11. 跨国工作必备 2 - 远距会议解决方案

大家好 我是 Claire
接续上一次我们讨论过的会议英文
今天我想要来讲一下电话会议
要用英文讲电话一直是许多人很害怕
是甚至是要用英文 interview
因为你少了表情跟肢体语言
因为表情跟肢体语言
也是表达的一部分
当这些东西都没有的时候
你只剩下声音来接受讯息
当然会比较困难了
所以我们这堂课会学到什么
我们会学到电话相关的必学单词
还有电话英文的用语
以及远距会议会用到的实用句子
万一你遇到信号不好设备问题
这种很尴尬 又不知道该怎么说
听不懂的时候该怎么办
首先我想先问大家
你知道英文的米字键
跟井字键到底怎么说呢？
其实有时候你说这东西有什么要学的
因为我们有时候跟外国开会的时候
我们要先打进去他们的系统
才能进入会议室
这时候你可能会听到确认请
按井字键或米字键
所以米字键的英文就叫做 star key
或者是 asterisk key
Ok 井字键叫做 pound key
有人就会问了 米字键有两个说法
用哪一个比较好
我会建议如果品质通话
状况比较差的时候
意思明确我们就用 esterisk
如果对非母语人士来说
比较简单比较好懂
叫做 star okay
井字号叫做 pound key
他以前一直都代表着英文的用语
但是社群媒体发达之后
大家开始纷纷用井字号来做分类检索
后来我们就变成主题标签
我们教他 hashtag
只要对这个主题有兴趣的
前面加上一个井字号
也就是现在说的 hashtag
我们就可以找到相同的内容
我们本来以前只是拿来书写 这个井字号
但是后来因为社交媒体发达之后
主题标签竟然也变成一个
我们可以拿来当做
conversation 的一个用语
但是外国人可能会觉得这叫做火星文
他们自己的年轻人的火星文像是
I love you guys, hashtag blessed.
我爱你们大家主题标签好幸福 ok
你就会觉得这个是非常的生活的用语
像是 Hashtag I'm cold.
Get me a blanket.
主题标签我很冷
拿个毯子给我
所以过去根本不会这样说话
但是现在变成一种年轻人
之间的沟通方式
我们来看一下电话本身
有什么单词可以学的
像是电话听筒叫做 handset
按键的按钮
这个键盘叫做 dial pad
荧幕画面叫 display screen
音量调整键叫做 volume key
重播键叫什么 redial key
re 就是重嘛，dial 就是播的动作
那保留键呢？hold key
静音键很重要叫做 mute key
如果是扩音键 speaker phone key
或者它会直接写 SP phone 嘛
speaker phone
接电话拨电话的时候有什么
最重要要注意到的一件事
就是打电话自我介绍
请你用 this is
Hello, this is Claire
而不要说 Hello I am Claire
像是 Hello this is Kelly Smith from 什么公司
或者是 Hi, this is Kelly Smith
with, 用介系词 with 也可以
很多人就会说了
为什么我不能在电话里直接说
I am 就说我是我是嘛
但是你要注意 I'm 表示
一个恒定存在的状态
你在打电话的时候
如果你是打电话的人打电话的时候
你才是那个 caller
挂完电话之后你就再也不是了
所以你用 I'm 这种固定
不变的状态去描述自己
就很不符合英文的逻辑
所以你要用介绍的方式 This is, This is
This is the police.
这里是警方单位
This is reception,
how may I direct your call?
这里是总机 前台你要转接什么号码?
那 I am
I'm 就是一个非常恒定的存在
不适合拿来做电话的用语
所以其他你可以怎么介绍自己
你可以说 This is Claire Calling.
This is 你的名字 calling.
或者是 Hallo, it's Clare.
或者是 It's Claire calling.
加上你的名字
我打电话我总是要找人
我可以有随性 也可以有专业的说法
随性你可以说 Is someone there?
Is clear there? Claire 在吗?
如果你要叫专业的话
记得善用助动词 may 跟 could
不要说 I want to speak to Kelly Smith.
你可以改成 May I speak to Kelly Smith
或者是 Could I
接电话有分 你是个人接电话
还是帮公司接电话
有时候你的工作就是总机嘛
别人打电话找你 刚好就是你 你要怎么回
你可以说 Claire speaking 就是 Claire
或者是 This is Claire speaking
或者直接说 Speaking
或者你可以说 This is she. This is he.
电话中说我就是不会说 This is I 喔
要说 This is she, This is he
如果是公司行号
通常你不会等对方讲话
你就直接会打招呼
那要怎么说？你可以说
Good morning you've reached the offices of
什么公司或者是
Good morning 直接加你公司的名字
或者是怎么样呢？
Good morning 加你公司的名字之外
你还说 This is Claire speaking.
这是哪一间公司我的名字叫什么
最后加上 How may I help you?
