做外贸必懂—外贸员到底怎么做，才会避免样品石沉大海！

外贸员到底怎么做，才会避免样品石沉大海！

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对于外贸小白来说，在给客户寄送样品后，就开始盼望客户回复我们信息，然后下订单，可是事实真的如此吗？就像我们平时在商场，想买一个搅拌机，但是只要是搅拌机就会买吗？在现场试用一下，就会买吗？当然不是，其实在外贸中也是同样的道理，那么如何尽量避免我们寄出的样品会石沉大海呢？今天我们就从邮寄样品寄送前中后应该做什么，面对新老客户如何寄送样品、跟进样品等几个维度为大家分析。

一、寄送样品前需要做什么

1 判断对方真实身份 

如果是新客户要求我们寄送样品时，首先我们要先判断对方是否是真实的购货商，这里我们推荐给大家一个工具voilanorbert，在注册好后，将客户的名字，公司域名，输入到搜索框中，点击搜索，就会自动出现客户的邮箱地址和公司邮箱，点击头像，除了可以看到客户的公司邮箱以外，还可以看到他的电话号码以及他在google地图上的地点。

另外还可以通过点击账号的右上角“Linkedin”、“Twitter”“Facebook”图标，直接跳转至客户的社交媒体页面。以此信息来对比客户之前提供给我们的信息是否有出入。来初步判断这个客户是否是真实存在的。

2了解对方目的 

1）面对新客户，判断对方购买产品目的 

另外，如果是新客户，我们也要弄清楚对方用我们产品的目的。一般来说，我们会遇到两种情况：一种是对方是厂家企业，产品自用的；另外一种是对方是中间商，产品是用来参加展会，调查完市场后，再决定是否订购我们产品。由此我们可以初步判断，我们将样品邮寄给对方后的风险值估测，如果对方是中间商，那么风险估值就偏高，因为他们也会根据市场用户反响，来决定是否下订单；如果对方是厂家企业，那么就需要我们进一步了解对方的具体用途，以及对产品的具体要求等信息，来确定我们的产品是否符合对方的要求，以此避免我们的样品打水漂。

2）面对老客户，了解对方用途

如果是我们的老客户，向我们了解新产品。这时我们也要了解客户的产品用途、规格要求等信息，千万不要因为是老客户，就掉以轻心，如果不符合客户要求，也会失去订单的。

3. 任何客户都需要支付一定费用

对于样品费和快递费方面，不论对方是新客户还是老客户我们都要务必要求，对方支付部分费用。道理很简单，一是，免费得来的样品一般不会珍惜，另外，如果对方只是想免费得到样品，损失就会较大。

如果在遇到新客户要求邮寄样品时，如果我们的产品价格较低，如螺丝钉，我们就可以提出样品免费，对方支付快递费；如果产品价格较高，如气电动阀门，我们就可以要求对方支付样品费，快递费各付一半；如果对方执意不想支付样品全款，我们可以与对方协定，如果对方订购我们的产品，我们将在订购总额中减去样品的价钱。如果对方既不想支付样品费，又不想支付快递费，这样太没有诚意了，我们就可以考虑拒绝对方的要求。

4. 为产品添加标签

在确定好具体样品后，我们要为样品添加标签，如：样品名称、编号、规格、成分、重量、密度等商品信息，这样可以让客户更加清楚了解样品。同时也要在标签中添加上我们的姓名、联系电话、邮箱和公司名称，这样可以让客户在试用或检测后能第一时间联系到我们。另外是样品的检测报告，也一并附上，这样更能体现我们的专业性和对对方的重视。

5. 核实收件地点

另外，我们在邮寄前，一定要和客户再三确认收货地址、收件人姓名和电话。因为在国际贸易中，快递出错，手续非常繁琐。

6. 制作样品管理表

在一切准备工作，做好后，我们要制作一份样品管理表，包括样品名、样品型号/版本、生产批次、数量、金额、以及送样到哪个国家、给了哪个客户等信息，以及后期客户收到样品后的使用反馈都要登记好。

