怎样组织好一场会议—谈会议的高效法则（下）（沟通大师CEO 赵倩）

上一课我们讲到把整个开会的流程分成前、中、后三个部分，相应对时间投入比例是5：2：3，上一讲学习了前期准备的50%，今天我们来聊一聊，剩下的50%，也就是会议中的组织和会议后的成果输出。

大家还记得小梁的案例吗，小梁在听取了我的建议后，顺利的做好了会议的前期准备，包括通过提问和确认，把会议的主题、地点、时间、与会人员以及会议当中的相关角色的分工都明确了下来，并向所有相关人士发出了会议流程和主题的邮件。

到了会议当天，我们来看看小梁做的怎么样？

会议前两个小时，小梁又来到我的办公室，想听听我对这剩下的50%有什么意见和建议。

我给他举了一个例子。

我的一位前同事Ted，有一次他要组织一场会议，在会议前，他做了比较充分的准备，符合我们提到的那句顺口溜“时间地点人物明确，分工角色主题清晰”，可是在会议当天，有人迟到，有人临时不能参加，会议开始时间也因此延时了15分钟，直接影响到会议效果。会议延迟开始，在最初定下的会议流程也没能够严格遵守，因为还惦记着这没能来参加的人是为什么没来。Ted认为自己没做错什么呀，会议中，Ted显得有些心不在焉，没能及时提醒和配合主持人对发言进行管理，对时间进行管控。Ted认为自己在会议前期做了充分的准备工作，给所有人的通知都到位了，缺席与迟到是参会人员的素质问题，与自己无关，他甚至在会议结束后，在发送会议记录的同时，重点点名了缺席以及迟到的同事。

这样的会议记录发出后的结果是会议组织者以及被点名的同事间的相互推诿甚至产生冲突。然而，这样的结局是可以避免的吗？在整个流程当中我们可以怎样避免出现同类的情况？

其实，我们是不是可以这样做：

1.   会议前提醒并再确认，尽可能避免缺席和迟到的发生，当然有些时候在所难免，那么我们可以再确认时事先知晓这样的情况，在会议当天及时调整和应对；并和主持人反馈这个情况。

2.   会议准时开始，和主持人配合得当，对于晚到或未到的同事提供基本信息让他们知晓，便于迅速加入讨论。这样说来，事前的资料准备就非常的重要。

3.   签到表提前准备好，可以及时了解到会情况。

PART 3:解决问题

在听了这个故事之后，小梁做了这样几件事：

1.      打印了招聘流程的文件，并用记号笔标注出重点的部分，每人一份，签到时领取；

2.      提前准备了签到表，按照部门和参会人员进行签到，

3.      提前和主持人沟通，会议准时开始；

4.      他找到了另一位HR的同事做了会议记录，便于会议后的成果输出，

5.      他按照时间节点提醒主持人按照流程来进行会议议题，

6.      明确下一步的行动。

我们可以这样总结一下，会议当中的30%他都做了什么：

1.           物资完备，提醒时间；

2.           配合主持，管控流程；

3.           记录清楚，便与输出；

4.           配合得当，目标清晰；

会议结束后，小梁把会议纪要发给我，从这份会议纪要当中，我看到了，某某经理说了什么？某某主管表达了什么…如电影剧本般详细。而而会议纪要作为会议输出的总结，最重要的是我们要根据会议的主题摘录重点，根据6W1R的原则来拟定的。会议纪要毕竟是发给开会人员作为备份用的。

这里所说的6W1R即：

WHAT—会议的主题以及目标；

WHEN—何时召开；

WHO—谁主持会议；

WHOM—谁来参加会议；

WHERE—在哪里召开；

HOW—如何开展，讨论的主要内容以及主要观点；

以及 RESULT—结果及行动计划。

基于6W1R我们可以清晰的总结出一份会议纪要，并在会议结束后以邮件的形式发给参加会议的人员作为备份。做一份清晰的会议纪要，就是你该投入到一场会议当中最后的20%部分。

PART 4:小结

会议是下一步行动的开始，也是文化的传递和目标清晰的过程，经过这两节课，相信你已经知道对于组织一场会议需要做的前中后有了清晰的认识，我们来回顾一下我的那句顺口溜：

时间地点人物明确，分工角色主题清晰，

流程内容提问沟通，成果输出行动跟踪。

准备前期做好提问和确定，中期做好沟通以及流程控制，后期根据“6W1R”原理做好会议记录的输出。

学会开会，好好上班，幸福生活。