21 第八十九章：开高效会议，塑优秀文化

第八十九章：开高效会议，塑优秀文化，

本章概要：

会议文化造就一流企业，会前明确开会目的，设计会议议程，发放资料，准时开始，发言限时，紧扣主题，倾听鼓励，记录总结。会后落实跟进、正是：会议目标预则立，准时限时扣主题，倾听激励忌争吵，记录决议后跟进。

本章正文如下：

由于会议管理是沟通，特别是跨部门沟通的重要内容，所以会议的沟通与管理也占《跨部门沟通》这门课程比较大的篇幅。后来应一些企业的需求，从这门课程衍生出的《高效会议管理》也很受企业的欢迎。

会议对企业管理举足轻重。构建企业的会议文化也是决定企业成败的关键因素。会议文化造就一流企业。一些企业不知为何开会，不知问题是什么，会议没有对策，没有结论。

经营改革的起点从会议开始。在如今的企业工作中，中层管理人员工作时间的30-40%，经营层工作时间的70-80%是在会议中度过的。为了进行高效经营，重要的是使会议效率化。

会议改变则公司改变。为了造就实力雄厚的公司，是要通过精心安排的议题，简单明了的讨论、多种不同提案的准备等缩短会议时间，提高会议效果

会议前自问：1）是一定要召开的会议吗？2）不能由自己决定吗？3)没有更好的方式吗？这样就可剔除一些不必要的会议。

还可以根据达成不同的目的而选择多样化的会议:1）在有产品地方开会。2）早会：头脑清醒；不拖拉；身体和精神不受其他工作影响。3）将效率提高2倍的站立式会议。4）连声音都记录的记录会议等等。

会议参加者越少越好：让有决定权的，与会议有关的，对会议主题存在强烈疑问的人参加。让与会议主题有关的专家和能正确表达自己意见的人参加。合理分配会议时间。即使参加者没全部到场，会议都要准时开始。并准时结束。会议时间是大家共有的，要更加切实地认清时间观念。从花费了时间也不后悔的最重要事项开始，这样因时间不够中途结束时，损失也减少了。

会议主持者要做的：1）会前：准备好会议提纲了吗？设定会议结束时间了吗？确定参加人员了吗？2）开会时：提出会议目的和主要内容了吗？协商过会议议程和时间安排了吗？3）会中：在给予参加者均等的发言机会吗？在创造使所有参加者能够自由发言的气氛吗？在对等立场上顺利地相互交流吗？在对部分参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施吗？在切实遵守讨论顺序并进行议案时间控制吗？

4）会尾：结论是经全体协商得出的吗？对会议结果进行概括、说明了吗？对会议中决定的事项进行明确分工了吗？结尾时由参加者对会议结果进行评价了吗？5）会后：在为提高所决定事项的事实效率而不断跟进吗？

我们不要失去会议方向；不要发表与会议主题无关的谈话。会议主持者不要仅仅以语言来推动会议进程，试着边在白色书写板上整理会议内容边召开会议。这样不仅不会失去会议方向，而且可以提高参加者的注意力。

如果所确定的会议主题不同，那么会议能否成功也是不一样的。最坏的情况是会议召开了很长时间也得不出结论，这是因为定错了会议主题，参加者当然就只是进行抽象的交谈或发表经验之谈了。

若会议比较乏味、参加者参与度降低，主持者就要思考一下“为什么会这样”。可通过提问来引导大家参与会议。适当的乐事使会议令人愉快。不要开灌输式传达会议，要开讨论式会议。会场不是战场：即使对对方的意见有同感，也固执己见，抓住别人话中的漏洞进行攻击。这种人急于对对方做出狭隘的评价。会场不是吵架的地方。

引导大家进行建设性争论：在会议不要争吵，鼓励思想冲突制止感情冲突。发言时不要有含糊不清的表达：开会禁用语：基本上，大致，几乎，或许。开会要多用数词和量词，少用形容词和副词。如果是必须有创造性想法的会议，创造使参加者能够以对等立场召开会议的气氛则很重要。

主持者有必要在结束会议之前，对会议内容进行概括。这种确认工作是一个对双方之间是否存在误解及错误传达的事项进行确认的过程，也是一项对下次会议应当解决的议案进行确认的程序。开会的目的是什么？达到目的了吗？会后要做什么？

