17 【工作总结】把芝麻说成西瓜,三个方法帮你拿满分
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喜马拉雅的朋友,你好,我是老虎老师宋晓阳。欢迎来到《如何成为职场表达高手》。今天老虎老师跟你聊一聊年终总结的那些事儿。


年终总结,是每一个在职场上生存的人,在领导、同事面前一年中最重要的亮相。如今各个公司在年底都会特意安排时间、场地以及设备,把年终总结作为公司最重要的活动来举办。


话说回来,你的年终总结打算怎么做呢?


前几天老虎老师接待了一位小朋友,他向我请教:“老虎老师如何才能做一场漂亮的年终总结展示呢?”聊天后我发现这个小朋友身上存在的问题,很多人都会有。


他的自我评价是:“干活一个顶仨,说话稀里哗啦”。他说自己工作能力超强,败就败在了这张嘴上,说话不给力。这不由得让老虎老师想起在课程发刊词中说过的,在职场上干得好不如说得好来得重要哟。


说起年终总结,有的人这一年确实没少干项目,年终总结简直就是公司业绩一览表,反而个人的亮点看不到了;那么有的人日常工作比较琐碎,感觉无论说什么工作都赶不上别人的一个零头。这种情况下,无法避免的是一场年终总结,最终走上了“琐碎、零散、不值得一提”的命运。


那么如何把一些琐碎细小的工作,说起来更加有条理,更加高大上一些呢?老虎老师将你把芝麻说成西瓜的方法,分别是项目法、时间轴法、故事法、数据法,这四种方法。


在这里呀老虎老师要声明一下,把芝麻说成西瓜,并不是教你夸大自己的工作,而是帮你理清逻辑链条,将一堆看似琐碎的工作化整为零,这样的总结呢才能在年终将你的工作成果擦个亮,不辜一年来的辛苦呀。


方法一:项目法 

项目法是最符合年终总结这类内容的总结方法了。


对于很多公司职员来说,一年里手上的工作就是面前摆着的这几个项目,事情忙起来的时候,很少会去关注小伙伴们是怎么协调一致干起活来的。到了年终总结的时候,才有机会知道同志们是从哪些不同的角度切入工作流程里来的。


用项目法做年终总结是最有效地去展示自己,也更能好地去注意自己的一些见解和收获。


说到了项目法,这种方法的表达策略主要有什么呢?

- 职能介绍

- 岗位衔接

- 经验沉淀


1. 职能介绍主讲人在总结的时候,从自身岗位的角度切入最为合适。

假如你是负责前期策划工作,你从策划这一岗位职能入手,从前期调研策划书的文案写作,委托人的诉求点等不同角度讲述项目,一定跟其他同事的视角不一样,对吧?


2. 岗位衔接它主要立足于自身岗位的同时,在项目法的讲述过程当中,它的第二个策略就是与其他岗位的有效衔接了。

比如策划的岗位,你在总结的时候呢可以基于同事刚才的内容进行一个有效地勾连。这样承上启下的内容表达是最有专业化的表现了,也会让你的同事对于你在总结的时候,把与之相关的工作承接进去讲起来,听起来也会倍感欣慰。


3. 经验沉淀最好的员工就是干完活之后动脑子,想活是怎么干的,以后干怎么能做得更好,如何减少内耗以及人力和物力。这样带有自驱能力的员工,对于公司来说就是极具价值的员工了。


无论今后是否在这个岗位上工作,这样的员工考虑的可不是自己,考虑的是工作流程,注意事项,甚至是整个公司的战略。

 

方法二:时间轴法 

年终总结主要是树立一年中你个人的大事记,对吧?话说一年12个月,你的工作做了不少,那该按照什么样的逻辑顺序说出你的工作呢?

最方便也是最清晰的方法,就是时间轴法!


当然一年365天全都说个遍,显然是不现实的。可以按照时间顺序把工作内容打个隔断,这样进行逻辑梳理


那这个时间隔段又该怎么打,才能自己说起来不杂乱,同事领导听起来又清楚呢?我来给您举一个例子,你听听看能不能从中有所借鉴:


老虎老师最近为一家企事业单位做了语言能力提升的培训。在培训的过程当中,有一位研究人员做练习的时候,选择的就是年终总结的内容。


他是这样说的:“我今年的工作分为两个部分,一部分是1到4月份在江苏的南京,另一个部分工作是5到12月在北京完成的。好了,那我就先来介绍一下1到4月份在南京的工作的情况……”


听到这你是不是发现这位研究人员就是有策略的,他把一整年的时间分为了两大块。划分时间快的依据是工作地点,因为不同的工作地点工作的内容不一样。


这样的话呢,时间轴为工作项目服务,时间线与工作内容就可以紧密的贴合在一起了。


用时间来划分,可以让你的叙事更清楚。但是到了具体的项目汇报的时候,有些人的年终总结又陷入了干巴巴地报流水账的困境,这时候怎么办呢?


方法三:故事法 

年终总结的时候,你最怕听到什么样的总结呢?那种公文式的背书是不是很可怕?


大家好,我来给大家汇报一下这一年我做的工作:

1月份我接了A项目,2月份我给A项目做了前期策划,3月份A项目立项,4月份A项目启动……


这样的年终总结,听一上午谁都会崩溃的,是不是?


