时间管理 VS. 事件管理：重构管理者的时间观

你好，我是魏开诚，欢迎你收听本节课程“时间管理”。

我想问下你有没有类似小魏这种「时间管理」经验?下面这个案例比较长,麻烦你仔细听，听完之后你可以给小魏建议，他该如何管理时间。

小魏一大早到公司后，先梳理了一天要处理的事情,

他的计划如下:

1）写一个项目建议书，下午3：00发给客户

2）写季度总结报告，老板已经要了两天了，承诺老板今天提交给他

3）主持部门下午3：00的例会

4）下属阿凯近期很不在状态，已经严重影响到了项目的进度和交付，必须要跟他做一个反馈

5）答应小爱今天要找个时间跟她谈谈……

6）计划下阶段的工作重点，下午例会跟大家讨论

7）答应了好朋友, 下班后去健身

....

结果写项目建议书，持续了15分钟,

下属小爱发来微信问，领导有没有时间,我想想先聊聊也可以，就约小爱到办公室聊了30分钟左右。

然后继续写项目建议书，写了15分钟，老板打电话来，要求下午3点前无论如何要提交季度总结报告给他。因为老板突然有事，下午3点的飞机出差，想在飞机上看看，晚上8点还要跟自己电话沟通。

只好先停下项目建议书，改写部门总结报告，报告中的几个关键数据分别在小爱和阿凯那里，找数据又花了半天时间。

时间越来越紧，于是小魏嘱托小爱中午吃饭的时候带一个外卖回来，然后关掉手机开始赶报告。

报告终于写完，并邮件给了老板。发现自己也饿了，狼吞虎咽地把外卖干掉。

吃完饭才想起来手机还关着呢，赶紧打开手机，结果一开机就收到十几条信息：

一部分信息是寻找自己的，这么长时间电话不通，微信没人理，短信也不回，什么情况；

有一部分是共享信息：

1）有一件事发现今天又有新的同事加入，很多同事都已经进行了回复，表示热烈欢迎；

2）产品研发中心又推出了一个产品，让大家反馈对新产品的建议，已经有两位同事追加了反馈邮件，其中一个同事还提到了自己，问自己的意见。

3）部门群里的小伙伴们在讨论周末去哪里团建，大家讨论的热火朝天，还多次@了自己；

还有一部分

4）公司经理群里，老板发了一个讨论，让大家头脑风暴提一些建议，下午下班前让HR汇总后email给他。

客户发过微信，询问项目建议书怎么样了……

赶紧处理未读信息, 接下来开会, 处理客户来电….,

忙到20:00这时才想起本来要跟阿凯谈一谈的，也没时间了。阿凯已经下班了。只好明天再约他的时间。

这时朋友打来电话，问准备的怎么样了，才又想起健身的事，考虑到晚上老板可能会打电话过来，只好推辞了。

回到家打开邮件看到了老板发的关于季度报告的几点建议，自己又结合下午大家讨论的内容做了一个计划一直到23:00终于忙完了，发现自己桌上的那本书已经两个月了还没有读完，墙上自己制定的健身计划，也一直没有实施起来。

唉, 实在没精力了, 明天再处理吧! 洗洗睡。

小魏的一天就是这样，如果你是小魏，你会如何管理时间呢？

其实我更想问各位的是, 时间到底可不可以管理？

一天就24个小时,我们也没办法让时间变快或变慢, 所以说时间管理到底在管理什么？是在管什么？

我们都听过重要紧急四象限的时间管理, 我们也知道事情有轻重缓急,我们也知道重要紧急的先做,这理论都很好，那为什么还多很多计划好的事情还是无法如计划中完成呢？

真的是我的时间管理不佳吗？还是我的活太多了?还是我有太多的杂事?