有什么能够为你效劳的吗
这个是非常得体的收尾
帮助打电话来的人找到他要的人
我们来看一下如果转接电话
或者是遇到打错电话的时候
你可以怎么说呢
I'll put you through
我会帮你转接 那转接的英文
你看到右边小框框
就是 put through 或者是
transfer 谁
transfer someone
所以 Please hold and I will transfer you
to Mr. Huang's office
请稍等
我会为你转接到黄先生的办公室
I'm sorry Mr. Huang is on another line
抱歉黄先生在忙线中
如果是别人打错电话
你可以说 I'm sorry
you must have the wrong number
你有一个错误的电话号码
就是你打错电话了
万一他讲了一个人就是什么东西
你要找谁谁听不懂 你可以说
There's no-one of that name here.
这里没有这个名字
如果打电话来总是要表明你的来历
我打来是要找谁
你可以说 I'm calling for someone.
或者是 I'm trying to reach someone
这个 reach 这个动词就是要找谁的意思
如果你要解释更多你可以说
I have a two o'clock phone meeting with someone
我 2 点钟有跟谁有一个电话的会议
刚说了这么多电话英文有没有人想过
为什么找人讲电话的时候是
用 speak to 而不是用 say
所以这边我插播一个
英文的各种说的差别
说有 speak, 有 say, 有 talk, 也有 tell
感受一下不同的说法
我先给你几个句子
像是 Hey Claire, tell me why?
Claire 告诉我为什么
Why don't you talk to me?
为什么你不跟我说话
Can you speak their language?
你可以说他们的语言吗
What did they say?
他们说什么
你看这么多的说我们要怎么分
首先我们可以先分成 talk
跟 speak 一组
say 跟 tell 一组
我们先看一下 talk 跟 speak
talk 跟 speak 它强调的是说话的动作
它都有谈论的意思
speak 甚至还有
我说话的能力的意思
像是 he is talking to himself
他在自言自语
自言自语所以是强调动作
他说了什么不是我们很在乎的事情
What are you talking about?
你在说什么
或者是 May I speak to Claire?
我可以跟 Claire 讲电话
或者是我可以跟 Claire 谈谈吗？
我想跟他谈加薪
没有啦不要找我真的
Can you speak French?
你可以说法文吗
你看 speak 在这边强调的
是说话的能力嘛
第二组就是 say 跟 tell
say 跟 tell 强调
说话本身之外还有后面的资讯
比如说 Say hi to your mom for me
帮我跟你妈妈说一声问候
这除了 say hi 除了说的动作之外
这一句的重要资讯就是打招呼
所以 say 本身就有强调动作
后面的资讯也很重要
Can you say it in English?
你可以用英文说这个字吗
Tell me the truth.
告诉我真相
或者是 He told me to drive faster.
他叫我开快一点
所以你会发现这里的这几句都
不只强调说的动作本身都还有夹带后面
他要告诉你的讯息
特别要注意的是 you say something to someone
but you tell someone something
就是你 say 加东西 to 人, tell 人直接加东西
我们的电话会议正式开始之前
有几个重点你要知道
像是说话你要有重点
不需要太多的细节
毕竟我们开会的时候时间宝贵
你需要说话的时候你才说
不然就会不知道要听谁说话
还没有轮到你说话的时候
请你开启静音模式
避免太多车子经过小孩
哭闹的声音干扰
万一有很多与会者讨论的时候
发言之前记得说对方的名字
有助于理解内容
而且也让对方开始集中精神说
有人要对我说话了
再来语速音量要适中
我们就来看一下
我们首先欢迎与会者
We'll just wait a few minutes.
我们先等个几分钟
因为总是要等人打电话进来
Hello who has just joined the call?
刚刚谁加入会议了
加入用 join 这个字
然后会议直接用 call 就可以代表了
然后如果谁谁谁也上线了
Someone is also on the line.
Is everyone here? 确认大家是不是都到了
你可以简短的介绍自己
简短介绍自己 因为看不到彼此
你可以用两种方式
This is 谁谁谁 from 什么公司嘛
Hello everyone, this is Claire
from XYZ agency, Taipei branch
大家好 我是来自 XYZ 公司
台北分部的 Claire
非常的清楚简短
或者是 someone speaking,
Hi everyone, Claire speaking 大家好 我是 Claire
你要表达我们会议的重点
你可以说 Our agenda today will be...
我们今天的会议的议程会是
I'd like your input on...
我想要针对某件事情询问你们的意见
input 就是想法 意见也就是输入的意思
The purpose of this call is...
这通电话的目的是...
