【第8期】条令3:亲撰周报:做好越级沟通机制的第一环
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今天我们要探讨的是十二条令的第三条亲撰周报


确认指令及时报告以及亲撰周报,这是拉卡拉十二条令中跟指令有关的三个条令。其目的都是为了解决一个共同的问题,就是要让我们的组织的指挥和信息沟通顺畅。


一个组织只有信息在上下级以及级之间充分有效沟通的情况下,才能确保做出正确的决策以及有强大的执行力。


而十二条令的第三条,亲撰周报,就是非常重要的一条工作纪律。


在拉卡拉我们要求每周一上午中午12:00之前,每个人必须把自己亲自撰写的周报发送给自己的直接上级,并且抄送上级的上级。


至于周报的内容,可长可短,可以包括本周的工作下周的设想也可以包括任何你想写的东西。多年的实践证明,这是非常有效的一个工作习惯和管理方法。


1、为什么要写周报?


军事在打仗的时候,我军有前敌委员会,也有一线的指挥员,但是为什么最高统帅还要与前敌委员会,甚至是一线指挥员频繁地进行电报沟通呢?


我认为有以下三个原因。


第一个,最高统帅需要全面了解前线的具体情况,以便对全局进行判断


第二个可以避免前敌指挥因为占不到全局高度而做出错误的决策不是最高负责人,必然占不到最高的高度,这不是水平问题,而是职务问题。

只有最高统帅才能够担负起全局的长远命运这就相当于只有最高统帅才能站在山顶,其他指挥员都在各种半山腰,而很多情况只有在山顶才能看得到。


第三个可以让前敌指挥员在做出最终决策之前,有人可以商量,并且可以有一个间隔,避免错误决策。


可见最高统帅亲自指挥战争,参与到与前线指挥官,甚至一线指挥员的信息沟通之中,是我军能够取得解放战争胜利的关键。


2、周报的作用


拉卡拉的亲撰周报制度也能起到这三个作用。我认为核心有以下三个作用。


第一个是复盘。

要求每人亲自撰写每周的周报,是逼迫你对上一周的工作进行一个回顾,这就是一种复盘。而复盘是我们提升自己能力,不重蹈覆辙,甚至是吃一堑长三智的一个非常重要的工具。


第二个是计划性。

逼迫你把下周的工作重点和计划梳理出来。


第三个是强迫性地建立起越级沟通机制。

在很多企业内,有些心胸狭隘的管理者非常忌讳这个越级沟通,而拉卡拉的文化要求“管一层看两层”。

所以,我们要求周报发送给直接上级,并且必须抄送给上级的上级。这就是为了让更上一级能够全面的了解情况,也是为了打破个别干部对下级和上级沟通的封锁。


很多时候,一个部门内耳熟能详的事情,对于部门外或者是更上级来讲是毫不知情的,而他们其实是需要知道的。所以,我们在周报这个条令中明确规定,周报必须抄送给上级的上级


而我自己经常会有意识地回复一些周报,也许我并没有真正地看周报的内容,但是我这种经常性的回复周报,就是要让下级们知道,甚至让下级的下级知道:他的工作有人在关注他的周报有人在看他有一个顺畅的工作通道。


所以周报制度是一种非常好的上达天听的机会。


一个聪明的干部应该会善于利用周报,通过周报让上级知道自己的工作内容,渗透自己的影响力,潜移默化的影响上级对自己的判断,争取上去的支持,而且还可以把自己的想法传递给上级的上级


3、如何写周报


如何写周报呢?

我们要求周报一定要亲自写,而且要把写周报当做是一个梳理工作思路的工具和节点。


报的提交时间是每周一上午12点之前,我建议写周报的时间是周六或者周日,拿出半个小时的时间静下来,梳理一下你上周的工作和下周的工作要点


换言之周报首先是一个你自己复盘上周工作、计划下周工作的工具,其次才是你和上级以及上级的上级沟通的工具。


有的干部自作聪明,把写周报的任务交给助理,甚至把自己的周报变成了固定的模板,每周采取剪刀加浆糊的方式来进行粘贴,其实这种做法是非常愚蠢的。


既阻碍了上级以及上级的上级了解你的情况,同时这种态度也会给你的上级造成一个很不好的一个印象。


4、周报的内容有哪些?


周报的内容,其实是非常灵活的。但是我建议做到以下两个部分。


第一部分,要把上周的工作复盘一下,不是简单地工作罗列,而是应该进行一定的简单的得失分析,或者是任何你可以总结的一些东西。


第二部分就是下周甚至是未来的工作要点也不是一个简单的事项的罗列,而是在这个时候要检视我们下周要做的这些工作是否服务于自己的月度目标季度目标


这就如同我们在户外徒步时,每走一段必须要对照GPS校正自己是否在航线上是一样的。因为一旦路线错了,我们越努力错的就越大。


5、周报的发送范围


而周报这样一个制度,其实是强迫性地促使我们每个人不断地审视,我们是否是在做正确的事,是否是在完成月度目标季度目标年度目标的正确路径上。


周报的发送范围我们已经明确要求就是发送给直接上级,抄送给上级的上级。其实你也可以抄送给你认为本周周报内容他应该知晓的人。


6、上级应该如何回复周报?


上级应该如何对待收到的周报呢


应该按照日清邮件的要求,在24小时内给出回复。上级也要利用好周报这个工具,及时回复周报,这样会让下级以及下级的下级感受到你的工作勤奋,以及你对他们工作的重视,让他们打起12分精神来投入到工作之中。


人呢其实都是喜欢被重视被期待的,无人喝彩总会让人有点沮丧。所以,上级的关注,尤其是上级的上级的关注和鼓励,有的时候比什么都重要,会让下级释放出巨大的能量。而及时复周报就是表达这种关注和激励的最有效最简单的方法。


复周报也是上级点拨下级的最简单最高效的模式。

不用单独约谈,不用长篇大论,就着每周周报中的内容,上级可以很灵活地把对具体工作的要求,或者是指导性的建议,甚至是自己的思维方式理念在回复之中写出来,相当于手把手地在指导下级如何成长

那么持续做下来,对下级的成长以及自己的工作思路被贯彻都是非常有效的。


另外周报也是加强辖区内各部门之间彼此沟通的工具,我就经常把收到的周报的回复转发给我认为相关的人。简单的一个转发动作,就可以让信息在需要的部门之间流动起来,事半功倍。


解放战争时期,毛泽东和蒋介石都与前线电报频传所不同的是,毛泽东的电报大多是作战思路上的讨论,辅之以命令,而蒋介石的电报都是行动的具体指令很少思路讨论,结果差别很大。


我认为,周报这种方式在上级和下级之间,应该尽量减少具体的行动指令。因为事情是下级做,应该让下级独立地思考,独立决定如何行动。


这样在行动中出现情况下才能够随机应变。但是上级应该多加强思路的沟通意图的沟通,是周报应该起到的一个效果。


所以说周报的沟通应该以思路讨论为主,具体行动指令为。很多人抱怨自己怀才不遇,这是不对的。


事实上,如果能够利用好亲撰周报这样的一个条令,这样的一个工作工具,既可以让自己的工作更有效,也可以让自己更加为自己的上级和上级的上级所逐渐地了解,给自己创造更多的机会。


以上就是我们对亲撰周报这条条令的一个解说。亲撰周报是一种非常好的方式,希望大家能够在工作中有所借鉴和使用。



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