【第7周7.1】迭代你的系统：新时代工具的特征

本期原文 

我记得管理学大师彼得圣吉说过，要想教会人们一种思维方式，应当给它一种工具，通过使用工具来培养思维方式”。这是过去五年我的教学的根本方法。

大家好，时间过得真快，一路走来，我们已经讲完了时间管理的误区、反思、计划、行动四大板块，从今天这节开始，我将用接下来7期节目的时间，给大家讲解在互联网时代，能够让我们事半功倍的效能工具系统。

所以，“以道御术，以术选器”，善用工具才能把我在前面几大章节里讲的各种理念内容，落地到我们的日常生活里，帮助我们真实地改变自己的生命状态。

但是工具好用，也不能乱用！随着时代的发展，以手机为代表的智能工具已经成为我们大脑的外挂系统，几乎成为我们身体的器官之一。很多人几乎快成为手机的“奴隶”，快被手机控制住了，百年前我们的前辈躺在床上吸鸦片，百年后我们现在躺着床上耍手机，姿势一样，如果不会善用工具，那么它造成的后果也会一样......

如何不让好工具变成坏东西，如何走出这智能设备可能带给我们的混乱，如何善用工具，把我们的生活过得高效能？这些问题，就是我今天这期节目想要讲的话题。

那么，今天我主要讲3个版块的内容：

一、工具的发展

《论语·卫灵公》中有一句话：“工欲善其事，必先利其器。”还有一句谚语：“磨刀不误砍柴工。”自古以来，工具对我们人类的发展都起着至关重要的作用，有不少人认为：人类的进化史就是工具的发展史。

其实纵观人类历史的发展，我们也不难发现，每当工具有了巨大的改进和突破时，人类社会生活就会发生一次巨大的变革，从农耕社会到工业社会，再到现在的互联网信息社会，是工具改变了我们的生活方式、沟通方式和出行方式，甚至还有思维方式。

以记录和管理事务的工具为例，从上古时候的龟壳，到后来的竹简，再到后面的纸张，直到现在的电脑、手机、平板，人类的记录方式至少发生了四个时期的变化。

用纸笔做记录简单易用，不易管理长期以及经常需要调整的事务。现在，用手机等智能工具做记录与事务管理，可以进行数据化存储修改和共享，如果搭配纸张，真是既快捷又方便。利用当今的互联网系统与工具，可以极大地提升效率。所以一定要掌握，不能停留在纸笔。

当然不仅是记录工具，其它工具的发展也深刻地影响着我们的生活方式，相信很多朋友还记得以前我们要出远门，买车票只能去街边的小店或者车站排队购买，后来慢慢有了电话购票，再后来不知不觉间，手机上的各种购票APP淘汰了前面2种买票方式，一键购买大大节省了我们外出、取钱、排队和咨询的时间。这几年，利用互联网同步云管理，让我们与家人团队可以更加便捷与沟通。

据介绍，工具每七年就会有一次大革新，那么这一轮新工具的使用红利你享受到了吗？下面就跟大家分享一些我研究使用现代互联网工具对工作和生活进行管理时，发现的它们的重要特点。

二、现代互联网工具的特点

《福布斯》杂志几年前预见的趋势已成为现实，移动、云、社交、大数据。除此之外，结合我们在效能方面的教学与使用经验，我发现，互联网同步共享、多设备、跨平台是生产力提升的有效手段。

我们一起来学习一下。

1、移动化是大趋势

这个特别好理解，我简要说一下就可以了。

从最初的家庭台式电脑的普及，到笔记本电脑、平板的大量使用，再到现在人手一个的智能手机。从固定到移动，互联网智能工具的发展路径是越来越便携、机身越来越轻薄娇小，上网运转速度越来越快，功能越来越强大。

记住无缝沟通“4A”的特征：anytime、anywhere、 anyone、anything，在任何时间、任何地点、任何人都可以获取到任何信息！这就是移动化的魅力。

其实发展至今，手机已经可以算得上是我们的“掌中电脑”，它的功能已经不亚于一台小型电脑可以处理的事。因为有了它的快速反应，我们的生活和工作才能变得越来越便捷和高效。

