22职场规划 《效率革命》

——· 关于本书 ·——

《效率革命》这本书，主要从制度、原则等多个方面，系统地梳理了能让员工提高工作效率的思路和方法，并且结合企业案例和先进的管理理念，细分了28个关键法则。

——· 关于作者 ·——

作者陈丹军，是一名有20多年会计经验的国际会计师，在企业的绩效管控、成本优化和内部运营等多方面有着丰富的操作经验

——· 本书金句 ·——

1.与对的人在对的岗位工作，才能保证工作效率。

2.压力能够促进提供工作效率，但前提是要坚持适度原则。

3.与其让管理者通过严查来督促员工提高工作效率，不如让团队成员之间相互督促。

4.干扰是执行最大的阻力。只有屏蔽干扰，才能将工作做到最好。

5.明确的目标是高效工作的首先前提。

6.在企业的效率革命过程中，简化是必要的原则和手段，化繁为简，才能精益求精，以达至善。

——· 音频文稿 ·——

你好，欢迎来到每日有书。

今天为你解读的是《效率革命》，这本书的中文版大约18万字，我会用大约20分钟的时间，为你讲解书中精髓：无论是企业还是个人，提高工作效率都是长远发展的不二选择。

俗话说，时间就是金钱，效率就是生命。对个人来说，工作效率的高低是一个人工作能力最直接的体现。因为工作效率越高，就能越高效的完成工作，工作的业绩自然也就更高。反之亦然。对于企业来说，员工的工作效率越高，企业的整体效率也会越高。这么来看，提高员工的工作效率就是一件势在必行的事情。

那么，要从哪些方面提高员工的工作效率呢？

这也正是《效率革命》这本书要告诉我们的。这本书主要从制度、原则等多个方面，系统的梳理了能让员工提高工作效率的思路和方法，并且结合企业案例和先进的管理理念，细分了28个关键法则。

作者陈丹军，是一名有20多年会计经验的国际会计师，在从事会计、财务管理等本科教学工作的同时，带领团队参与了多家企业的绩效管控、成本优化等方面的操作，有着丰富的实战经验。

好了，介绍完这本书的基本情况和作者概况，那么下面我就用三个重点为你来详细讲述书中内容。

第一个重点，员工效率革命的第一步，提高工作时间的利用率。

第二个重点，员工效率革命的第二步，加强工作执行力、降低工作难度。

第三个重点，员工效率革命的助推器，公司的奖惩机制。

好，我们先来看第一个重点内容：员工效率革命的第一步，提高工作时间的利用率。

管理学大师彼得·德鲁克认为，员工工作效率低下的原因，主要在于他们把大量的时间，用在了没有价值产出或价值产出很低的事务性工作上。而高效人士在时间管理上都是非常有心得的，他们了解自己的时间，知道时间都用在了哪些地方，善于把零碎的时间集中起来，化零为整，用在最有价值的工作上。

比如，李嘉诚的时间管理就非常有规律性，几十年如一日。他每天早上5点59分起床，听新闻、看报纸、打高尔夫，然后去公司上班，下午六点准时下班，睡觉之前进行晚间阅读。

所以说，时间管理是关键，而学习时间管理，就是要实现用最短的时间，来完成最重要的工作。

那么，具体要怎么才能提高时间的利用率呢？

首先，可以巧用时间日志。

时间日志，就是把时间记录下来，了解自己的时间都用在了哪些地方。可以用纸，也可以下载一个记录时间的APP，每一个小时记录一次。然后对时间利用情况进行分析，最终达到有效管理时间，提高工作效率的目的。

其次，科学利用时间块。

有了自己的时间日志，接下来就要根据时间日志，合理分配工作任务，做到专时专用。科学利用时间块则是最好的时间管理方式。简单来说，就是尽量把零散的时间集中起来，在单独的时间块里只做同一件事情，这样就不会被打扰，也能充分利用时间完成工作目标。作者把这种在单独时间块里，集中时间和注意力一次只做好一件事的方法，称作单一事件工作法。

比如，领导要求我们在8个小时内写一份策划书，如果这8个小时是整块的时间，工作效率就会非常高，完成的可能性就很大。反之，如果这8个小时，是每天上午的1个小时，这种时间分配的模式，就会导致我们没有办法完成策划书，因为时间太分散，时刻会有外界的干扰。

与之相反的是刺激捕获的影响。刺激捕获是说，当其他事物抓住我们的注意力时，任务目标将可能不再起作用，因为刺激捕获发挥了作用，注意力被转移了。

举个例子，老板让A整理一份重要的会议资料，A立马着手整理。没一会儿，他想起来昨天那个同样重要的总结还没做完，于是他又开始作会议总结。又过了一会儿，同事有事找他帮忙，他觉得同事的事情更重要，于是又去帮同事了，结果A没有整理完会议资料也没有做完会议总结。这就是典型的刺激捕获的影响。工作中注意力被转移，工作效率就会很低。所以，在工作中保持专注，一次只做一件事才能防止走神，才能高效的完成工作。

