4段【两周】不看他的时间管理清单，你根本不知道你输在哪里

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大家好，欢迎回来！

写稿的此刻是4月2日。我在手表上点了25分钟开始计时。

上周四五六和家人在北京一起两三天，上周六全家去了香港办事情，上周日我飞往大阪，下午举办公开课。此刻我经东京飞往墨尔本，周四举办墨尔本公开课，周末是墨尔本1阶233期课程。 

2019年3-4月我的飞行记录

以上是日程事件，都是在某年某月某日或某时的必做题，我都会记录在日历上，同时一一分类、并备注具体时间和地点。此刻手机打开我的日历，可以看到团队和家庭的安排，一翻就是一个月，实在太方便。给予自己一个更长期的视角，凡事提前，才能做到抓大放小。

你是否开始这么做呢？你是否开始记录并粗略安排你和家人的陪伴时间、旅行时间，重要工作日程呢？我在回复中发现，有老朋友说新手九段课程不好入门，推荐去听叶武滨时间管理100讲比较简单，这是一个很好的补充。但其实你只要一段段升级，一段段操练多次，必有大的收获，新手切勿好高骛远，咱们脚踏实地，反复练习。记得加我们节目的微信，报名训练营。

言归正传。

固定日程之外是弹性清单，这个第四段的核心。按部就班地推进并完成日程事件，在这一两周里面，我其实还见缝插针做了很多弹性事务。七个习惯提出者史蒂芬·柯维的比喻很赞，在时间的容器，要先放入几个高尔夫球，然后放入大石子、小石子、沙子，再灌上水。高尔夫球是人生重要梦想、目标、健康、事业、财富和项目等等，以后会涉及。日程事件是大石子、弹性清单是小石子。为了举例，我把小石子列出来，你可以查看本条音频的文字看看，太多，为了节约时间我不一一说出。

附上随时的记录

新网课修改稿件

录音第五课

全家香港改机票

全家香港改酒店

日本开课公司签约

给太太订车回深圳

美国开课场地

佛罗伦萨第二场公开课

看樱花

和朋友吃顿美食

回复智能闹钟合同

九段课程英文翻译团队

落实新网课大咖见证

拍照

海外开课规则会议

与邓亚萍团队沟通直播课程

香港小儿子换证件

汽车上保险

家里修防水

家里买家具

买磁铁地球仪

公司扩展办公室

测试止鼾器

测试抗噪音耳机

了解孩子学习情况

商业效能PPT更新安排

外出理发

干洗衬衣

要求财务整理近期报销

让鸿儒统计每天回家后的时间花费

购买homekit门锁

随时记录的叫作杂事，这个定义来自于GTD理念提出者大卫·艾伦（Dvaid Allen），他说杂事不能够管理，能够管理的是行动。上述罗列的是很多人在大量使用的形式，但其实这不是我们最终的执行形式。

今天我们来讲的第五课内容，就是要解决这个问题。

其实第四课的日历系统和第五课的弹性清单系统在时间维度属于同一范畴，都是我们用来管理近期两周内的事务。

与日历上的固定日程不同：弹性清单是用来管理余下需要在两周内灵活地根据时间、空间、精力能量和他人的配合状况，来批量完成或委托的事件，这类事件只要符合时机与条件，就要选择重要紧急的尽快完成。

举个例子，你可以在刚刚的罗列的清单中看到，修改稿件就是我最重要紧急、而且当下情境可以执行的一个弹性事务。其实，从刚才打开印象笔记、调出本篇稿件修改到这里，第一个25分钟计时器响了，我简单浏览了以上的内容，然后5分钟闭目养神，上了洗手间。现在开始第二个25分钟计时。我是手表设置了日历和计时器，给大家看看界面。手表界面，中间是日历，左下是今天目的地墨尔本时间，中下是计时器，右下录音键。可以看到，我此刻是飞往墨尔本的飞机，滚动条可以看到进度。今天几乎算是包机，很空。所以我把一个座位用来工作，一个座位放平可以快速休息。我打算一直255高能要事工作到墨尔本。

高能是我上飞机睡足吃饱了，也不能再睡了，因为晚上到墨尔本还要以当地时间入睡。要事是除了日程外，写稿录音是本周的要事，越快做越好。

因此，根据事件的重要程度进行排序执行，承诺少，完成后做更多，先完成重要，然后次要。承诺一定在某时完成的是日历事件，完成后可以做更多的是弹性清单事件。

如果刚开始你还没有把日历用好，那么我不建议你直接开始用弹性清单，因为你很可能用着用着就掉进了“今日待办”的陷阱。

今日待办，在你的内心，一开始就默认写出来的事情要今天完成，我称之为进入“时间流”，这是压力的来源。如果你没有深刻理解二八法则只做、先做要事就会产生16倍效能的信念，事情非常多眉毛胡子一把抓必然做不完，给你就会造成不自信、计划没用，形成焦虑，恶性循环。

