【A4原则】工作汇报不罗嗦，A4纸上说清楚

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今天是你迈向管人高手的第83天。

我们今天介绍一个原理叫做A4原理。A4就是我们平时打印用的纸张标准大小叫A4。什么叫A4原理呢？就是凡是不能用一张A4纸说清楚的事情，一定表明你自己还没有想清楚。其实你可以把这个A4原理解为极简主义，也就是工作中的沟通如何达到最高的效率和效果，A4原理是一个值得采用和去仿效的方式。尤其在和你的上司沟通当中，这个技巧其实是很重要的。

我当年在外企工作的时候，工作中有很多和老外打交道的机会，包括写邮件、写报告。我特别羡慕那些能写很多很多文字的人，他们一写一大段，我当时英文又不是很好，所以报告总写得很短，基本上每次都在一张纸写完。但奇怪的是每次都得到老外的表扬，当时我以为人家是为了鼓励或者是恭维。等到后来我也成了一个管理者，带队伍，我就发现原来那是歪打正着。因为对于一个管理者来讲，他最宝贵的其实是时间，所以能在一张纸里说清楚的事，就没必要写两张纸和三张纸，所以这个叫做A4原理。

汽车界的丰田和日化里面的宝洁都非常提倡这个做法，甚至在他们的员工守册当中都提出来所有的汇报应该在一张之内完成。江湖上还有一个传说，说物理学家郎之万的学生德布罗意，他的博士论文非常短，大概只有一页就是讲物质波的一篇文章。后来还得了诺贝尔奖。当然事实是不是这么短？不一定，但是肯定可以证明的是那个论文不是很长。所以真正有力量的东西不在于长短，而在于如何做到言简意赅。

那怎么做到言简意赅？这个其实也是在职场当中跟你的老板沟通特别重要的一个技能。这里给大家介绍三个方法来达到言简意赅的效果。

第一点就是逻辑非常重要。

我们知道讲话要靠逻辑，写报告一样需要逻辑。逻辑本身是有很多法则，比如说从原因推导到结果，演绎法或者是归纳法，都是逻辑中重要的原则。这里介绍一个工作中用到的非常简单的原则，叫做黄金圈法则，那就是两个W一个H，what、why、how。所以跟你老板汇报工作，先讲what是什么？第二why，为什么这样？第三，how。这三个讲完之后，你会发现整个事情的逻辑是非常清楚的。所以逻辑是帮助我们去理解事情、描述事情的。有了这三个部分的指导，你会发现讲任何事情都是有章法可循的。

第二点是学会看问题，先看到本质，透过现象看到本质。

什么叫透过现象看到本质？举一个最简单的例子，有很多人力资源的同行，会跟老板讲很多人力资源的工作安排和活动、人力资源的计划方案等等。记住，任何人力资源的工作一定要为业务服务，一切不以业务为导向的活动都是没有意义的。所以人力资源的活动那是表象，他的本质就是如何为业务服务。如果整个活动都不谈为业务服务的目的，那这个活动是没有触及本质的，所以没有本质的事情是没有意义的事情。怎么来才能让自己获得这样的一个认知，英文有个词组叫sowhat，也就是每做一件事都问自己sowhat，就是我做这个是为了什么？到底是为了什么？所以多问自己几次sowhat，你就会发现这个事情的本质是什么？如果这个本质和你所追求的本质是没有关联的，那就放弃。好，这是第二点。

第三点，为了达到A4原理，有一个叫做三分法的原则可以多使用。

什么叫三分法的原则？就是讲话只讲三点。中国的很多政府官员经常会参加很多活动，在活动上也经常会说要邀请某某领导来讲话。一般这个领导站起来说，大家好，谢谢邀请，我今天只讲三点。然后就开始讲1、2、3。我研究过国内很多这样的官员，然后好奇他们为什么每次都是讲三点，我很惊讶地发现，他们在讲之前，即使没有想好自己要讲哪三点，可是结论上他们都非常完美的讲了三点。为什么是这样？其实原因很简单，在沟通当中，“三”是一个经常被使用的一个原则，任何事物都可以通过三点来表达。举个例子，昨天、今天、明天也就是过去、现在和将来就是个三，还有宏观、中观、微观也是个三。当然还有很多了，还有好的、坏的、中间的也是三。所以这个三分法其实是在描述问题当中是一个非常非常棒的原则。掌握了这个原则，你会发现你讲话的内容一般是会比较涵盖的很全面，不会遗漏很多东西，而且很简洁。

所以这就是用到的A4原理。当然为了让自己更好的去实现A4的原理，其实本身也要快速地用学习和成长的方式去积累很多的资料和激励你的一些实例。我们说过，但凡能把复杂问题讲简单化，本身就是一种非常非常不一样的能力。我们说写博士论文是把简单问题复杂化，那在职场上你要学会的恰恰是反过来如何把复杂的问题简单化，把复杂问题简单化要求的能力比你把简单问题复杂化的能力要求更高。所以快速的学习，举个例子，如何去快速的看书，这就是一个很重要的能力。我介绍一个快速看书的方法，拿到一本书，你看什么样类型的书，如果是工具类的书，你根本没必要是从头翻到尾。除非是小说类的，为了消遣，为了感受文字的魅力，你可以去细读。其他的知识性的书，基本上比如说金字塔原理这本书。阅读方法其实很简单，第一步看它的前言。然后第二步看目录，第三步看后记。这三部分看完之后，你基本上就知道了什么叫金字塔原理。而且你一定不会比那个把书全部读完一遍的人理解的差太多。所以这就是快速读书的一个方

法，和我们这个A4原理其实是一脉相承的。