当然，拥有独立的时间块，并不意味着就要忽略团队合作。所以在制定工作任务时，要先和团队的其他成员沟通，让彼此都知道对方的工作进度和内容，保证彼此的时间块不会受到干扰。

书中举例说，华为就非常重视时间块的管理。在时间的利用上，华为无论是最高领导还是基层员工，都善于把时间划分成不同的时间块。华为主要把时间分成三种。第一种是，切割时间块。华为的员工会在第一时间对分配到的任务，进行排列，制定任务进度。然后把任务分到更小的单位时间内，并以书面形式反映出来，每日进行检查。第二种是，建立与外部的接口。华为的员工在建立自己的时间块时，会密切关注与任务相关的、其他人的时间块设置，预留出与外部沟通协作的独立时间块。第三种是，微调时间块。时间块的设置和使用，不是一成不变的，可以根据当下任务的实际情况，进行微调。

接着，保持和谐的工作节奏感。

在工作中保持良好的节奏感，被作者称之为韵律法则，具体体现在对时间的支配上。

比如，恒大集团就一直保持着高节奏的运作，许家印也是这样的做事风格。如果恒大突然接到一个地产项目，不论项目规模大小，恒大都能在两小时以内，召集相关的人员，组建一支团队，立即操作执行，这样的工作节奏必然工作效率就很高。

事实上，工作中会有很多干扰，对于员工来说，有自己的做事节奏，才不会轻易被干扰，也不会随大流，工作效率也就得到了保障。书中举例说，华为的工作节奏感非常强，有自己的工作韵律法则。员工自己的节奏要跟他人的节奏相协调，要了解对方的行为习惯，这样就不会随意打扰别人。而保持和谐的工作节奏感，需要同一类工作安排在固定的时间集中完成。不管是管理者还是普通员工，都应该在固定的时间做同类的事情，不能随意暂停或转移到其他工作任务上。

最后，坚持日事日毕的工作习惯。

良好的时间管理和合理的工作计划，能帮助我们大大提高工作效率。很多人在工作中，习惯性的把当天的工作留到第二天做，缺乏严格的计划安排，严重影响了工作效率的提高。海尔总裁张瑞敏，为了解决员工工作拖延的问题，提出了“日事日毕，日清日高”的管理方法。海尔的员工，在工作开始前要填写日事清单，在下班前要根据日事清单，对工作完成的情况进行审查，审查的结果将作为个人绩效考核的依据和自我提升的参考，这样就极大的提高了工作效率。

好了，以上就是第一个重点内容：职场中科学的时间管理方式，能够帮我们提高工作时间的利用率，进而提高工作效率。

现实的工作环境里，事情很多很杂，如果把时间管理看作是提高工作效率的一条腿，在效率革命这条路上，单腿走路显然是走不快的。想要走的更快，就要找到另一条腿，两条腿走路。这也就是我们要说的第二个重点，员工效率革命的第二步，加强工作执行力、降低工作难度。

这里的关键，是要学会把复杂问题简单化，把简单问题条理化。具体要怎么做呢？

首先，要制定一个明确的目标。

管理者要想让员工达到最好的工作效果，就必须引导员工不断去实现合理的阶段目标，用目标引导员工提高工作效率。

用目标引导员工提高工作效率的方法，流程可以分为三步。

第一步，设定阶段性目标。

很多人认为，订一个宏观的、长期的目标，就算完事了。其实不然，对企业而言，订立具有方向性的长期计划很重要，而对管理者和员工来说，短期计划更有利于督促员工高效地完成工作。所以，真正的任务目标，是用来指导我们行为的，目标切实可行，才能起到引导的作用。

书中举例说，有人曾做过一项减肥试验，实验者把肥胖人士分成两组，第一组对象，设立的目标，是尽最大努力减少食物的摄入量，没有具体的任务标准。第二组对象，设定了详细的、具体的标准，他们把减肥目标细分为一个个小的、具体可量化的目标。一个月后的结果是，第二组对象成功减掉的体重比第一组实验对象多了两倍。

所以，最有效的制定目标的原则，就是要具体。在执行过程中，我们可以先把大目标分解成若干个阶段性的小目标，然后再去执行，这样才能达到高效工作的目的。

第二步，引导员工量化目标。

员工在设定目标之后，管理者需要根据员工的目标拆分计划，对目标进行客观的判断。比如，某个员工往年的业绩在50-80万之间徘徊，这位员工新的一年的业绩目标是120万。而拆分到每个月的业绩都是10万，是根据每个月平分得来的，这样的目标显然是不合理的，要重新调整。

