3.6明确个活动节点的管理标准

《流程管理》2023.02.06
3.6 明确各活动节点的管理标准
我很奇怪有些公司做流程梳理后最后的产出就是一张流程图。流程图之于流程犹如人之骨骼而已。图3-5显示的是某公司采购流程，由流程图和简单的流程说明两部分组成。

图3-5 某公司采购流程图

流程说明：
1．制订采购计划。由ABC项目采购小组负责，依据ABC事业部生产计划和库存制订采购计划，分别由ABC事业部和配套采购部签字认可后，对供应商下订单。
2．到货报检。由ABC项目采购小组负责，采购员填送货单报到公司检验处，由公司检验处负责检验，检验合格，开具合格证；检验不合格，进行分析处理。
3．物资入库。库房保管员见到送货单和合格证给予办理入库。
4．物资出库
（1）生产配送：根据车间生产需求，进行投料。
（2）销售备件：由销售公司填领料单，经ABC项目采购小组确认后出库。
（3）特殊物料：由使用部门填领料单、非生产用料审批单，经ABC事业部生产与物流小组签字后出库。
5．报账。由采购员依据供应商发票同库房保管员、记账员进行核对，三方确认后报ABC事业部×××处。
看完这个流程，如果你是一名采购员，你知道如何操作吗？即使你能知道大概的流程路线，那么很多细节你肯定不知道。比如每个工作的接口岗位是谁？单据需要签字吗？工作有哪些质量要求？是否存在一些关键点？是否存在一些经验点？等等。

（图）

流程制度的编写者一般都是流程所有者或其指定的在本流程中工作的人，往往潜意识里认为很多知识都是想当然，所以文件普遍写得过于简单，这都犯了本位主义错误。其实一个流程文件的主要用途有两个：一是给新人或不熟练的人做工作指导，二是工作考核标准。所以，从使用频率上看，流程制度不是写给流程所有者看的，所以文件的编写应该站在一个新人的角度。一个好的流程文件不但要告诉一个新人流程的主线，而且要告诉他具体操作知识点。这样既有利于保障文件的高效执行，而且也有利于新员工的成长。
很多同行对如何描述好活动节点非常困惑，所以我们也提炼了一下与大家分享。其实，写一个流程文件的确比较简单，但要想写好绝对需要下苦功夫，质量高低的流程文件所产生的效果有非常大的差距，如表3-2总结的。

表3-2 流程文件质量高低的差别

根据我们的经验，写好一个流程文件应该做到以下几点：
（1）要尽量把活动细化，并按逻辑详细描述，而不应该笼统地总体概括。当然，对于活动的颗粒度也要把握好度，把握重点。
（2）应该注明每个活动负责的岗位，不要遗漏，更不可笼统地描述为部门。
（3）要把重要活动的目的写清楚，以便流程操作者理解活动背后的管理原则和目的。
（4）活动之间的逻辑，岗位之间的接口要清晰。
（5）重要的知识点、经验点和关键点要提炼出来，让所有流程操作者少一些不必要的“摸索”。最好固化成通用的表格和模板，便于工作经验的传播，也有利于提高工作效率和质量。
（6）必须考虑例外事件的处理，提高流程的应变能力。
（7）与其他流程的接口要清晰。
（8）用语规范，逻辑清晰，通俗易懂。判断一个流程文件是否描述正确、到位、清晰，就是一名新员工可以看懂，并可以起到指导作用。

仁和财略利管突破营（8:30晨读）
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