直接直捣黄龙 直接开门见山
就告诉你说这通电话是为了要干嘛干嘛干嘛
万一有人会缺席
你可以怎么说 你可以说 not with us
就是不跟我们在一起
那就是缺席的意思
Unfortunately, Claire will not be with us today
because she... 怎么样
很抱歉 Claire 今天不会参加会议
就是 will not be with us
或者你可以说 I'm afraid
that Claire can't be with us today
She is... She is sick 之类的
或者是如果有两三个人你也可以说
A and B 两个人的名字
are not with us today.
But we need to carry on without them
这个 carry on 就是 continue
就是继续的意思
或者是你可以直接用 not joining us
没有人加入我们也就是缺席了
I'm afraid it looks like Claire is not joining us
今天 Claire 不会参加我们的会议
再来这几个单词都是比较正式的说法
在这边大家也整理一下一些单词
像是 absent 你可以看到
最下面我帮你整理
absent 叫做缺席的
或者是 present 在场的
那 not present 就是缺席的
ok 或者是 apologies for absence
叫做因事缺席
我们来看一下第一个例句
谁谁谁 appears to be absent
某人今天是缺席的
It seems that someone is not present
就是今天谁谁谁不在场
如果是很正式的说法
你可以说 I have received apologies
for absence from 谁
我收到来自谁的请假告假
这边 absence
这边 apologies for absence
这个 apologies 通常都是用复数
那会议的结论你要怎么做结
你可以说 Let's go over the main points.
我们这里整理一下重点或者是
Let's speak again next week.
我们下礼拜再开一次会
你看这边用 speak 其实你就会知道
下一次又是用电话会议开了用 speak
Shall we schedule a follow-up call in three weeks?
我们三周后要不要再安排一个跟进会议
多久之后用 in 加一段时间
那只是电话会议好像
有一个重点没有讲到
总是会有尴尬的情况
所以远距会议的尴尬必杀技
我们这边也一次讲一下
像是有人同名的时候糟糕了
你可以说 Today we have two Claires.
如果今天有两个 Claire 因为听起来
可能就是都一样 拼法不一样
Please add last names when speaking
然后怎么样 你可以告诉别人他的名字
跟他的 last name Claire Smith and Clair Taylor
今天我们有两个 Claire
请大家说话的时候加上他们的姓
Claire Smith 跟 Clair Taylor
就即便这两个 Claire 有 e 跟没 e 是不一样
但是念起来就是一模一样
所以在电话会议里面
你可以特别细心的注意到这一点
让大家讲话的时候加 last name
万一你遇到设备的问题
Can you see me? 或者是
Can you hear me ok?
你可以看到我吗?
听得清楚吗?
Could you check your microphone?
okay please
你可以检查一下你的麦克风吗
或是 I'm putting you on speaker
我把你放成扩音了
提醒对方你现在说话的
时候是说给所有人听
You're on speaker right now.
你现在已经是开扩音模式了 ok
We've got a bad connection
我们的讯号不好
所以你的讯号不好就是 You've got a bad connection.
万一最紧张的就是听不懂 不要慌张
当你有一点点听不懂的时候
你可以说 I'm not sure I get your point.
我不确定你是什么意思
或者是 I'm sorry
I didn't hear you.
Could you give me that again?
抱歉 我没有听清楚
你可以再说一次吗？难免嘛
这里的 give me that again
不是给我什么东西
而是 say it again 的意思
万一对方讲太快
你可以请对方说慢一点
Could you slow down a little?
你可以讲慢一点吗
可是完全听不懂的时候怎么办
也不用太担心了
Can you explain that another way?
Okay 你可以用不同的方式再解释一次吗?
Can you explain that another way?
I must be missing something here
because I don't understand 我一定听漏了什么
因为我完全不懂
有时候遇到一些专有名词
甚至你也不确定怎么拼才对
你可以问对方说
Could you spell that for me?
你可以拼出来吗?
如果万一你想打岔的时候
你可以有两个方式
像是你的名字加上 speaking
Claire speaking, can we move on to the next item？
我是 Claire 我们可以讨论一下下一个项目了吗？
因为有时候人多嘴杂
就会一直一直无限地发散
Claire speaking, can we take five？
我是 Claire 我们可以休息5分钟吗？
注意这边的 take five
不是拿 5 个 而是休息一下
可能是 5 分钟 10 分钟很短暂的休息
都可以说 take five
这里可以说 Claire speaking I'm back
我是 Claire 我回来位置上了
另外打岔的方式还有什么
你可以直接加你的名字加上 here
Claire here
Could I just jump in here？
Claire here
Could I just jump in here
我是 Claire
我可以在这里插嘴一下吗
最后最后我们用几个会议的
关键单词来做一个总结
我们先来看一下第一个字叫做分机
分机叫做 extension number
转接叫做 put through
或者是 transfer
因事缺席 apologies for absence
那联络谁你可以说 reach someone
另外一个商务短语也是联络
你可以说 touch base with someone
以上就是 con-call 的相关英文用语
这堂课就到这里结束 谢谢大家