如何打造一份100分的报价单

大家好，我是丝路赞学院的雅倩，成功出海伴你一路前行！

我们在外贸谈判的过程中，一份好的报价单影响着我们的成单、物流和走货。而且我们的报价单就体现着我们的工作能力、公司形象及实力等信息。还有就是采购方往往不止向我们一家要报价单，所以只有我们给客户的报价单，让客户觉得我们足够专业全面、足够出众、足够细心，才会信任我们继续跟我们谈判下去。那么一份好的报价单包含了哪些要素呢？要用什么样的格式展示呢？那今天我们就从报价单的构成、报价单的格式，以及收付款方式这3个板块为大家分享。

首先我们先来了解一下，报价单由哪些部分构成。

首先是我们的公司信息，如：公司名称&标志、详细地址、邮政编码、联系人姓名、电话、传真号码、邮箱地址、公司网站等，这些信息都是非常重要的。因为客户收到的报价单肯定不止我们一家，为了避免客户收到的报价单太多而忽略掉我们的报价单。那么我们有没有什么方法可以让客户一眼看到我们的报价单呢？

在报价单的命名上，我们可以以公司名称加产品名称作为报价单的主题，以此保证客户能第一眼看到是来自哪个公司的，什么产品的报价单。另外在邮件正文中，我们放一些公司的优势以及整体总报价作为导语，这样在一定程度上可以吸引客户打开报价单。

在报价单的开头，我们写上“To：某某”，这样可以让客户感觉自己被重视。还有我们最好在报价单中标明，报价单的制作时间和有效期，以及结尾处加上我们公司的logo、名称、电话、传真、邮箱、公司的一些理念，口号等信息，这样做可以更好的展示我们的专业度和公司实力。

在产品的包装上我们也要做足功课，比如：包装纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料以及产品基本资料、产品技术参数、价格条款、货物装运等，这些都是非常重要的信息。因为这些信息会影响到我们在核算费用的时候，影响到最终运费。比如：客户要10个设备，我们最好将每个设备的详细信息，如：图片、认证、具体的参数，包装类型，包装图片，配套的配件数量等等全部都标记清楚。这样做就会让客户感觉到我们是足够专业的，继而更愿意与我们合作。

我们经常听说不少关于错装漏装，短装溢装被客户投诉甚至罚款的案例。这些都是由于我们的经验不足或经验判断失误而造成的摆放失误，那应该怎么避免呢？尤其对于新外贸员来说，不会摆放怎么办呢？其实市场上有很多集装箱摆放软件可以帮助我们解决这个问题，比如装箱大师，就是专门为物流货运部门的朋友准备的一款货车装箱计算软件，装箱大师可以根据车厢的大小来为我们设计装货方案，让我们可以节省更多空间，装更多的货物，极大的节省了货车的装箱容量。当然还有一些其他集装箱软件摆放也都是可以的，这样做可以把我们货物装集失误风险降到最低，也使我们与客户的合作更顺畅。

在了解了报价单的构成要素后，我们再来了解一下报价单的格式。常见的报价单格式有：Word、PDF、图片等，从使用频次来看，最常用的就是Word和PDF格式的。

首先我们先来看Word报价单。world报价单的优势在于，可以进行在线编辑、方便排版，而且客户可以在屏幕上的查看打印效果，以及在客户查看报价单时，有异议的地方可以进行标注。这种world格式报价单，适用于初次发布报价的时候使用。

另外是PDF格式的报价单。PDF格式报价单的最大优势在于，在众多报价单格式中清晰度是最高的，还有就是不支持在线修改，这样可以避免我们后期交易中一些不必要的麻烦。而且PDF格式报价单在任何设备和软件平台中，展示效果都不会产生排版错乱的情况，所以在众多格式报价单中PDF格式报价单的安全可靠性是较高的。由此，当我们与客户沟通好订单的各个事宜之后，以PDF为我们报价单的最终定稿。这样可以有效规避我们外贸中一些不必要的风险。

其实不管是什么样的格式，都是为了提升用户体验。所以我们在给客户发送的邮件的最后部分写上：“详细报价资料请参照附件中的文件，我们还提供了Word、PDF两种格式，可根据您的电脑软件情况选择最合适的格式”。这样多在细节为客户考虑问题，客户看到我们的细节工作做得多且稳妥就会越放心，也就会比较愿意与我们合作。

由于外贸中涉及国际资金流通，所以报价单的收付款方式也是我们要重点展示的部分。常见的国际收付款方式有PayPal、西联、电汇、信用卡四种。

这其中PayPal是最主流的支付方式，在全球范围内拥有超过2 亿活跃账户，是一个真正全球化的支付平台，服务遍及全球 200 多个国家和地区，支持用户接收 100 多种货币付款，56 种货币提现到银行账户，而且在 PayPal 账户中拥有 25 种不同货币的余额。不过对于发展中国家和地区的卖家采用了更为严格的管理措施，遇到违规行为容易被冻结甚至永久封掉用户的账户。如果是经营仿牌产品，要慎重使用。

其次是西联支付，这种付款方式也是仅次于PayPal的在线支付提供商。尤其在欧洲地区大部分用户是使用西联支付的。目前中国有中国农业银行、中国光大银行、中国建设银行等多家合作银行，可提供几分钟内提取款项的快速汇款服务，而且收款人无需缴付手续费，而且是先付款后发货，这样可以保证我们商家利益不受损失。

然后电汇的收付款方式，这种付款方式提现也很方便，主要是由银行通过电报、电传的方式进行资金结算等业务，有利于我们能够安全收回货款，且安全适合大额收款。另外，电汇的手续费要比其他方式低很多，而且手续费承担方式中，我们出口商可以选择与客户共同承担手续费的方式进行结算。

最后是信用卡，信用卡收款快捷。而且对于外贸市场来说，有信用卡的外国人非常普遍，因为信用卡在收款、提现方面都很方便，一般用于外贸中的1000美元以下的小额收款。比较适合于网店零售：主要行业有鞋服、饰品、生活用品、电子产品、保健品、虚拟游戏和订票等。

目前很多B2B网站都在使用paypal作为支付方式，或者信用卡支付渠道。关于支付渠道，如果不知道客户支付方式喜好的前提下，应该尽可能多的去选择。所以为了更好的把握和留住顾客，可以在实践中根据主流客户喜好的支付方式进行调试和排序，以满足客户差异化的需求。

每一份外贸的报价单都是细节的体现，我们的报价越详细，客户看的越明白，我们给客户的建议或报价就会被客户采纳，如果要是等到客户过来问，那么只能说明我们的报价是一次失败的报价，后面的谈单也会有很多的问题，所以说我们要把细节的问题在报价环节也都要标记清楚，降低沟通成本，才能更好的促单。

以上这些都是我们在和客户沟通时需要注意的点，注意这些细节问题，我们在和客户沟通时，成交的几率就越大。更多出海宝典请关注我们的公众号“丝路赞学院”我是做了4年互联网什么都懂一点的雅倩，我们下期见~