解决的方法是扩展视角到两周，一定是先用好日历，然后才是弹性清单。这叫“保持严谨而不失弹性”。两周是我的习惯，有足够的提前弹性，你可以修改。

那么想要在这个范畴提高效率，你就需要用流程来管理自己的事务，第一第二段位被我简化了，叫做ABC。其实这个流程就是：记录-排程-执行，是易效能经典的执行闭环系统。

关于这节课我主要讲两个部分的内容：

1、记录-排程-执行系统

2、易效能“T/STEP”执行法则

一、记录-排程-执行系统

这是一个闭环循环系统，你可以先执行，再记录，然后排程，或者先记录，再排程，然后执行。

举例：如果你现在正在做一件事，突然有一个意外事件发生，这时你就可以做好记录，然后还继续专注执行计划内的事务，等完成后，再来看所有记录的事务，并把它进行排程成为计划。

执行强调执行计划内事务活在当下高能要事，记录是排除干扰，排程是分清轻重缓急制定计划。

其实2-5课的内容环环相扣，我会另外再录制一期节目，小结一下行动力1-4段是如何升级演变的。

为什么要记录。俗话说，好记性不如烂笔头。大脑的特性，总结来说，念头无穷、注意力有限、容易遗忘，牢记和记住细节需要反复，一旦遗忘就会产生焦虑，焦虑会迫使我们马上要抓住。因此，需要靠外在工具来记录，以便排除未完成事务对大脑的干扰。有内部和外部的干扰。要随时记录、主动批量记录，把握四个原则：一切快速手边可靠。即把一切事务赶出大脑，大脑是CPU不是硬盘；要快速地记录而不是花很长时间去记录，这样就不专注于当下了，即使批量也要快速记录；手边要有工具；工具要可靠并熟练掌握，纸笔既方便又不好携带，电子工具比较好，备忘录、各类清单app，甚至录音，比如智能手表。初期可以使用纸笔，在我提供的255工作法表格、一日五色工作法以及本节课提供的模版中的C区B区，就是用来记录的。

 每天早晚必须抽出时间做反思计划进行排程，清空你的事件收件箱（事务的记录器，在此统称收件箱）。或者你有空时，都可以排程。排程的目的是做减法，分类，形成计划内的固定日程和弹性清单。核心秘诀是：3问4D两分类。

3问的核心是运用易效能全脑规划法，即右脑想象和左脑思考的能力，对一件事情进行分解转为行动。第一问：要不要做？不做的删除，暂时不做的推迟；要做的进行第二问：想象中的成果会是怎么样？第三问：我的第一步要做什么？这样可以把一件杂事转换为行动，比如，记录的杂事“上保险”，转换为行动，就是“我打电话给李经理咨询价格。”

4D就是删除、推迟、委托、做。基于二八法则，聚焦才会产生更大的效能。排程是删除一部分，推迟一部分，委托一部分。留下来的就是即重要又紧急的事务啦，或者把重要不紧急转化为重要紧急的事务，统称为就是计划内要执行的事务。这里的紧急是计划内紧急，和之前计划外紧急B类事件不是一回事。计划内事务，再分解写进为日历和弹性清单，即我们所说的两类。

重要的关键是：1、对不重要和相对重要的放弃与推迟，举个例子，多年前有员工和我说，某某大企业愿意按人付费让我做内训，我拒绝了。因为我的人生使命是影响一亿人，我寻找的是愿意主动付费来学的，不是老板付款的。这样学习效果好，我也便于检验成果。即使是内训的同学学习得很好，那下一步呢，继续做内训，然后我就成为内训讲师啦，这不是我想要的。我当时，就下决心只做面向社会的课程，传播面广，影响力大。

那么接下来就进入了“执行”层面，在执行的过程中我们会有两种事件：计划内和计划外。

计划内重要紧急就是原定好的日历事件，无论如何我们要首先保证完成它；再有的就是不受时间严谨约束的事务，可以适度灵活推后的，也可以提前完成的弹性清单事件，也就是我在上一节课中讲到“超车道”。为了学好，我们第二部分细讲：

而计划外紧急就是突发状况，这类事件的处理就需要用到我们之前提到过的、专门为它留出的“空白时间”。

二、易效能“T/STEP”标签和弹性清单

我国的典籍中记载，制胜的要诀是顺势而为，要掌握“天时 地利 人和”，翻译成现代执行语言就是：在对的时间，对的空间，做对的事。这套易效能执行法则叫“T/STEP”，其中： 

第一个T，是time的首字母，代表时间；

S，是space的首字母，代表空间；

T，是tool的首字母，代表工具；

E，是energy的首字母，代表精力和能量；

P，是people的首字母，代表自我和他人，一件事情的参与人员。

当我们能感知到自己身处的情境，才能真切地活在当下，同时完成相应可以完成的事务。

举例，我经常飞行，有时候会遇上航班晚点，或者等吃的、等人，这时突然被空出来的时间我就可以做各种各样的安排。例如小憩一会儿，或者拿出kindle阅读几页，当然我还可以翻出自己的电话清单，把安排好的重要紧急电话打几个，或者发发朋友圈，如果你经常转发分享我们的课程，有机会可以加我的微信和我互动。我会写在评论里。