二、寄送样品时

1）实时跟进样品进程 

我们在邮寄样品时，一定要有形式发票，形式发票是客户清关的必需单据，也是我们出口商样品管理的重要记录。

当样品一旦寄出，就要把快递底单传真发给客户，再写一份E-mail告诉对方样品已发送，并告诉对方样品到达的大致时间。这样估计样品快到的时候我们就可以再发一份E-mail，询问样品是否收到，是否满意，有哪些疑问等。这样可以避免对方收到样品过多，忽略我们的样品。这里提醒一下大家，样品寄出后，要在网上实时查询快递运输情况。

最后是给客户发送邮件时要表明，请对方收到样品后回复我们，这样也方便我们后期与客户沟通样品的相关事宜。

2）寄样的方式

① 邮政

对于寄样的方式，有两种形式，一种是走邮政的航空大包裹，这个价格比较便宜，航程大约在15个工作日。这种方式比较适合大件但价格低的产品，直接联系货代公司发货就可以。一般的普通货物（非危险品）可以正常邮寄；但是如果是普通化工品，就需要提供品质证书，证明其无毒、无害、无爆破性等，这样便于海关查验核实，来让产品顺利通过；如果是危险化工品或疑似危险化工品，如钛BAI粉，就需要出示特殊证明。

② 航空快递

另外一种是国际快递，如联邦快递（FedEx）、DHL、TNT、UPS、EMS等。一般来说走国际快递的实效是3-7个工作日。同样如果我们的产品是普通化工品，就需要提供品质证书，证明其无毒、无害、无爆破性等，这样便于海关查验核实，让产品顺利通过；如果是危险化工品或疑似危险化工品，如钛BAI粉，就需要出示特殊证明才能通关。

三、寄送样品后

1）与客户实时沟通

当用户收到我们的样品后，一般都会将样品进行3-10天的样品试用、检测等，以此来确定我们的产品是否适用。如果我们的客户是中间商，是去参加会展使用的，那周期就会更长一些，不过就算周期长，也要让对方告诉我们大概时间。这期间建议大家，不要纯粹的等待，也要和对方沟通，了解进展。因为客户也会收到我们同行公司的产品，如果产品都能使用，就是看报价和人情了。

2）不符合客户要求怎么办？

① 不符合生产商要求 

在客户收到样品后，经过检查、试用，发现产品不符合他们产品的使用要求时，我们千万不要觉得这个单子黄了，不再跟进。反之，我们应该积极与客户沟通，了解使用时遇到的具体问题。这样我们可以查看一下自身产品中，有哪些符合对方生产要求的产品，邮寄给客户来再次进行试用，这样就算这次不能进行合作，但是我们解决问题的态度，也会给对方留下一个好印象，这样后期如果对方有购货需求，也会有较大几率联系我们。

② 不符合中间商市场预期怎么办？

另外，如果是中间商在参加展会时，感觉产品市场不如预期，不想购买产品时。我们也不要不再跟进，我们可以向对方了解一下，他参展的地区在哪里，面向哪些客户，哪些产品的市场较为客观。这样我们就可以参考一下，那些较为热门的产品，我们是否有在生产，如果我们也有这些产品，那么我们就可以与对方进行沟通，来促成订单。另外，也可以将这些产品，作为该地区的主推产品，为此来开发客户。

3）客户迟迟不回复信息怎么办 

① 普通企业厂家不回复信息怎么办 

对于普通企业厂家来说收到货物超过10天，客户还是不回复我们，那么基本上就是不行了。尤其是我们按照客户要求生产的样品，还是没有回复时，几率就更加渺茫了。此时我们可以再给客户发一份邮件，咨询样品是否不符合要求，望予以回复。另外，我们也可以开始去寻找新的客户了。当有新的类似厂家企业和我们要同款产品时，我们可以先给客户发送一份虚拟产品展示图及证书，以免再次出现类似的事情。

② 中间商不回信息怎么办

如果对方是中间商，在对方给的预期时间内，没有给我们回复。那基本也是没有什么希望了。一般来说，我们在给中间商邮寄样品时，都是收取一定样品费和邮寄费的，在损失方面一般不会太大。不过，我们再有与这个中间商所在地区一样的中间商，要求我们邮寄样品时，就一定要再三考虑。

总之，避免样品石沉大海的方法，主要是根据我们在邮寄前做的准备有关。如，对客户的了解、以及客户对产品的需求。将问题在根源处解决，才会最大限度避免样品打水漂。