第十六章 阐述重点

第16章 阐述重点
我认识的一位管理顾问受邀在矿业大会上发言，与一百多位高管交流。这是一个很多人梦想的任务，它将带来潜在的业务机会。这位顾问事先准备了需要讲30分钟的演讲稿，主持人在介绍他出场时对他高度赞扬。但在他即将开始主题演讲时，他被告知暂停一下。当时正是棒球赛赛季，会场的高管们想观看世界棒球大赛决赛，他们告诉该顾问说，看完第九局比赛后再发言。
等到大家看完比赛，只剩下10分钟发言时间。这位顾问走上讲台，盯着自己的讲稿，努力地挑选与幻灯片上的信息匹配的句子。他的叙述中充满了“呃”“啊”“我会跳过这张片子”“我不确定还有没有时间详细说明这一点”之类的话，他越来越紧张，发言也越来越不连贯，听众对他感到失望和尴尬，而公司最后也拒绝支付他作为专家出席会议发言的费用。
我们经常面临类似情况吗？会议召集人或主管告诉演讲者时间有限，“说说重点就行”。这些话让演讲者太紧张了。
到最后一分钟才通知你把长篇演讲变成简短发言，遇到这种情况就需要依靠本书所讨论的练习方法。这也是公元前5世纪希腊的一位演讲家，来自莱昂蒂尼的高尔吉斯（Gorgias）所展示的能力，他“为自己能根据任何情况调整讲话的长度而自豪，并声称能够以极其简短的方式或最详细具体的方式谈论任何问题”。（但根据柏拉图的说法，高尔吉斯更擅长长篇演讲而非简短地讲话。）精简的确很难。
下面给大家简要介绍如何现场缩减讲话内容。
简短发言的“陷阱”
假设本来你有30分钟时间演示文稿，但当你即将开始的时候，被告知“能缩短到5分钟吗”，或者是你准备了一个5分钟的幻灯片报告，却被告知在2分钟内介绍完毕。
最糟糕的做法是快速把整个报告讲完，慌忙地想弄清楚什么该讲和哪些要删，采用这种方法往往会讲得特别快，时不时略过一些幻灯片，说“这个不重要，不讲了”或者“这张片子过了吧，我们不讲了”。听众会觉得他们没有受到重视，或者疑惑为什么你事先把不重要的幻灯片放在PPT中。而会后，高管们会记住你没有达到他们的预期。
现场创建微型演讲稿
更好的办法是发挥你的即兴技能，当场创建简短的微型演讲稿。有三种方法可以帮你做到这一点。
第一种方式：放弃幻灯片，讲述你的思考内容
这种方法涉及讲述你的关键想法而不用幻灯片。如果使用领导者讲话脚本来准备演讲稿，那么讲稿会包括吸引人的即兴演讲所具有的元素：抓手、要点、结构体和呼吁行动。如果临时被告知时间减少了，就要告诉听众，你会给他们重点讲述关键信息。
阿德奥拉·阿德巴约在一次演讲中被要求缩减时间，她便采取了这种方法。她对听众说：“在几分钟内，我将和你们分享我的观点，细节请参见演示文稿（随后将提供给你们）。我也会很乐意和你们在会后单独聊聊。”然后，在开场的抓手部分后，她将讲话缩减，解释说：“……这就是我希望我们投资的领域……这就是为什么我认为这是一个好的投资……这就是我认为的我们应该采取的行动。”她继续按照领导者讲话脚本来讲：“……这就是我所相信的（要点）……这就是为什么我相信它（结构体）……这就是我们应该如何行动（呼吁行动）。”她所讲的这些都是任何微型演讲稿应该具有的内容。
准备是即兴演讲的关键。阿德巴约解释道：“你必须知道要讲的东西，并且要彻底掌握。会议之前，事先准备30分钟的演讲内容。准备好之后还需要知道重点内容是什么。”事实上，最好准备简介提示卡，以防时间有限只能讲重点内容。在第一张卡片上写下讲话要点，在第二张卡片上写下第一条论据，在第三张卡片上写下第二条论据，等等，最后一张是呼吁行动的内容。还应当针对每条论据，在卡片上列出一些统计数据。这样，这些卡片就形成了微型演讲稿。
不使用幻灯片做演示有很多好处，正如我的一位客户告诉他的团队：“讲话要点比幻灯片更重要。因此，请放弃幻灯片，告诉我你相信什么，以及我为什么也应该相信。”别人请你来分享想法，而你的想法可以通过这种方法被听众获取。
第二种方法：选择关键幻灯片
第二种缩减讲话的方式是重点讲述文稿中几张关键片子的内容。在准备演示文稿时，创建一个符合领导者讲话脚本模板的大纲，包括抓手、要点、结构体和呼吁行动。这些内容在创建视觉资料之前就需要做好，然后围绕这个模板设计视觉资料。如果时间不允许，那就只使用这些幻灯片讲述。
以下是具体做法。放映幻灯片1（标题幻灯片）的同时讲述抓手部分，比如你可以这么说，“根据大家要求，今天就公司重大投资方案向大家做报告”。然后放映幻灯片2，这个片子应包含讲话要点，可以这么说，“这个报告最重要的一点就是…… ”；接下来讲述结构体部分的论据，可以为每个论据做一张幻灯片，或者如果只有5分钟时间，那就用一张片子列三个小标题、论述三点内容（确保演示文稿具有这样的幻灯片）。最后，以呼吁行动结束演讲——告诉他们你要求他们做什么。
除了完整版本的幻灯片报告，一定要把这个包括4至6张幻灯片的微型演示文稿另存为一个单独的文件，以备不时之需，这样也能避免点击那些没时间介绍的幻灯片。
第三种方法：只阐述要点
有时候你甚至没有时间介绍任何一个版本的演示文稿，老板的时间紧迫，他说：“我得赶紧走，你给我说说要点就行。”还有时候，你会发现听众只需要最简单的文稿版本。默里·威格莫尔早年在惠普公司时就遇到过这样的情况。
那时，他刚刚在蒙特利尔的麦吉尔大学（McGill University）就“超越实验室的生活”作了主题演讲。在演讲中，他详细描述了如何将应用科学带入商业世界，正如他自己的职业生涯那样。演讲结束后，有位教授来找他，说：“我有一个非常有才华的学生，他正在考虑继续科学研究，但他又有创业精神，他想听听你的建议。如果你有一点点时间，是否可以和他谈谈他为什么更适合攻读MBA，而不是追求博士学位？”
威格莫尔告诉我：“那时，我必须把25分钟的演讲内容浓缩为几分钟的信息，以传达给一个即将按照我所说的去建立自己生活的年轻人。这也是我最鼓舞人心的即兴讲话。”
有时候，你也会遇到类似情况，需要为某个人提炼你的讲话内容。这些情况通常是走廊对话、电梯聊天或客户会议。所以，一定要记住你想传达的要点是什么。
做好准备，用本章所述的三种方法缩减演示文稿。如果你能做到这一点，不管你有多长的讲话时间，你都可以在任何时候用自己的想法说服他人。