11 自我管理：为什么高管都喜欢携带这三样工具

你好，我是刘捷，欢迎收听职场规划课。

今天我们来讲让规划落实、计划落地的自我管理工具。你的领导如果是一个成功的职业经理人，你仔细观察一下，他一定有三样工具。

第一样工具，记录行程计划。

有人选择用手机软件，有人喜欢用纸质的日历笔记本，还有的老板或高管喜欢用助理记录，因人而异。无论哪种，好的行程计划都要做到三件事：

1、 新日程能随时添加，并提前设定时间提醒为工作留足准备时间。你可以用手机，方便还可以设定提醒时间；用纸质本子要养成标注准备工作和时间的习惯，每天翻看；至于用助理，我经常向那些几乎24小时处于待命状态的助理们投去同情的眼光。

2、 每一项日程结束要记录结果，如果有下一个约定时间可继续添加。比如你约见到一个重要的人，总要计划在什么样的时间或状态下再次见面或再联络，那就需要在行程计划中标注下来，并做好准备。如果见完没有后续，那就后会无期了。靠谱的人，“事事有落实，件件有回音”，说的就是这个。

3、 专页记录每天或每周都要做的学习和提升事项，留出打勾的位置。这件事情不一定写在每天的页面上，在月历上每天的那个小格子里做个简单标记也就可以了。关键是给自己能带来全部打勾完毕和坚持成功打卡的成就感。

第二样工具是高段位级别的会议记录。什么才能算高段位？不是打字快，也不是内容全。高段位的标准是，要达到三个要求：

1、 六项要素齐备。小学都学过记叙文的六要素，会议记录也是一样：会议的时间，会议的地点，参加会议的人物（记得，如果可能记录上通知到哪些人，而哪些人被同意不参加、哪些人擅自没有参加，这些在职场上是企业很多管理行为的风向标），会议主题，过程要点，和结论后续；

2、 既然记录的是要点们，那么第二个要求就是简单，清晰，要学会抓住不同意见的要点、以及最后的总结，你在会议中是参与思考和讨论的，而不仅是埋头记录。会议记录要带着你思考和理解的结论，而不是机械的复制；

3、 第三个要求，会议不是结束，必须将关联内容记录到自己的日程与工作计划。也就是说，你要在第一个工具也就是行程计划里去实现。

第三样工具，工作计划。所有中层以上管理干部都需要制订和围绕工作计划去进行自己每一天的行动，脑子里有个概念、或者有个计划意识是不够的，尤其是初级管理干部，更是需要养成排期工作计划的良好习惯。

我个人建议可以学习使用甘特图来规划自己所有的工作。什么是甘特图呢？就是将工作活动列表和时间刻度放在一张纵横表格中进行管理的方法，它从开工到完工都有很严格的工期标准，假设造一幢房子需要280天，就是要把从挖土一直到贴完最后一块瓷砖所有的供需和工作，都细分到每一天。这样既可以看到进度，又可以看到每天都有哪些工作。

听起来很抽象对不对，按照我的步骤来分三步就可以了：

1、 准备阶段

如果是年度计划，在第一行标上12个月；月度计划，就在第一行标上30和31天。这一排就是分解计划的时间刻度。

然后你需要将全年和当月的大项工作列出清单，包括持续学习、阶段性的重要和关键工作。列完大项工作还不够，还需要把每一项都分解成一项项“可以执行和计量”的行动。

比如，完成与某机构的签约是一项关键工作，需要分解成“前期会晤、业务合作洽谈、意向书、第二次洽谈、背景尽职调查、合约草稿、合约交换意见、合约谈判、合约签署”等若干行动。这也是考验你能否对关键工作的所有程序或方面都能考虑周全的地方。

2、 填充阶段

将大项工作列在最左边第一列，分解的可执行的行动列在第二列，如果还有更加细分的层级也可以有第三列。

在每项行动的右侧标注完成时间、完成标准以及需要合作的其他内部的部门和外部的机构。

再往右就是对应着上面的时间刻度，将每一项工作的计划实施时间在对应的格子里做上标记。当按照进度执行时，每经过一个时间刻度都要检查一下标记的任务和行动，是否都完成了。

这里要提醒大家的是，填充时要注意两件事：第一，如果分解的行动有先后顺序、或者相互之间有关联，要注意时间安排的合理性。比如，背景调查和合约草稿可同步进行，但是合约谈判的时间不可能早于合约交换意见的时间；第二，要纵向检视同一天或同一个月，是否有明显工作过多或过少的情况，如果有请合理调整。例如年底是公司年度会议、总结和战略讨论的时间，对方公司也是，如果可能尽量避免在这个时间段密集谈判。

3、 执行和调整阶段，这也是最后一个阶段。

每天都将工作行程和甘特图计划做比对，完成的可以在日期或月度上打勾；没有完成的，调整甘特图，要注意牵一发而动全身，如果有相关联的事项，调整一项就要同步调整其他，并且检查是否有先后次序倒错、或者同一阶段工作超量或超闲的现象。

总结一下，今天讲了优秀职业经理人需要随身使用的三样工具，行程计划、会议记录和工作计划甘特图，每样工具都是三个要点，是不是很好记呢？

留一个习题：我们先来做一份下一个月度的工作计划甘特图，并且和你的行程记录联动起来，你看看这个月的工作量满不满？如何调整或增加？