写成会议记录：参会者大部分是只记录自己所关心的内容，将其他公共事项或认为别人的内容当做耳旁风的则几乎达到98%。

为使会议取得成功，应将对会议中的讨论事项、决定事项、未决事项、参考事项、今后日程等进行过整理的会议录予以分发。参加者可以通过会议录再次发现自己未能记住的内容。

实行决定事项：在召开会议时就应当决定好作用分担和责任体制。如果这一部分模糊不清，就难以自主性地开展活动。定期对执行事项进行检查也很重要，有必要对“正在向哪个方向推进”、“不存在问题吗”等问题一一进行确认。

准时开会。再次确认会议目的。简述会议主题。说明会议时间安排。确认参加者作用。（抄写员、发言者等）。确定会议原则。

会议参加者都应当发言和倾听。所有参加者都必须是优秀的发言者和倾听者。会议冗长、散漫的主要原因是会议前言太长，接着就是与会议主题没有什么关系的内容。自己想要谈论的内容有3～4点，如果先从不重要的方面谈起，真正重要的方面就会因为时间不够一带而过或者关注程度下降。

有逻辑性地、简单地表达：整体把握发言内容，牢记大体结构，将几个主要内容概括成关键词。不要加入不必要的信息，以要点为中心简洁地进行表达。会前最好就要将发言的内容进行事先准备。

在对话或会议中善于言辞的人，谈的是对方想听的，而不是自己想说的话题。，采用的是对方能够理解的方法。如果不考虑听者的理解水平就展开话题，听者就会变得思维混乱，结果是说服力下降了。自己谈了多少内容并不重要，对方接受了多少才重要。

只要参加者保持沉默，就无法取得成效。企业文化应当充分尊重并接受活跃的思想。如果参加者抱有“让愿意发言的人去发表意见”或“如果没有人注意就中间走掉”等自我封闭式的想法，就只能是保持沉默了。

认同并尊重对方：在开会时所犯的错误就是固执己见。如果总是抓住别人话里的漏洞不放，那么谁也没有兴趣发表意见，相反还会造成小心谨慎、保持沉默的气氛。对方有发表自己意见的权利。既便对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，这时会议气氛才能够活跃起来。

在会议中不时做出反应：听者最好是恰当地对什么有兴趣、理解了什么、没能理解什么做出相应的表示。用肯定性的语言称赞：为了防止会议气氛消极，应凸显对方优秀的一面。不要说“这是不可能的”，试着以“如果....的话，是有可行性的”表达。如果说没有任何适合提出的好方案，通过称赞别人的想法来取而代之也没有关系。

真诚地倾听：“少讲多听，在听的过程中表示肯定。会议中听别人发言的时间要比自己发言的时间多得多。善于倾听也很重要。发出倾听的身体语言：发言者受听者的影响很大，与认真倾听自己的发言并表示肯定的人才能够很好地交谈。如果听者真诚地倾听发言，发言者就会产生更大的热情；如果积极地表达赞同之意，发言者就能够正常地进行发言。

      会议一开始，应向与会人员讲清开会目的、预期效果与会议结束时间。如有应遵守的基本规则，应直接说清。核实是否每个人手中都有相关资料，还应确保会议议程能被全体与会者接受。如果以前曾经召开过一次有关会议，那么会议记录须提交大家讨论并通过，但不要讨论议事日程上已列出的内容。如这是第一次会议，可以直接开始第一项议程。。

    在会议进行过程中，应在加快讨论进程和让所有人都畅所欲言这两个极端之间保持一种平衡。在一个问题上争论不休的做法既浪费时间又可能造成关系紧张。为避免这种情况，对讨论时间加以限定，这样，就可以按原计划结束会议。

       会议结束前，要总结讨论结果，并检查他人是否赞同你所得出的结论；还应安排好未竟事宜（包括指定专门人员负责此事）；最后应安排实施所制定的决策的步骤，也就是会后应采取的行动。指派有关人员负责各项活动，并对完成时间作出限定。
     会议中的团队合作能力：1）积极的参与。2）具备有效讨论的能力：清楚表达你的观点；认真聆听他人意见；提一些相关问题。3）尊敬团队的每一位成员。4）鼓励他人提出多样化的观点，不要过早地对观点作判断。5）客观的评价观点，不意气用事。

会议中的有效讨论要点：观点讲清楚，理由讲明白。你必须清楚表达你的观点“界定概念”；每一个观点只有建立在有支持的理由和根据上才是可行的；你必须提供支撑自己观点成立的理由和根据。学会提问：通过对重要问题进行提问的方式，就能逐渐揭示出支持各个观点的理由和根据。