第三步，引导员工制定可行且有挑战性的目标。

管理者在帮助员工完善目标时，既不能太低也不能太高，标准太低没有办法发挥员工的积极性和潜力，不利于效率的开发。标准太高，给员工造成太大的压力，也不利于发挥积极能动性。因此，管理者引导员工制定一个有挑战性的、确实可行的、难度适中的、符合员工自身能力和现实条件的目标尤为重要，只有这样员工才会保持积极的心态，才能全身心的投入到工作当中。

其次，根据人岗匹配的方法，把复杂的问题简单化。

作者认为提高工作效率没有那么难，关键在于要把相应的工作，安排给合适的人，明确分工，做到一事一人。

书中举例说，F1赛车维修站的分工协作就是“一事一人”的经典案例。每一辆赛车进站后，更换4个轮胎的时间，都是以秒计时的，通常都在1分钟内，有些甚至只需要10几秒。这里面的秘诀就在于有12位工作人员是换轮胎的技师。这些技师每轮三人，一人负责拆、上螺丝，一人负责拆旧轮胎，一人负责装新轮胎。具体操作时，两人分别负责操作前后千斤顶，一人负责赛车前鼻翼受损需要更换时操作特殊千斤顶，一人负责检查发动机的高压瓶，一人负责操作加油枪，一人负责扶住加油枪，一人负责加油机，一人负责持灭火器随时等待指令，一人负责擦拭车手的安全头盔，最后一位工作人员负责写指示牌，当指示牌举起时，就表示赛车可以离开维修站了。

从这个案例中我们可以看到，每个人的工作分工都非常明确，把一件很复杂的维修工作，拆分为简单的小工作，然后分配给每个人负责，这样的工作效率就非常高。

接着，简化工作流程。

崔西定律说，任何工作的难度都和执行步骤的数目平方成正比。比如说，完成一件工作总共有三个步骤，那么这个工作的难度就是9，如果完成工作需要五个步骤，那么这个工作的难度就是25。那么，把执行环节去繁从简，省去不必要的环节，就能降低工作难度，加快完成工作任务，从而提高工作效率。

简化工作提高效率的方法里，应用范围最广、效果最好的当属ECRS分析法。ECRS分析法，分别是取消、合并、重新排序和简化四个英文的首字母缩写。简单来说，就是取消流程里的多余环节，把相似的环节或不重要的环节合并在一起，按照合理的逻辑重新排序，通过自动化或者信息技术，对复杂的工作内容和流程进行改善，进而提高工作效率的方法。

简化工作流程也并不是那么容易的事情，很多公司参照优秀企业制作工作流程，然而效果却不好，这主要在于新的工作流程，到了企业会有水土不服的现象，没有办法全面的落实到位。华为最开始也遇到过这样的问题，但是任正非提出了“先僵化、后优化、再固化”的理论解决了这个问题。就是先强制性的让员工服从企业的规范流程，等到员工愿意服从流程以后，管理者再结合一些柔性的管理方式，让员工的执行工作维持在稳定的状态里。

总之，优化工作流程里的各个环节，化繁为简，不但能保证执行效果，还能提高员工的工作效率。

最后，通过列工作清单，把简单的事情条理化。

管理学家曾做过一项数据调查，结果发现，员工每天至少有三分之一的时间是用在垃圾工作上的。也就是说，我们把太多的时间和精力用在了处理琐碎的事情上，而这些事情的工作成效很小，以至于我们的工作效率很低。那么，对提高工作效率来说，避免做垃圾工作就显得尤为重要。

作者强调列工作清单，就是让工作明确化的最简单的方法。工作清单就是把工作任务按照顺序罗列出来，根据事情的轻重缓急，分解清单里的关键任务，并且规划具体的行动，形成一个确定的流程。这样就可以始终保持注意力，工作秩序不会被打断，执行力强，工作效率也更高。科学的工作日程计划实际上就是一份工作清单。

工作清单的关键是要区分轻重缓急，把时间和精力用于能产生80%效果的重要事情上。那么，怎么判断哪些工作是不最重要的？又该如何处理这些不重要的工作呢？

其实，识别垃圾工作只需要自问三个问题就可以了。一，这件事做与不做，有什么区别？二，做好这件事情会带来什么好处。三，投入时间和精力做这件事情，对自己的职业生涯有没有帮助？如果答案都是否定的，基本上就可以判断出这项工作是没有价值的工作，也就是垃圾工作。对于这样的工作，我们就要敬而远之，尽量避免，如果实在不得不去做，就要合理分配时间，尽量精简。

在具体处理方法上，我们可以用批量处理法。批量处理法是把影响工作效率的琐碎事务，从重要的工作里区分出来，然后集中处理。这样既能高效的处理重要的事情，又能通过批量处理的方式，节省处理琐碎事物的总时间，做到专时专用。

