点开商务英语写作的金手指3:邮件主题行

原创： 王琼工作室 输出的力量

商务英语写作：邮件主题行

笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。大家好，我是王参谋。今天我想分享高效商务英语写作的第三个窍门——邮件主题行的写作方法。

英语里有一句话说得好：

Emails are to express, not to impress.

邮件写作是为了快，不是为了炫。

所以，一切都是为了效率，那先从邮件主题行说起吧。

邮件主题行

邮件的主题行，也称为主题句、事由，它应该能快速地：

概括重点：具体清晰表达核心信息

目的明确：积极正能量地解决问题

抓人眼球，如：

请看例子：

Subject: Need 3 A-models by Tuesday

主题：周二需要三个A型模型

这样的表述非常具体清晰。

Subject: Information 

主题：信息

这种表达意义不大，哪封邮件不是为了信息呢？

可以改为：

Please send information about ABC customer request.

请发送ABC客户的具体需求

Subject: UIUC history

主题：UIUC历史

这样的表述比较简洁明了。

或者：Any web pages about the history of UIUC?

主题：有哪些UIUC历史的网页介绍？

看看下面的主题行有什么问题，如何修改？

Meeting Report

主题不清晰。建议改为：

July 16, 20XX sales meeting report: consensus reached

System Breakdown

主题不清晰，而且都是负面信息。建议改为：

Reminder and hotline support to IT system breakdown from 3-5 p.m. July 20

Trip Report

主题不清晰。建议改为：

Shanghai business trip report to CMCC customer from March 4-9

Vacation

主题不清晰。到底是已经休假了，还是申请休假？没有说明白。建议改为：

Application for vacation leave from Aug. 5-15 and Bob as backup

Annual dinner

主题不清晰。建议改为：

Annual dinner invitation: Hilton Gala 7-10 p.m., Jan. 12

Customer’s complaint

主题不清晰，只说了问题，没有解决方案。建议改为：

First-aid to Hong Kong customer complaint on after-sales service

Rats!

这是一家公司的员工，发现茶歇室里由于饭盒没有按时清理招来了老鼠，于是用这个词提醒大家。

可是该词是英语中比较粗鲁的表达，仅次于一些骂人的话了。写邮件的人没有经验，居然群发给了所有员工，甚至惊动了总经理，提醒她这个词表达不雅。应该改为：

Alert: mouse found in pantry. Clean up.

别小看邮件的主题句，它可是会给别人留下第一印象哟！

组织邮件主题

 放到更完整的场景中，我们又该如何组织自己的邮件主题呢？

请看以下两个例子：

 (Your Company) is looking for a hotel or conference hall with reasonable price to hold its annual feast. You are informing your manager or the GM that you have found a good offer.

可以这么写：

Subject: Good offer from Beijing Hotel for our annual feast

 一定要在邮件主题中突出重点，表明一定的结论

You are an HR staff member and have to inform all (Beijing) colleagues of this annual event. You need to have their response to make reservations.

Subject: Invitation for annual feast and confirmation expected

这封邮件的主题有两个目的：

邀请公司员工参加年会

要求确认是否出席，以便安排具体事宜，所以应该清晰地表达出来

此外我想附加说明一下，我们应该注意邮件中使用的称呼，体现专业得体的风格。

以下打勾的()都是恰当表达，而打叉的()都是应该避免的称呼：

邮件的主题行会给别人留下第一印象，也是别人决定是否打开邮件的敲门砖。

我们应该以解决问题为导向，而不是以抱怨为出发，重点突出，简洁有力。

笔胜于剑，落笔无悔，点开商务英语写作的金手指。期待下一讲与你相见。

王参谋

你在商务英语写作中喜欢用什么样的主题句呢？欢迎与我们分享。