目而存在的，可以更好地推进事情进展。

钉钉生态中的Teambition可以作为PMO最重要的抓手，帮助PMO实现这三大职责。

比如，喜马拉雅 App 的一次迭代，可能会包含大几十个需求，现在借助Teambition进行迭代规划，团队在每月初统一进行需求集中评审，将每月的需求安排为两个迭代。

随着迭代规划效率的提高，集中评审让开发团队对于需求的理解更深，产品提前梳理需求的价值和优先级，测试更早地介入需求了解并撰写用例，使得需求、开发、测试反应都很敏捷。

这样，在每个迭代需求数大致保持一致的情况下，将迭代周期从原来的一个半月缩短为两周，切实地提升了研发效率。

每次迭代结束后，喜马拉雅开发团队都会召开迭代回顾会议，对本次迭代进行复盘。使用 Teambition 敏捷开发项目中的燃尽图（迭代进展走势图），通过筛选团队和成员来回顾这次迭代的完整情况。成员可以结合燃尽图以及对应的任务详情表，针对耗时比较高以及影响进展的开发任务进行分析和总结。

在识别风险方面，PMO借助Teambition了解的信息更全面，也不代表任何部门的利益，可以提前预警风险来协调各方的动作，避免事后诸葛亮。

比如，在喜马拉雅曾经发生过主APP客户端要发版，同时某些项目上线，这个项目还要依赖新版本功能的情况。这就会造成一种冲突，即发版后会有一个灰度时间，在前几天可能陆续会有5%、10%、30%的人，分阶段地陆续体验到新版本功能，还有很多人不愿意更新，因此可能会导致新项目上线后只能向小部分人展示，那项目效果就会大打折扣。那PMO团队就可以提前识别这些矛盾的地方，提示各方风险，协调上线时间等等。

PUGC是喜马拉雅内容生态重要组成部分，喜马拉雅有大量音频内容需要创作，相关部门可以在Teambition上创建“泛知识制作”的项目管理。从立项、BD谈判、策划、筹备上线、运营的完整流程都可以通过TB管理。

现如今，Teambition组织架构和喜马拉雅在钉钉上的组织架构已经打通，账号打通信息同步，用户进入钉钉就可以直接登录TB，随时查看项目信息和管理任务，做到快速响应。项目内关键进展还可以推送到群内，实现信息充分共享。

当部门与部门之间实现了高效协同，项目管理的整个流程清晰可控时，一个组织的管理效率和运营效率就会极大提升，由此推进而产生的结果，各种类型的产品和服务质量，也能够在很大程度上得到保障，最终确保组织目标的实现，全面提升组织效能。

喜马拉雅专门有一个“组织效能部”，这个部门有三大职能：一是获取信息、沉淀知识，二是优化全公司流程，三是保障IT服务。

在本讲的第三部分，我们就来看看钉钉是如何帮助喜马拉雅，全面提升组织效能的。

1.获取信息、沉淀知识

在帮助企业员工高效获取信息和沉淀知识方面，喜马拉雅基于钉钉企业百科能力，搭建了自己的百科体系。将内部专用名词、行业用语、缩略词等词条，通通收纳到百科知识库中。

在员工聊天中提及的词条，自动高亮显示，点击即可获取解说内容，让员工在沟通中学习，在协作中同频，大大减少了内部沟通和协作成本。

喜马拉雅还利用钉钉开放的能力，创建了自助答疑机器人，可以针对员工的主动咨询，提供自动答疑。

为了提升员工查找信息的效率和体验，喜马拉雅充分利用了钉钉的全局搜索能力，并结合自身业务特征，借助钉钉开放的API能力，在默认搜索类型文件、日志、功能、联系人、群组等中，将自由业务产品和自建系统等加入搜索中，比如专辑产品、自建应用、论坛等。

截至2022年12月，喜马智能助手也就是钉钉机器人，累计咨询5.8万次，累计服务4000多人，自动回复率88%。企业百科累计词条997个，其中50%以上的词被至少每次10人使用，累计触达用户2万次。

可以说，钉钉在帮助喜马拉雅的员工获取信息、沉淀知识方面，效果显著。

2.优化全公司流程

在“优化全公司流程”方面，组织效能部可以通过钉钉管理后台查看全公司的OA审批数据，分析不同流程效率背后的逻辑。

比如看到某些环节审批速度远远高于其他环节，可以考虑这些环节中的把控点是否合理？是否意味着这几个环节没有价值？是否需要优化？

再比如在绩效考核方面，喜马拉雅将自研的OKR工具与钉钉知识库进行连接，可以把任意周期的任意一个O和KR插入到知识库中，对OKR进行复盘。还可以用知识库的划词评价的能力，对复盘内容的评价进行沟通。

3.保障IT服务

在保障IT服务方面，为满足企业内部各业务部门多样化需求，喜马拉雅利用低代码平台，搭建应用和流程，比如行政用品申领等，降低了应用开发成本和技术门槛，可以快速响应业务需要。

好，以上就是喜马拉雅这节课程的案例分享。

我们来总结一下，喜马拉雅是如何借助钉钉，通过数字化手段快速适应业务飞速发展的：

第一，借助钉钉知识库和钉闪会，重塑了工作模式和会议模式，极大提升了跨部门间的协同；

第二，借助钉钉上的Teambition工具，为项目管理提供抓手，实现了项目管理的透明可控；

第三，借助钉钉机器人、企业百科、流程管理和低代码开发等，全面提升了组织效能。

喜马拉雅副总裁杨宇航告诉我，未来，他希望能够和钉钉一起探讨，如何将组织目标的牵引和各项具体工作，以及工作过程中的协作全部串联起来，借助数字化手段真正实现组织的数智化转型。

我们下一节案例课见。