好了，上面就是为你讲述的第二个重点内容：学会把复杂的问题简单化，把简单的问题条理化，能够帮我们提高工作效率。

下面，来为你说说最后一个重点内容：员工效率革命的助推器，公司的奖惩机制。

工作中的压力，除了来自自我的要求，就是领导和竞争对手，而领导布置的任务压力是工作压力的主要来源。工作压力过大，员工会出现心理疲劳的状态，效率就会低下。而压力太小，员工感觉不到压力，容易出现懒惰的现象，效率也不会高。但是工作压力是客观存在的，所以员工的压力管理是管理者要重视的事情。

心理研究表明，压力和动力的关系是倒U形。压力太大或太小，动力都不足，只有压力适中时，动力是最强的。所以，保持适度的压力，对效率有促进的作用，更有利于解决问题。

那么，管理者如何设置稍有难度的工作任务和奖励制度，让员工有动力、高效率地完成，又有一定的压力呢？

首先，可以设定工作任务的最后期限。

管理者施加压力的时候，不能只停留在任务的布置阶段，还要在不同的工作阶段，调整压力强度。帕金森法则认为，根据工作任务的不同阶段，设定相应的最后期限，可以有效提高员工的工作效率。最后期限显然就是管理者给员工施加的压力。

举个简单的例子，“帮我把文件打印出来”，就没有“帮我把文件打印出来，我10点钟要用”好。

其次，把竞争带到团队中。

如果长期处于舒适的环境里，员工就会失去前进的动力，产生惰性。只有在有压力、竞争的环境里，员工才会保持高速前进的状态。为此，很多公司引进鲶鱼型人才，就是为了调动员工的工作积极性。

鲶鱼型人才来源于著名的鲶鱼效应，是说挪威人捕捞的沙丁鱼在运输的过程中，因为缺氧大量死亡。为了解决这个问题，有名船长发现在捕捞的沙丁鱼里放入的鲶鱼，就能提高沙丁鱼的存活率。因为鲶鱼个头大，喜欢游动，沙丁鱼就会很紧张，为了躲避也到处游动，缺氧的问题就解决了。同样的道理，鲶鱼型人才竞争意识强，做事雷厉风行。这样的员工，会给其他员工很大的竞争压力，激励他们更高效的工作。

任正非为激励员工，提出“不打粮食的干部要下台”的政策和末位淘汰的制度，与引进鲶鱼型人才有着同样的激励效果。

“不打粮食的干部要下台”简单来说，就是没有绩效产出的人就要被淘汰，而末位淘汰制度，顾名思义就是淘汰绩效排名倒数第一的员工，华为每年会按照5%的比例淘汰员工，不分新老员工，干部也不例外。这些都是为了让员工有危机感，激发员工的工作积极性。

最后，激发员工的成就动机。

成就动机也叫志向水平，是我们在做事前，自认为能达到成就目标的一种心理倾向。成就动机来源于一个人对成功的追求和对自我能力的评估。

比如，想成为销售精英，却很少研究相关的销售技巧。想学英语，没看几眼书，就犯困。想成为管理者，又不爱学习。这些对自己行为的控制力很差的表现，就是成就动机不强。

为了激发员工的内在动机，华为设有员工持股制度，华为99%的股票是由员工持有的。让员工有股权、财富和身份认可，员工必然会有主人翁的意识，责任感和归属感提升，工作效率也会提高。

好，说到这里，今天的内容聊得就差不多了。下面，让我们来回顾一下今天为你分享的内容。

首先，我们说到了员工效率革命的第一步，提高工作时间的利用率。简单来说，想要提高工作时间的利用率，时间管理是关键。我们可以巧用时间日志、科学利用时间块、保持和谐的工作节奏感，以及坚持日事日毕的工作习惯，这四种方式进行时间管理。

其次，我们说到了员工效率革命的第二步，加强工作执行力、降低工作难度。这里的关键是要学会把复杂的问题简单化，把简单的问题条理化。我们可以先通过设定阶段性目标、量化可行且有挑战性的目标的步骤，制定一个明确的目标。然后根据人岗匹配和简化工作流程的方法，把相应的工作，安排给合适的人，用ECRS分析法，把执行环节去繁从简，提高工作效率。最后通过列工作清单，让工作明确化，遇到不得不处理的垃圾工作则可以用批量处理法。

最后，我们说到了员工效率革命的助推器，公司的奖惩机制。简而言之，管理者可以通过设定工作任务的最后期限、把竞争带到团队中、激发员工成就动机的方式，设置稍有难度的工作任务和奖励制度，让员工有动力完成，又有一定的压力，最终达到提高工作效率的目的。

以上就是今天全部总结内容。恭喜你又听完一本书。