9-1-1 商务会议类别及相关注意事项（商业意识讲解版）

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●不同的商务会议以及它们对应的英文表达如下：

New Product Promotion Conference 新产品宣传推广会
Training and Communication Conference 培训沟通会
Company Annual Meeting 公司年会
Initial Public Offering Presentation 招股说明会
Project Bidding Conference 项目竞标会
Industry Summit 行业峰会
Corporate Celebration 企业庆典
Press Conference 新闻发布会
Roadshow 路演
Appreciation Banquet 答谢宴会
Business Forum 商业论坛
Project Briefing Meeting 项目说明会
Project Launch Event 项目发布会

●如果我们是公司主管或是会议的组织者，主要需要留意的是以下几个方面：

No1. 明确会议是否有必要开，会议是否有必要面对面开，是否在线会议就可以。如果确定要开会，那就需要提前预估会议时间并做好相应的会议安排。 

No2. 在会前一定要先确定好会议目标，并做好相应准备。如果要邀请领导、外部参会者等排期比较紧张的人员参会，一定要留出充足的时间做好提前邀请工作和人员backup方案，尤其是外部参会者，很可能对方的行程会产生变化，无论是改时间还是换人，我们都一定要有备选。

No3. 如果是参与人员较多的大会，如果希望尽量多的人参会，建议尽量避免在周一早上、周五下午(或者任何工作时段的开始和结束时间) 开会，因为这些时间段很可能会和对方的内部会议、员工休假等等时间冲突。

No4. 对于大型商务会议，无论是否外包，都一定要细致准备，盯紧各个环节。通常来说，会有这些环节需要注意：

1.提前安排会议场地、食宿、 交通、接待方式，准备好所有物料
2.会议议程的合理制定，并把会议议程提前发给与会人员
3.邀请国外人士前来参会时， 最好提前半年发出邀请
4.会议的具体工作安排一定要落实到人，避免出现工作空档而给参会者带来不好的会议体验。比如会务准备时，列出物资清单，派专人落实和保管；准备席卡、水等，派专人负责签到；会议中场休息时，有专人引导嘉宾到联系好的地方休息或活动等等
5.如果是由多个机构或部门共同举办的活动，要事先明确各自职责分工
6.有始有终，会议结束后要做好收尾工作。

●如果我们是普通的参会者，有以下这些方面需要注意：

No.1 Punctuality 准时：我们要尊重其他人的时间，确保按时参加会议，并尽量避免迟到。

No.2 Professional etiquette职场礼仪：与参会者互动时，我们要保持礼貌、尊重和专业，尤其是在发言和提出观点时。

No.3 Effective Communication有效的沟通：我们要尽量清晰、简洁地表达观点和想法，多倾听他人的发言，避免中断和不必要的争论。

No.4 Cultural Sensitivity文化敏感度：因为英文会议中可能涉及不同国籍的参会者，因此我们要尽量多提前了解对方的文化背景，尊重不同文化背景和价值观，避免可能引起歧义或冒犯的言行。

No.5 Meeting Minutes会议记录：我们要养成记录会议要点和核心决策点的习惯，制作会议记录，明确下一步行动和责任人。

No.6 Conflict Resolution冲突处理：如果在会议中遇到分歧或冲突，一定要保持理智，专业礼貌地协商解决

No.7 Time Management时间管理：在谈论自己的议题时，要合理控制自己的时间，避免拖延会议时间。

No.8 Action Plan行动计划：总是紧盯和明确下一步行动计划、时间表和责任人，不偏离最初的会议目标和己方的会议诉求

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