与其说时间管理, 我觉得倒不如说是管理自己。

最简单的例子, 你们有没有发现，

如果是约会，容易迟到的总是那几个。

或者是缴交报告的时候, 报告都是压在最后一分钟才能够提交上来，也是那几个人。

那些约会迟到或者是报告压在底线提交上来的，是因为他们真的比我们忙吗？应该也未必。

所以我觉得时间管理, 重点不是管理时间，而是管理自己。

如果这件事很重要，我相信无论如何你都会想办法去完成他，对吧。

有的人有拖延的习惯, 有的人不好意思拒绝他人, 有的人不懂得授权给员工工作…, 所以与其说时间管理, 不如说先管理好自己做事的习惯吧!

我们都听过时间管理，分为两个维度, 重要与紧急, 再根据这两个维度分为四个象限.

既然如此，我们是不是就应该要区别什么是重要与不重要的事情?

如何区别重要与不重要的事情呢?

　　1.会影响群体利益的事情为重要的事情；

　　2.上级关注的事情为重要的事情；

　　3.会影响绩效考核的事情为重要的事情；

　　4.对组织和个人而言价值重大的事情为重要事情。

        （重大包括金额和性质两方面）

你现在可以根据我刚刚说的重要紧急时间四象限，你可以现在试着画在一张白纸上面。

请你盘点一下，再将你一天的工作当中哪个是属于重要又紧急的事，哪个是属于重要不紧急的事，哪一个是属于不重要又急的事，哪一个是属于不重要又不急的事。

根据我刚刚对重要事情的定义来分类:

我每一个象限,举些例子吧,

第一象限重要又急的事情

比如说: 限期完成的工作, 有一些危机的问题(比如说:重大客诉)…

第二象限: 重要,不急的事情有哪些呢？

例如: 防患于未然的事情, 计划的事情, 增进能力的事情,例如说培训，一般碰到其他紧急的事情没培训就会被拖延。

第三象限哪些是属于不重要又急的事情呢？

比如: 有一些不速之客, 未在你计划当中, 临时插进来找你，某些会议也算是

第四象限什么是不重要,不紧急的事情？

比如有一些推销的电话, 自己无意识浪费时间的事情, 比如说:你的微信亮了你就划到微信，比如我习惯性的划手机。

当你分好类后，我们再看看怎么分优先级

那怎么分优先级呢? 问问自己四个关键的问题。

1. 这件工作跟你的目标有甚么关系?

2. 它有没有时间性？ 

3. 你对工作的兴趣如何？

4. 工作的性质是甚么？能不能跟别的事情合办?

因此这时间管理四象限的轻重缓急, 就可以如下判断:

1.对重要和紧急的事情当然是立即就做；

2.而对不重要不紧急的事情不做 ；

3.平时多做重要但不紧急的事情；（因为这是第二象限，常常被称为第二象限工作法）

4.对紧急但不重要的事情选择做。

坊间也有许多谈时间管理的课程以及知识。

像David Allen（戴维•艾伦）写了一本畅销书叫做Get Things Done (把事情做完), 简称GTD。

 GTD的核心有以下2点:

1. 把所有事情都写下来，存进工具，清空大脑

2. 一时一事，心无杂念，实现真正的高效工作

要点就是:

首先，把所有事情都写下来，存进「时间管理工作表的行动清单」里

然后，清空你的大脑，对下一步行动分分类, 如下:

1. 马上行动/2分钟行动Do asap

2. 项目[番茄钟] Scheduled , 番茄钟理论建议至网络上搜寻即有详尽说明. )

3. 指派他人处理Delegated

以上就是我今天分享的主题，新经理三大成长引擎之时间管理。

总结一下: 

1. 管理时间要先管理好自己

2. 时间管理四象限的分类及优先级的原则

3. GTD的核心要点及方法

好了，如果你已经具备经理人三大成长引擎:认知角色,认知自己, 做好时间管理.，能够管理好自己之后，下节课我们就要开始谈谈如何管理他人。

谢谢你今天的收听, 下回我们要谈的是如何管理他人，我们绩效如何达成呢？

下回见!