032【年终总结】黄执中：汇报不是做加法，而是做减法

在准备简报的时候，一个最核心的原则，那就是做简报，不是做加法，而是做减法。当你要准备上台做简报的时候，先想想，如果今天的内容，你只能讲一段，那么它是哪一段？如果那一段的内容，你只能讲一句，那么那是哪一句？找到你最核心的那句话、最关键的那个点，整段简报，就应该围绕着那个点来展开。

大家好，我是黄执中。汇报式表达最常见的场景，就是做简报。

所以，今天我就要来跟大家分享，在准备简报的时候，一个最核心的原则，那就是做简报，不是做加法，而是做减法。

我们呢，都要学会挑出简报中最关键的那个重点。

那么，什么叫做减法呢？很多人呐，有一种迷思，就是觉得“我的简报要精彩，要让人印象深刻，那么材料就要很扎实，观点就要很丰富”。

而面对辛辛苦苦到处找来的各种素材，他们总会觉得“这个也要加一点，那个也要来一段”。这，就是一个做加法的思维。

但事实上，听众的注意力呢，是有限的，记忆力也是有限的，当你的简报内容越丰富的时候，其实呢，你就已经失去了简报的意义了。

因为，我们做简报的目的，应该是要帮听众筛选资讯，是为了要减轻听众的负担，让他们不用再去耗费那么多的注意力跟记忆力，就能够掌握到必要的信息。

这，才是简报该有的减法思维。

我曾经，读过一个案例，它说的是美国的皮肤科协会，为了推广民众要注意防晒，所以特别花钱做了一份宣传简章，就是一份我们那种常见的折叠页。

在这份简章中，他们介绍了防晒的各种知识，包括了“什么是阳光中的紫外线？”“紫外线会对皮肤造成什么样的伤害？”“造成伤害的科学原理是什么？”“当前美国民众是如何地忽视防晒？”以及“我们应该如何避免紫外线造成的晒伤？”

上头非常详尽地讲了很多资讯。

结果呢，就有个教大众传播的教授，他批评这份宣传页“根本就是失败的”，因为没有人会认真读完上头的信息。

那位教授表示，在这一份宣传页里头啊，只有一段内容是有用的；而在那一段有用的内容中，又只有一句话才是关键。

那我现在来考考大家，如果你要负责做宣传，那在刚才所说的这么多信息里面，你只能挑一个重点，那你会挑哪一个呢？哪一段信息，才是最重要的呢？

这时候，可能有人会说“诶，我觉得都很重要啊！啊，你看，什么是紫外线？紫外线有什么伤害？怎么样去防止晒伤？这些听起来都是重点呐！”

你看，这样讲就不行。

因为，这代表了你没有帮助听的人认真做筛选、认真做判断。

对大家而言呐，其实里头最重要的一段，就是“紫外线会对我们的皮肤造成什么样的伤害？”

你看，与之相比，其他那些紫外线是什么呀，并不重要；它对皮肤造成影响的科学原理呀，也不重要；甚至，连防止晒伤的方法，其实呢，都不重要。

因为，如果看完简报的人，真的担心皮肤受到紫外线伤害的话，他们其实是可以自己去搜寻防晒的方法。而这方法呢，也很容易查到。

所以，整份简介里头，真正重要的一段资讯，就是“紫外线会对我们的皮肤造成什么样的伤害？”这才是最关键的一段。

而在这一段中，哪一句话又是最重要的呢？

在简介里头，他们详细地描述了“紫外线可能会让皮肤老化，会导致皮肤癌，甚至会损害免疫系统，让一些皮肤病恶化”。

但那位教授认为，这些都还不是最关键的。整段里头最关键的一句话，其实是“紫外线造成的伤害是不可逆的”。

是的，这才是听众最在意的事。紫外线造成的影响是累积性的，是无法借由后天方式去消除或补救的，你从5岁的时候所累积的晒伤，到了50岁，它的影响都会存在。

你看，这一条信息，是不是比什么都重要？

不管是致癌还是皮肤老化，不管是伤害免疫系统还是造成皮肤病，这一切的伤害，如果让你知道“都是不可逆的”，那它们的意义，是不是就会变得完全不一样？

所以，那位专家认为，这份简章呢，其实啊，只需要凸显其中的一段；而那一段，其实呢，又只要凸显其中的一句话，就是“紫外线造成的损伤是不可逆的”。

你看，这就是简报中要使用的减法。

你要传达的讯息，不是无以复加，而是不可减少；不是好到已经不能再添东西进去了，而是好到你已经无法再减少讯息了。

所以，当你要准备上台做简报的时候，先想想，如果今天的内容，你只能讲一段，那么，它是哪一段？如果那一段的内容，你只能讲一句，那么，那是哪一句？

找到你最核心的那句话、最关键的那个点，整段简报呢，就应该围绕着那个点来展开。

而要练习做减法，咱们平常所要训练的，就是要习惯依照重要性，学着帮事物做排序。

什么意思呢？我很喜欢脱不花的一段分享。

她说她去企业做访谈的时候，很喜欢问一个问题，那就是“对你们企业来说，最重要的原则，排序第一的那个原则，是什么？”

在问到这种问题的时候，有的人呢，可能会说“诚信”；有的人呢，可能会说是“创新”，这都无所谓。

因为接下来，脱不花还会再追问一句“那你们排序第二重要的原则，是什么呢？”以及“为什么这个原则排第二，而刚才那个原则排第一？”

你看，像这种问题就很难回答喽！

因为这样可以测出来，对方刚才回答的那个所谓“企业第一重要”的原则，究竟是一拍脑门想出来的，还是真正有经过深思熟虑？

这就是我们所说的，他们平常有没有那种“依照重要性帮事物做排序”的思考习惯？

像是福特汽车的创办人福特，他就排过这个序。

他说过，对他而言呢，是服务第一，利润第二。为什么？因为他觉得，只要有好的服务，利润呢，就会源源不绝；专注在服务上，利润就是一个必然的结果。所以，服务第一，利润第二。

我还听过一个更有趣的例子，它不但把企业的价值排到第二，还能一路排到第三，那就是吉野家。

吉野家是1899年创立的，百年老店。刚创立的时候呢，他们在日本就有一个标语，叫做“快速，美味，便宜”，这就是他们排名第一、第二到第三的价值观。

这个价值排序啊，一直沿用了80年。直到1980年，日本的吉野家亏损严重，他们才重新检讨，发现原本的价值排序，好像已经跟不上时代潮流了。

于是，他们调整了一下顺序，原本呢，是“快速，美味，便宜”，现在呢，改成了“美味，便宜，快速”。

你看，顺序不一样喽！因为，日本的饮食文化啊，生态改变了，他们现在不是要竞争快速，而是要强调美味。改变方针之后，也顺利转亏为盈。

其实简报啊，也是一样。很多人都认为，自己已经在简报中，找到重要性排第一的关键点。

可是，为什么这个关键点排第一呢？这是你一拍脑门，想出来的结果；还是认真排序后，推敲出来的答案呢？

这时候，我们就可以用刚才脱不花的方式，你可以试着问自己“如果这个点排序第一，那排第二、第三的信息又是什么？”以及“它们为什么排第二、排第三呢？”

所以，今天呢，最后我就出一个练习题给大家。

你最近听过的一次宣传或简报，人家的简报可能有十几分钟，但是如果要你从中挑选出最重要的一句话，你会挑出哪句话？又是为什么呢？

欢迎把你的看法回复在留言区里，分享给大家。

人人都需要的表达课，咱们下次见！