所以你会发现，在不同的时间、空间，运用你现有的工具，根据你当下的精力状态，有些事你可以做，有些事你就做不了，就像精力状态好时你可以给别人拨去一个电话，商讨一些事务，但如果手机没电或者信号不好时，你就只能闭目养神或者安静地看会儿书了。

弹性清单上的事件有一定的灵活性，但我还是建议大家要养成“条件具备时凡事提前批量尽快完成”的好习惯，记住这个原则。好处实在太多，就以我订机票为例：一般我的机票会提前1-2个月就定好，这样做有4个明显的好处：有票、便宜、了却一件心事、可批量操作。

再举一个例子，我经常过安检，需要买一个不会被拖坏的弹道尼龙包，TUMI包，我不是很着急，因此加入清单：

买TUMI包@香港

终于在去年的一次香港转机发现tumi店装修，没买成，那时我估计我再来香港要一段时间，因此我修改清单为

买TUMI包@香港 伦敦 悉尼 纽约 温哥华

到这些地方都可以买，和日期没关系，碰到就买。后来，在温哥华买了，打勾完成。

“T/STEP”法则，其中T优先级最高就是日历事件。如果T优先级下降，STEP要素建构的是弹性清单。我们不要把过多的事务进入时间流，即安排严谨的时间成为日历事件，而是尽可能运用“STEP”标签法安排事务。

按照各这个原则，你要把弹性清单进一步按照STEP来分解，具体可以分解各种子清单，例如为S空间类:在家、办公室、外出，我经常国际旅行工作，因此还会建立常去地的清单，如外出北京、深圳、广州、香港、伦敦、悉尼、纽约等等。例如，当我北京时，有朋友约我去她墨尔本家。我就写上：

白金卡jasmin见面@墨尔本

到墨尔本前，提前确定，就然后转化并记录为日历事件。当然并不是所有的弹性事务都要转化，有的直接完成。

T工具类：智能设备，包括电脑、智能手机可以处理的事务；还有最常用的电话清单；E：精力或能量，分为高能和低精力。P:委托等待，可以进一步划分按人的子清单。值得注意的是，STEP标签是多维度的，目的是分类和执行时查阅。一件事情可以多标签，这也是核心秘诀。

为了便于你的理解，我把开篇的事务，全部转为弹性子清单供你参考。如此系统复杂的分类，不适合初学者，初学者不分类或者接受不完美，当你的段位提升之后，你可以逐步完善。以便可以日理万机。随堂练习演示的清单系统便于管理多标签，纸质系统可以按照本文的罗列法或者模版中的表格法来呈现。这里先用罗列法，我的团队还做一张表格放上来。你可以对上面列出的杂事，你会发现这里的事务被转化为行动格式，并按照类别汇总，主语往往省略。

其实截止目前，以上大部分事务，我都在去机场路上、旅行路上、等人期间，都完成了。划线的部分就是已完成的。

你可能会发现，大量的事件被我委托了。是的，你要慢慢把自己的事务通过专业的团队、第三方的外包专业化完成。千万不要说，没有资源和金钱可以雇佣外包，管理很难不如自己做哦。你无法专业做好每一件事情，但你可以组合所有优势去完成一件事情，然后把创造的价值分配相应的链条。也不要说，你没有那么多的事情，你可以挑战更大的目标同时现有的事情做到极致。

同时，不要忘记了与家人建立良好的情感，发挥彼此优势相互委托，家更是一个团队，而且是人生最重要的团队。我非常感谢我有可以照顾好自己的父母，一个好太太和逐步自立的两个孩子，以及我可靠的团队。

即使可以委托与管理，一切的前提是记录与清晰的排程。

好了，今天的课程总结一下。

通过三个闭环流程记录排程执行来处理大量事务，核心目的是执行时，先做计划内留白计划外紧急，即做A推迟B记录C，记录为了清空大脑和排除干扰，早晚排程运用三问、4D和两大分类思维，进行计划内安排。到了第四段，A类事件就分为两大类即A1日历和A2弹性清单。

从此你的效能高速公路分为中间车道A1固定日程，时间到了按部就班进行；左边超车道A2弹性清单，条件具备时凡事提前批量尽快完成；右边紧急车道留白预防B类事件。

谢谢你的购买、聆听！课程越来越来系统，有问题请给我留言评论转发，祝愿你可以学会日理万机的技术，扫清一地鸡毛，这样才能在后续的学习中去寻找诗歌和远方，期待你尽快走进易效能的线下课程，更加系统地学习。如果你通过音频都有收获，可以想象，某一天我们在世界的某个城市相遇，你的功力定会在我们的直接面授下突飞猛进。

今天的课程，就到这里，记得去学习随堂练习。