131羊皮卷《人性的优点》如何增加工作效率

09  如何增加工作效率

    我们常花一、两个小时开会讨论问题，却没有人明白真正的问题是什么。

    如果你是个生意人，也许会认为：“这个标题真荒谬。我干这行已经十几年了，居然有人想要告诉我怎么消除生意上百分之五十的麻烦――简直是荒谬绝伦。”

    这话一点也不错。如果我在几年前看到这样的标题，也会有这样的感觉。

    让我们开诚布公吧。也许我的确不能帮你解决生意上百分之五十的忧虑，从我刚才分析的结果来看，除了你自己，没有人能做到这一点。可是，我所能做到的是，让你看看别人是怎样做的，剩下的就要看你了。

    前面曾经提过世界著名的亚力西斯.柯瑞尔博士的这句话，“不知道怎样克服忧虑的人，都会短命。”

    既然忧虑的后果如此严重，那么，如果我能帮助你消除即使是其中的百分之十，你也许也会高兴。

    我下面就要告诉大家一位企业家，如何不只消除了他百分之五十的忧虑。还节省了百分之七十过去用于开会、用于解决生意问题的时间。

   故事的主角叫里昂。多年来，他一直是西蒙出版社的主管之一，现任纽约袖珍图书公司的董事长。

    下面就是他的经验，同样我还用第一人称，直接带入他的故事。

    “15年来，我几乎每天都要花一半的时间开会和讨论问题。会上大家很紧张，坐立不安、彼此辩论。一天下来我感到筋疲力尽。后来我改变了这种工作方法。

     第一、我立即停止15年来我们会议中所使用的程序，也就是咋会议中，各同事先把问题的细节报告一遍，然后再问：‘我们该怎么办？’第二、我订下一个新的规矩，任何一个想要把问题报给我的人，必须先准备好一份书面报告，回答以下四个问题：

    一、究竟出了什么问题？  （‘以前我们常常花上一、两个小时，还没人弄清楚真正的问题在哪里。’）

    二、问题的起因是什么？

    （‘我吃惊地发现以前我浪费了很多时间。却没能清楚地找出造成问题的基本情况是什么。’）

    三、这些问题可能有哪些解决办法？ （‘过去会上一个人建议采用一种方法，另一个人会跟他辩论。辩论常常跑题，开完会也拿不出几种办法。’

四、你建议用哪种办法？（“过去开会总是花几个小时为一种情况担心，不断地绕圈圈，从未想这所有可行的方法，然后写下来：这是我建议的解决方案。’）

    现在，我的部下很少把问题拿上来了。因为他们发现，在认真地回答了上述四个问题之后，最妥当的方案就会像面包从烤箱中自动跳出来一样。即使非讨论不可，所花时间也不过是过去的三分之一，因为讨论的过程有条理而且合乎逻辑，最后都能得到很明智的结论。”

    法兰克.毕吉尔，这位美国保险业的巨子，也运用过类似方法，不仅消除了烦恼，而且增加了收入

    他说：“我刚开始推销保险的时候，对自己的工作充满了热情。后来发生了一点事，使我非常气馁。我开始看不起自己的职业、几乎都要辞职了。可是我突然想到一件事，在一个星期六的早晨，我坐下来，想找出我忧虑的根源。

    “一、我首先问自己：‘问题到底是什么？’我拜访过那么多人，成绩却不理想。我和顾客谈得好好的，可最后快要成交时，他们就对我说：‘我再考虑考虑，下次来再说吧。’我又得花时间去找他，使我觉得很颓丧。

    “二、我问自己：‘有什么可行的解决办法？’回答之前，我当然得先研究一下过去的情况。我拿出过去12个月的记录本，仔细看看上面的数字。

    “我吃惊地发现，我所卖的保险、有百分之七十是在第一次见面成交的；另外有百分之二十三是在第二次见面成交的；只有百分之七，是在第三。第四、第五次……。而我的工作时间，几乎有一半都浪费在那百分之七的业务上了。

    “三、那么答案是什么呢？很明显：我应该立刻停止第二次以后的拜访，空出的时间用于寻找新的顾客。结果令人大吃一惊：在很短的时间内，我就把平均每次赚2.70元钱时成绩：提高到了4.27元。”

    法兰克现在每年接进的保险业务都在100万美元以上。可是他曾经想放弃他那份职业，几乎就要承认失败。结果呢，分析问题使他走上成功之路。