2、云和大数据是未来

以前，我们日常创造的所有信息数据，都只能存在某个单机的本地内存里，一旦设备遗失，里面的信息数据也就跟着没了。

所以丢手机和丢电脑是以前我们最害怕发生的事，因为硬件设备的价值倒还其次，关键是里面的信息数据丢不起，它们的价值是无限的，例如：你旅行各国的照片、各个平台、网站、app的密码、你那记录了几百上千个联系人的电话薄、你即将完成的策划案或者新书书稿等等。

随着人们需求的推动，智能工具功能的再开发，于是就有了近两年来很火的话题功能“云存储”的诞生与使用。

所谓云存储，就是让我们的数据信息可以通过智能设备上传到云端，云端的存储内存较设备的本地内存更大，而且安全备份可以恢复，让我们在做硬件设备的更新换代，或者不慎丢失时，也无大碍。

拿到一个全新的设备后，我们只需登陆自己的账号和密码，下载自己云端的数据到本地，新设备也能立刻变成老伙伴，我们生活工作所需的一切支持全数都有，非常便捷。这就是云存储可以带给我们的安全感。

同时，云存储不仅革新了个人数据的保存模式，它还改变了我们公司团队和跟家人朋友之间的共享协作模式！

团队协作低效，往往是依赖在办公室、固定电脑办公、信息文件传递靠邮件的传统方法，离开办公室和电脑，就失去了翅膀。

云存储功能诞生后，几乎所有的应用，如“日历”、“印象笔记”、“坚果云”等等，都有“多人共享”云存储与同步共享功能，你可以在上面编辑信息，存储更新的瞬间，被共享的人就能同步收到最新消息，人人都可以在这个软件上编辑存储相关的信息资料，这就大大减少了电话沟通或者大文件发来发去的时间。

易效能基于这样云同步共享功能，还提供了一套秒搜目录体系，所有的知识信息在云端都有共同的目录结构，每个人都不需要在本地自己单独建立自己的目录，省去了非常多的麻烦。

这样的协作方式，减少了人与人之间的沟通频次和言语沟通可能产生的误会，沟通效率大大提升。

3、多设备多屏操作是高手

做一件事，如果自己或团队同时启动多个智能设备，多屏幕、多软件地去协作完成它，那么效率会高很多！

比如，我沟通与录制喜马拉雅节目时，采用的就是这种多设备、多屏幕的方法，而不是采用录音棚的传统方法，这样在我方便的时候，随时随地可以进行这样的工作：

在跟进阶段，我打开手机的“印象笔记”可以看到我们员工的工作结果；在会议沟通时，我打开电脑或者平板，用手机会议系统ZOOM和团队沟通，团队可以在录音、文字记录“印象笔记中”。

录制时，我打开电脑的印象笔记进行修改最终确认稿件，然后用平板上的“易录”软件进行录音，录制完成后，直接上传同步到“坚果云”，剪辑团队的电脑自动同步，在他们的电脑上，可以进行音频后期处理，并上传喜马拉雅节目里。在整个过程，不需要发邮件，所有数据按类型全部通过云端同步。

所以，录制喜马拉雅这个专辑节目，我几乎同时使用了手机、ipad、电脑 3个设备、3个屏幕的3个各类软件。试想，如果你只使用一个设备，只用手机，或者只用ipad，邮件发来发去，改来改去，那么你要准备一期音频节目的录制，时间至少多5-10倍。

4、无线远程控制是亮点

关于这一点，我还有一个比较久远的故事：

那时我还在北京从事传统行业，有一天一个老朋友，也是我们公司的合作方来公司拜访，顺便签署合作协议，我在自己的办公室接待了他们。

那一天我们聊得很愉快，也临时改了一些合同里的小条款，在我们双方做了合同的最终确认后，就接着聊天，过了几分钟我助理把改动后的新合同送了进来，这时候朋友很惊讶，说我们才改的合同，叶总都没出去吩咐你们打印，怎么新合同自动就送过来了？

