【第6期】条令1:确认指令:建立整个团队的沟通规则
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音频原文 


今天开始我们要用12讲的时间,跟大家来探讨另外一个有效的管理工具:十二


顾名思义,十二条令是十二条纪律,分别从指令行动汇报沟通四个角度,每个角度做了三条规定,告诉所有的人应该如何去做,如何执行。


十二条令是拉卡五大管理兵法之一,也是我们界定的拉卡拉五大文化之一。与其说十二条令是军队里边的三大纪律八项注意,不如说它更是对核心价值观的诠释


因为五大核心价值观过于抽象,如何把它到位,对大家来讲是一个挑战。因此,在核心价值观之外,我们又整理出四个板块:十二条令、四环环方法论、执行四步法以领导力三要素。


这四个板块从不同的维度,让我们帮助我们做到五大核心价值观。那从今天开始,我们先讲第一讲,十二条令之一:确认指令


1、为什么要重复指令?


信息在传递的过程中会衰减,也会受到环境因素的干扰,加上接收者的理解能力等原因,很容易产生歧义。如果经过几次传递,那么产生歧义的可能性就更大了。

而当我们掌握的信息不全时,绝大多数人都会下意识的用自己熟悉的信息或者是自己期望的信息去补上缺失的信息,从而导致信息失真变形。


在军事上,我们看各种电影里边都可以看到,指挥官下达了指令之后,往往会要求下属大声的重复一遍指令,目的就是为了确认指令。


相信每个上级都遇到过这些恼火的事情,给下级发邮件或者短信通知一件事情,下级没有反应,你不知道他是收到了还是没有收到,那只好再发信息或者打电话去问到底收没收到


或者突然间发现下级在做一件很莫名其妙的事情,那么你一问,他回答说:“这是你的要求啊!”而实际上,你的要求完全是另外一回事是下级理解错了而去做。


造成这些现象的本质原因都是没有建立起确认指令的纪律。如果我们明确下达指令过程中要确认指令,那么就不会产生这些歧义


在上面那些现象中一个指令要上级再次主动询问是否收到,这还不是最恐怖的,最多只是增加了上级工作量和工作难度而已。


最恐怖的是,如果上级很忙,忘记了去询问是否收到指令,或者想当然地以为下级收到了指令,而一旦下级没有收到指令,指令丢失或者误解的危害就非常大了,那么可能我们应该做的事而没有做,影响到整体的大局。



2、如何确认指令?


所以我们强调一定要确认指令,那如何确认指令呢我们规定收到指令必须第一时间明确回复,简单指令要回复“收到”,并且重复一遍指令。

复杂指令要回复执行的要点预计完成时间,如果需要上级支援,那么也要在回复中明确地提出。


所以我现在非常欣喜看到,我在微信和短信上去给下级下达一个书面的或者是语音的一个指令,那么下级都会用书面给我回复“收到”,并且会重复一下指令,确保无误。这是一种非常非常爽的感觉。


所以我们讲一定要把确认指令作为组织内部十二条纪律之一。



3、确认指令的三大关键词


确认指令有三个关键词相同渠道、第一时间、确认。


第一个关键词是相同渠道

必须以相同渠道回复,以确保上级到。不能是上级用邮件下达了指令,然后你用短信回复收到了指令,或者上级用微信下达了指令,你用邮件去回复。


因为你永远无法确认上级是否会随时查看你使用的通讯手段。最简单也是最保险的方式,就是采用上级发送给你指定的这种同样的通讯手段来回复和确认指令。


第二个关键词是第一时间

必须第一时间回复刻不容缓。和上级短信或者是微信或者邮件联络,上级的每一次回复你都要回复,直到上级不再复为止。

只要上级回复了,你就要继续回复,直到上级不再回复,即使是说“再见”,那么最后一个“再见”也必须是出自下级


第三个关键词是确认

指令分为简单任务和复杂任务两种。简单任务就是很简单的事情,那么你确认的时候只需要回复收到,以及并且把那个你收到的内容指令内容重复一遍即可。


而复杂的任务通常需要一段时间才能完成,所以你在确认指令的时候,需要把何时完成实施要点以及如果需要支援,都要同时明确地提出。


我们再复习一遍。简单任务的指令的确认模式是什么?要第一时间回复收到,并且重复一下你收到的指令内容。


如果你是按照这样的方式来确认,那么相当于你默认这个任务你是可以轻松完成的,并且可以迅速的完成,最多是在一两天之内进行完成。否则的话,你就必须按照复杂指令确认模式来确认。



4、复杂任务如何确认指令?


复杂任务的指令该应该如何确认呢收到指令的第一时间要回复收到,并且要重复指令内容,然后同时要告知你准备执行的要点以及预期完成的时间。


尤其需要提醒的是,如果你需要支援,比如说人力、物力、财力要同时提出,如果你没有提出,那么上级就会默认你自身靠自身的资源和力量能够完成。


对复杂指令采取这样的确认模式,有一个最大的好处,就是要让上级对你完成任务的路径和进度心里有数。

上级由此就可以判断,按照你预期的这个路径和进度,你是否能够去完成并且上级会发现他有有资源可以帮到你,这样的话上级就不会产生一个歧义。


比如说,上级认为你很快就可以完成,其实你需要很长时间,那就是一个歧义。那另外一个上级本身有对你完成过程中非常重要的资源,但因为不知道你准备如何去做,也就没有去提供给你这种资源的支持。


可见这样的一种确认方式,不但是对上级管理起来非常有利,对你自己也非常有利。

因为你在回复你的执行路径预计时间的过程中,其实也是请上级帮你来校正一下,看看你的路径和你的规划是否可行,是否上级有资源可以帮到你。



5、如何转达任务?


另外一方面就是如果上级要求你转达任务,这样一个指令应该如何确认?


同样,我们要求必须第一时间转告给第三人,并且确认对方收到了你的转告,然后第一时间回复上级“已经转达给某某,并且某某已经收到了指令”。

而被转达指令的第三人同样应该按照上述简单任务或者复杂任务模式来和上级确认指令,这就可以有效的避免指令在传递过程中的丢失和歧义。


世界上绝大多数失败是因为方向错了或者努力不够,根本不是说在正确的方向上你尽了最大的力量,然后因为能力不足而导致的失败而在方向错了或者努力不够上。

其中很常见的一种,实际上是对指令的理解的偏差,或者指令传递过程中的衰减和丢失。


在实践的过程中,我们发现确认指令的这条纪律以及简单指令复杂指令转达指令三种不同的确认方式,如果大家都做到位,确实对我们工作会有非常大的助力,确实可以让我们规避很多简单、愚蠢的错误。


以上就是今天分享的内容,谢谢大家!


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