第十一章 公文办理程序

第十一章 公文办理程序

1.简述公文的办理程序。

答案：

（1）收文办理程序：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

（2）发文办理程序：拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与封发。

2. 简述公文登记的概念、原则。

答案：

（1）概念：公文登记指将需要登记的文件在收文登记薄上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收文和处理。

（2）公文登记的原则是方便文件的运转和管理。

3. 简述公文签收的含义及作用。

答案：公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，证公文运转的安全可靠。

4. 简述收文办理程序。

答案：主要有：

（1）签收、拆封与登记；

（2）分发与传阅；

（3）拟办、批办与承办；

（4）催办、查办与注办。

5. 简述机关的收文来源。

答案：

（1）机要交通送来的机要件；

（2）邮局送来的挂号函件和电报；

（3）外机关和部门直接送来的文件材料。

6. 简述公文登记的作用。

答案：

（1）便于管理和保护文件。

（2）便于检查和检索文件。

（3）便于文件的统计和催办工作。

（4）作为核对与交接文件的凭据。

7. 简述公文登记的具体范围。

答案：

（1）上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；

（2）下级机关文件。包括请示性、报告性文件；

（3）重要的带有密级的刊物、资料；

（4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；

（5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。

8. 公文的传阅应当注意哪些问题？

答案：

（1）传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；

（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递，前面的人员或部门看完文件后，要退回公文处理部门，再由文书人员往下传，不能脱离文书人员自行横传，以保证文书人员及时了解传阅情况，防止文件丢失和积压；

（3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；

（4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅看人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

9. 简述机关文书审核的重点。

答案：

（1）是否应由本机关办理；

（2）是否符合行文规则；

（3）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；

（4）涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；

（5）使用公文文种、公文格式是否规范等。

10. 试述公文分发的原则和具体要求。

答案：

（1）对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导。分送给机关领导阅批的文件，要先填好《公文处理单》连同文件一并送批，以便领导人签署具体意见，文件经领导人批办后，再根据批办意见分发办理；

（2）对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人；

（3）对来文机关答复本机关询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；

（4）在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；

（5）公文的分发要建立登记交接制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上表明“阅读后请退回归档”字样，以便及时收回，防止文件散失。

11. 公文的承办包括哪些方面？

答案：公文的承办包括两个方面：

一是从业务部门的工作来说，承办是对具体工作的执行、办理和贯彻落实；

二是从公文处理工作来说，主要是指对那些必须回复的来文根据拟办和批办的意见办理复文。

12. 批办的主要内容有哪些？

答案：

（1）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

（2）明确承办单位或承办人，规定承办时限。

（3）凡涉及两个以上承办单位的应指出主办单位或主办人。

（4）批办意见应写在公文处理单的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。

13. 试述你对公文拟办的理解。

答案：

（1）公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。拟办意见可根据来文的情况分别由办公部门负责人或业务部门承办人提出。

（2）拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。加强拟办工作，是提高工作效率和工作质量的有效措施。

14. 试述公文承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意的事项。

答案：

（1）对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图及时办理，不得延误推倭。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。如有疑问可向进行批办该份公文的有关领导反映自己的意见，不可违背领导的意见自行处理。对不属本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由；

（2）对没有领导签署批办意见的公文，即一般性公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理；

（3）对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批；

（4）来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，要将有关文件材料一并附上，以保证领导能全面地掌握情况，作出正确的判断和决策。

15. 试述承办是公文处理工作的关键性环节。

档案：

（1）公文的承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

（2）承办在公文处理工作中是一个关键性环节。任何一份公文都是为了解决一定的问题而形成的。问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键性环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

16. 试述你对公文承办的理解。

答案：

（1）公文的承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

（2）承办这一环节，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。

（3）承办在公文处理工作中是一个关键性环节。任何一份公文都是为了解决一定的问题而形成的。问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键性环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

17. 试述你对公文批办的理解。

答案：

（1）公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（2）批办的作用在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。

（3）一般说来，办公部门送批的文件是经过筛选后重要的、紧急的公文。

18. 查办立项的内容应包括哪些要素？

答案：

（1）确定查办的事由。

（2）明确办理要求。

（3）指明承办单位或承办人。

（4）规定完成时限。

（5）提出办结后的反馈要求。

19. 简述公文查办工作的程序。

答案：

（1）阅读有关材料，搞清查办的问题。

（2）查办立项。

（3）查办的办理。

（4）查办的结果与反馈。

（5）整理归档。

20. 简述建立公文催办制度的必要性。

答案：建立催办制度，是避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

21. 试述查办和催办的异同。

答案：相同：从机关文书部门的工作来说，查办和催办都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。

不同：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文，文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

（2）查办的问题要进行查办立项，即通过文字表达形式对所要进行查办的事项登记上账，提出明确的质与量的规定和应达到的目标要求，经领导审定后实施，对查办的结果要写出汇报材料及时反馈，因此，查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文办理的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

22. 简述公文审核的重点。

答案：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定。

23. 简述公文核发的内容。

答案：

（1）文稿是否按规定程序请有关领导审批，审批手续是否完备，即审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。

（2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

（3）编排发文字号。

（4）对需要表明密级，紧急程度的公文进行标注。

（5）确定分送单位和印制分数。

24. 简述公文签发时应注意的问题。

答案：

（1）机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。

（2）以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。

（3）签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字表述的正确性应负完全责任。

25. 试述公文在起草过程中需注意的问题。

答案：

（1）公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并就其必要性、可行性加以说明。

（2）拟写的文稿要达到如下的要求：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精练，直书不曲，字词规范，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。

（3）文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。

（4）在文件拟稿中，如要引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号。如“国务院关于禁止在公路上乱设站卡乱罚款乱收费的通知（国发〔1994〕41号)”。

（5）在文件拟稿中，涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。即表示长度的基本单位用米，表示重量的基本单位用千克（公斤）等。

（6）拟写文稿，在使用简称时，应先用全称，并加以注明。如“《中华人民共和国政府和葡萄牙共和国政府关于澳门问题的联合声明》（以下简称‘联合声明’）。”使用国际组织的外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（7）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。。

26. 简述公文核发及核发工作内容要求。

答案：公文的核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

对公文进行核发工作的人员应是办公室分管公文工作的负责人。

27. 用印的注意事项有哪些？

答案：

（1）要用发文单位的印章；

（2）用印前履行批准手续；

（3）用印公文份数以领导批准的数目为限；

（4）印章由专人保管，用毕迅速交回；

（5）印章应盖在成文日期上，注意上不压正文、下要压日期。

28. 公文用印要注意哪些问题？

答案：

（1）必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后使得用印。

（2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

（3）两个以上的机关或部门的联合下发的公文，机关部门都要加盖印章。

（4）公文用印要与制发公文的机关、部门或单位相一致。

（5）公文用印要核实份数，超过份数的不能盖章。要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。

29. 什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？

答案：

（1）公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理分为收文和发文。

（2）收文办理一般包括签收、拆封与登记、分发与传阅、拟办、批办与承办、催办、查办等程序；

（3）发文办理一般包括拟稿、审核与签发、核发、缮印与校对、用印、登记与封发等程序。