03 让工作流动起来的4D行动方法

在工作中，我最怕的就是被人催活。这个说，报告周一要尽快确认，要留出设计的时间呀；那个说，合同你看了吗，有什么修改意见？我通常都努力做到尽量能提前，但不可避免，总有被催的时候。反过来，我也少不得催别人。在工作中，我们就处在这样催与被催的状态里。

我们今天要讨论的，就是利用精益工作的思路，来看看如何让工作流动起来，避免自己成为工作中的障碍。在思路上，关键词是“流动”，在方法是，是4D，也就是完成、延迟、授权、丢弃四个词的缩写。

我们先来看看，发生催与被催的情况，在原理上是什么出了问题。

用精益的话说，当我们处在催与被催的状态时，就是工作流动出现了问题。

我们已经知道，精益工作思路来自于丰田汽车的工厂，在生产线上，催与被催是很直观的：你看到一个操作员旁边堆放了一大堆等他处理的半成品，他就在被无声地催逼着。在生产线上，出现这样的半成品的堆积，一线经理立刻可以看到问题，然后去从这儿优化生产流程。

但现在，我们出现导致工作拖延的障碍时，大家好像也没什么办法，只能或严厉、或温柔地催。如果不幸是被催的那一方，我们也觉得自己要提高工作能力，要加班、努力赶工。

其实，这只能解决部分问题。我们应该从工作流程看怎么消除工作障碍。对此，有一个精益管理顾问说了很形象的话，他说，“记住，你是在价值河流中工作，而不是在一个静止的价值湖泊中工作。”  

从工作流程整体看怎么消除障碍，有很多精彩的研究。比如管理学者高德拉特提出了约束理论，也就是始终聚焦消除瓶颈带来的约束，去消除这些约束。它的具体做法是这样的：

找到整个工作流程中最大的瓶颈，也就是约束，重点解决这个瓶颈问题。等这个瓶颈扩大了，流程畅通了，再寻找下一个瓶颈，优化这个瓶颈。如此循环往复。

因此，你看到，当我们发现自己处在被人催的状态时，我们固然应该提升自己的工作能力，但同时我们也需要从工作流程角度找解决方案，也就是，想象自己处在一个像河道一样的价值河流之中，想办法让自己不成为约束。

从工作流程角度，让自己不成为障碍的一个好方法，是我们接下来要讨论的“4D行动”法。

4D是4个以D 为开头的英文单词，分别是这样的：

如果一个工作必须现在就做，那就做吧，DO，完成。

如果一个工作可以稍后做，那就先记录到待办事项里面去，Delay，延迟，暂时忘掉它。

如果一个工作可以交给他人去做，那就授权他人去做，Delegate，授权。

如果一个事根本不值得做，那就不要做，Delete，删掉，丢弃。

这个4D行动方法，是很简单明了的。以我的体会，只要使用它，可以大大减少工作中被人催的情况。

比如说，我这几年出版了好几本书。如果定好了日期要给出版编辑交最终稿了。那么我会在前面排两周的空档期，不出差，不开会，不见人，花两周时间集中对稿件做最后的修订。这件最重要的事，是当前在做的事，是4D行动法的那个DO。

相应地，在进入这个集中工作的两周之前，要把一些工作授权出去，让别人代为处理。

而这期间涌进来的新的事情，大多数就是自然地被放到“将来再做”的类别里面去了。除非是非常紧急的，否则就两周后回来再说吧。

我们假设工作流是一条河流，你被催着要东西时，你是河道里比较窄、比较浅的那一段，也可能是河水中间有大石头，造成了障碍。

这时，最符合直觉的反应是，把河道变宽、挖深，把大石头搬走。也就是，我们提高自己的工作能力，延长自己的工作时间，加班，拼尽全力努力工作。但可惜的是，对我们个人来说，我们的精力、时间、能力总有一个极限。

4D行动方法的做法，其实是反直觉的，它不是拓宽河道。

我们还是用丰田里的说法来形象地讨论。丰田的做法里有一种做法是，把水面降低，反而能让河水流得更快。

在4D行动方法里面，不值得做的事，就不要做；可以授权出去的事，授权出去；可以稍后做的事，从河道里移出去。

这样带来的结果是，河道里的水其实是变少了，只留下了当前要做的重要的事。其实我们已经很清楚地看到了，这个重要的事，也就是河水肯定可以更顺畅地流动了。

4D行动方法，是把工作分成四类，一，现在就做，二，稍后再做，三，请他人做，四，删掉、不做。不过，你可能也发现了，4D的四个D是什么，要记住还是不容易。如果你还想再进一步简化、让这个方法用起来更方便的话，我的建议是，聚焦“Delete删掉、不做”这个D。

比如，现在大家都智能手机不离身，很多人习惯随时打开手机，处理在邮件里、聊天工具里来的工作需求；比如有人发起一个投票，大家一起来投票选选哪个方案好？……看着很容易，那就随手做了吧。但其实，这样即时反应你做多了，你就很自然地在消耗掉自己本来可以做重要事情的时间与精力。在我看来，类似这样的请求你给建议、投票、批准的信息，90%其实都可以不回应，都是可以“Delete”丢弃掉的。

如果你可以承担被认为是非常严厉的人的话，你甚至可以99%都不回应。我有过这样的经历，以前我基本上不在电脑上的即时聊天工具里回同事的话。他们说的很多是，这个事我准备这么做，你同意吗？那个事方案是这样的，你看下。如果不回应即时聊天工具里的话，其实也不会有什么问题，不回应他们也就自己想办法解决了。你可能会担心，这样做会不会把重要的事、紧急的事耽误了。其实不会的，重要的事总有办法电话或当面讨论。这是非常简单粗暴的做法，把4D精简到删掉、不做这一个D，并且最大限度的不做，但它的确大幅度节省了精力、提升了其他方面的工作效率。

小结一下。今天我们讨论的，如何让自己不成为工作流程中的障碍？我们关键是要从流动的角度出发寻找解决方案，我们也讨论具体的4D行动方法：一，现在就做，DO，二，稍后再做，Delay，三，请他人做，Delegate，四，删掉、不做，Delete。

最后，给你留一道思考题。

听我们讨论了流动与4D行动方法，如果你要把它用到自己的日常工作中去，你可以怎么样做呢？欢迎留言，一起讨论。