前几天,有一位IT公司的中层管理人员找老虎老师做一对一的辅导工作,辅导的内容就是他2018年的年终总结。交上来的文稿的第一稿,老虎老师可以看出来,2018年她的工作内容非常多,一看就是一位特别能干的中层领导。


可是总结中的问题也很突出,她对自己一年来的工作表述都是概括性的。比如说,这一年我一共接手了32个大小项目,还有协助同事完成了12个项目。


老虎老师发现这份总结恰恰缺少了具体内容的表述,四五页A4纸的年终总结听下来能记住的亮点不多。那么出现这一问题的原因是什么呢?就是概括性的表述过多了。


虽然她做了具体的事儿,但是她说这些具体的事儿也用的是一个概括性的表述。那么针对这样的一个问题,首先需要解决的是主讲人对于年终总结的一个表达诉求是什么?在了解了这位中层领导的表达诉求之后,老虎老师给出了一个解决之策:故事法。


当我提出这个意见的时候,对方的第一个反应是:老虎老师,年终总结还可以讲故事呢?


在她的印象当中,年终总结就是一份最高规格的工作汇报。事实上最好的年终总结里面一定要有故事、细节、画面和数据。


在有限的时间内,把自己这一年做的事情进行情节化故事化的处理,这样听的人容易产生共情,也就更容易听你说下去,进而也会更容易记住你的亮点了


那么说到故事法,就必须说一下如何讲故事了。


一个故事可以说五分钟,也可以说30秒,故事的长短跟讲话的时长,还有整个讲话的内容中不同材料的占比有关的,最为关键的是要有情节细节以及人物。其中人物的关系,对话是构成故事主干的核心要素,这是语言表达中讲故事的重要组成部分。


结合那位IT公司的中层领导,最后我们选择了三个故事,两大一小。


第一个故事,主要是介绍年度最大竞标时候的关键一分钟发生了什么。在这场竞标中,他们公司与竞标公司提出的条件其实是差不多的,如果他们不能马上调整条件,突出自己的竞争优势,那最后的结果很可能就是流标了。


当时留给这位领导作决策的时间只有不到一分钟,但是她在这个关键时刻迅速想到了办法,给出了决策。与此同时,她通过眼神向同事传达了决心,让同事不要害怕,不要摇摆,最终赢下这场重要的竞标。

 

在总结中,她把这一分钟如何抉择,如何跟同事交流的,整个画面的紧迫感都介绍得非常详细。作为领导,她的快速决策能力一下子就被这个故事提亮出来了。


第二个故事,选择的是她所在部门与竞品厮杀的一次较量。讲这个故事的时候,她特别强调是情况的危急。


正当她跟客户对接的时候,她的同事打来电话,她把销售的同事跟她打电话时候,在电话里面急切的心情,在讲故事过程当中表述得很清楚,也把广告商对他们的要求讲得非常细化。


所以在这个时候,她主要讲的是自己在复杂的工作当中,如何专业化地处理复杂的情况的。因为这样的复杂情况在他们公司的业务发展当中比较少见。

另外一个小故事是什么呢?他讲的是一个瞬间。公司新入职的小朋友在医院一边输液,一边对接工作的情景。


这个故事其实想说明企业的文化,就是年轻人刚入职场的全身心的投入,留给她深刻的一个印象。


年终总结归根结底不是一个故事会,所以不要忽略工作成果的展示。比如说我辅导的这位IT的中层的领导,她除了讲故事之外,她其实也把工作的一些数据性的东西也呈现出来,是在故事之后。


方法四:数据法 

工作其实是需要量化的,量化最好的方法就是数据,所以说数据法是年终总结工作量化的最好呈现方式。


那么既然是工作量化,最重要的其实就是一个信息可视化的问题,也就是说需要使用图表或者是动画。


一般来说从制作成本上来说,图表比较简便易行。


这里需要提醒的是,图表的规格,要考虑到PPT播放的效果。图表过于细小密集的话,对于现场的观众来说,这些图表做出来只有一个目的,就是让人看不清楚。


所以如果想利用图表的话,你最需要考虑的是数据的可视化以及易懂性,否则图表就是一团是什么呢,主讲人能看得懂,观众犹如看天书一般了!


年终总结的方法,老虎老师总结了四种,分别是项目法、时间轴法,故事法和数据法。这四种方法为不同的表达内容服务的,您可以使用其中一种,也可以相结合地使用出来。


课后作业: 

现在各个单位都在做年终总结,把你2018年的年终总结,按照老虎老师说的四种方法当中的一种方法,或者几个不同的方法结合起来。这回时长要时间长一点了,大概需要选择五分钟,你可以用手机呢来录制下来。


年终总结是你在同事和领导面前最重要的一个亮相,也是把这一年你的辛苦向其他人进行传播非常重要的一个关键的机会。所以把握不好这个机会,对你来说,这一年的辛苦呢就付之东流了。


把握好这个机会,你所有的呈现会给你的同事或者是你的领导以非常深刻的印象,所以一场漂亮的年终总结也是你最好的一个主角。


今天就讲到这,感谢您的收听,我们下期再见。

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