朋友觉得很神奇，然后我给他亮出了我的“法宝”：无线远程控制系统！我告诉他，在我们做完确认的那一刻，我就通过无线远程控制设备，一键就把需重新打印的合同，发送给了外面的打印机，助理看到打印机里的新合同，知道是我们要用的，就送了过来，所以完全不用我亲自出门吩咐他们。

十年前，在无线远程控制技术还不普及的时候，我展露的这一小手让对方非常佩服，对我们公司的信任又多加了几分，这让我们之后的合作越加频繁，同时我还想透露一个小秘密，正因为如此，这个老总也成就为大贵人，邀请我到广东讲课，从而开启了易效能的全国版图。

所以，如果你新购一个设备时，出于效率的考虑，我建议你一定选用无线的利用手机本身，就可以无线甚至远程操控的设备，这样会便利很多。

目前，我们易效能位于广州的总部办公室，就采用了全球最前沿的“智能空间”打造模式，这让我彻底实现了远程控制的梦想，就算我身在千里之外的异国他乡，只要想知道办公室的情况，只需打开我的手机，就马上可以和公司进行视频会议，连开关灯这种小事，变得有趣。我可以在手机上任意控制办公室灯光的颜色、窗帘的起落、空调的温度和音乐的选择播放等等。

美国苹果公司驻广州的几位管理人员到我们办公室参观之后，给予了我们这个智能空间非常高分的评价，他们说对于智能空间的打造，他们公司只做出了一个“虚拟”空间，没想到居然有人打造出了一个这么棒的实体空间，还投入到了日常使用中，这让他们非常佩服。

经过这次沟通展示，我们两家公司建立起了亲密友谊，愿在以后的科技开发中能有更紧密的合作，期待我们能研发出更高效的时间管理系统来帮助人们改善生活。

以上就是我经过多年的使用研究，发现并总结出的现代互联网工具的几大特点，如果你想玩转这些工具，我这里还有三大使用心法供大家参考！

三、现代互联网工具的使用心法

1、早点入手：市场上一有新的智能工具出现，我一般都会是首批的购买使用者，很多人说社会发展太快，自己跟不上，这里我分享一个心法，在自己的经济可承受范围内，去关注市场上出现的，可能会改变我们生活方式的新产品，然后快速拿下它，使用它，研究它，你会从中获益无穷。我上面讲的那个无线远程控制打印系统就是例子。

2、乐于付费：现在市面上的软件分为2种，免费的和付费的，不少朋友都愿意使用免费软件，感觉自己占到了便宜，但其实，我研究了大量各种各样的软件后发现，付费软件比免费软件，不管是从产品本身的性能上，还是开发商运营的稳定性，以及信息的安全性上都远胜于免费软件。

试想，免费软件也要生存，往往小团队做，或者没有收入就靠发广告，或者做不小去。所以，如果你想获得更好的长期的使用效果，建议大家养成乐于付费的习惯。

3、三最产品：我买一款好的行李箱，飞行了上百万公里，有款有型还实用，质量好到现在还完好如初。很多人老买行李箱，一款不好用又买新的，到头来花钱更多。

同样，在硬件设备的购买上，我提倡大家买三最产品，最新、最贵和内存最大。不管是手机、手表，还是电脑，它们都在不断地更新换代，当有最新产品出现的时候，我都会给自己的智能设备做一个同步更换，并且一定是买新的系列产品中最贵，内存最大的，老设备可以淘汰卖二手。好东西的好处太多，谁用谁知道。效率提升了，价值也就提升了，收入也提升了。

我们的生活和工作中，有很多需要重复处理的事务，我常说：提高效率，就是要把重复事件自动化和工具化！这样就节省了我们重复思考判断、犹豫拖延的时间。

科技改变生活，善用现代互联网移动工具，可以让我们的人生插上高效的翅膀，不管你习惯使用苹果系统的产品，还是更喜欢安卓系统的小米、华为等优秀国产设备，都可以花点时间研究它们。


学会挑选并使用工具让我们事半功倍，这是每个人都要修习的能力。本节的随堂练习，让你去盘点反思一下可以在哪些方面应用工具，实现自动化。从下期节目开始，我将给大家详细推荐效能工具里面的日历和清单工具，我会通过录音和录屏的方式，敬请期待。我们下周再见。