搞定2

《搞定》第2篇
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今天我们来讲GTD的横向管理模式，它的作用是将所有的代办事项存入个人管理系统，避免遗忘和增加大脑的负担。

它分为五个阶段，分别是收集阶段、理清阶段、组织整理、回顾阶段和行动阶段。

为了更好地理解横向管理模式，来看一个生活中的例子：如果你打算做一顿晚餐，却发现厨房一团糟，这时候你会怎么做呢？

首先，你要确认厨房中摆放不到位的物品都有哪些，这一步就是收集，将有问题的东西收集起来，等待下一步处理。

接着，你会思考哪些东西要保留，哪些物品要扔掉，这一步就是理清，就是给物品分类。

接下来，你会把物品逐个归位，有的放回冰箱、有的扔进垃圾桶、有的放进水池，这一步是组织整理。

然后你会核对食谱，以及已有的食材，检查有没有缺少的东西，这一步是回顾。最后你可能会把黄油放进锅里融化，开始做饭，这就是执行阶段。

其实，我们生活中的很多事情都是按照这样的流程处理的，只不过我们没有意识到罢了。

那么我们对横向管理流程已经很熟悉了吗？戴维认为，绝大多数人在这五个阶段中，都还有很大的提升空间。

的确如此，想想我们周围随处可见的日程清单、会议记录，上面的待办事项非但没有完成，它们反而会让我们变得越来越麻木。

书中提到，管理效果通常取决于这5个环节中最薄弱的一环。因此除非所有环节都紧密结合，并按统一标准加以管理。否则，最终效果很难尽如人意。

接下来让我们逐一来学习如何将这5个环节做到位。

第一个环节是收集阶段，它的目的是归拢材料，将所有没有完成的、悬而未决的事情收集进来。

收集到哪里去呢？可以是一个实物文件筐、纸制的笔记本，也可以是电子记事簿、录音设备、微信中的“文件传输助手”都可以。

那么，都要收集哪些东西呢？办公桌上堆积的没有处理完的文件、邮箱中未处理的邮件、某次会议后的决议、领导口头交办的任务等等，都是需要收集的。

我们可以把这些实物文件放进文件筐中保存，不必在意顺序，统统放进文件筐就好了。

除此之外，我们头脑中记得的尚未完成的事情也是需要收集的，比如下周三要去看牙医、周末参加孩子幼儿园活动等。

我们要把这些内容写在纸上放进文件筐，或者记录在“文件传输助手”中，结合你自己的习惯进行存放就可以。

悬而未决的事物如果不被集中管理，那么就会分散在各处，然后总是在大脑中念念不忘。大脑中的未竟之事会折磨你的心智，分散你的注意力。

很多人都有类似的经历：正在电脑前写报告，但是头脑中一直惦记着在幼儿园打架的孩子，或者两天后要交的另一个报告。总之是无法将注意力集中在眼下这个报告上面。

做这件事，想着那件事，做那件事的时候，又想着这件事。这就是我们效率低下、压力山大的根源所在。

如果我们能按照上面的方法将所有未竟事情都收集在一个固定的地方，将大脑解放出来，这能极大地缓解压力和提高效率。

另外，我们要尽可能控制收集工具的数量，越少越好。如果收集的工具过多，那么你的材料仍然是分散的，收集之后的整理工作难度会很大。

我常用的收集工具只有两个，一个是实物的文件筐，另一个是微信中的“文件传输助手”。

收集之后我们需要定期清空收集工具。如果不定期清空，那么收集工具就变成了一间装满杂物的仓库，这毫无意义。

收集工具是一个“中转站”，让里面的“货物”流动起来才能起到中转的作用，才能让个人管理系统运转起来。

戴维说：阻碍任何事物的流动，会削弱在该领域的存在、更新和创造能力。

定期清空就是让你的个人管理系统正常运转的第一步。这里所说的“定期清空”就是第二个环节——“理清阶段”。

这个阶段的重点是识别你所收集到的每样材料，确定它是什么，你需要对它采取什么样的行动。

理清阶段的具体做法是，打开收集工具，从最上面的一份材料开始，每拿起一份材料都问自己一个问题：针对这项工作是否有下一步行动？

你的答案只有两种：有或者没有。

当答案是“没有”的时候，那这份材料可能是废纸，你只需把它扔进垃圾桶就好了。

当我们的回答是“有”时，将会面临三种情况，分别是：立即执行、委派他人和推迟执行。

我们结合三个例子来说明：

假设你现在正在清理的材料是一份电子邮件，下一步行动是花30秒钟浏览一下内容，然后回复“同意”或“不同意”。对于这种在2分钟内能完成的动作，就要立即执行。

书中说：对于任何任务，把它写入清单、跟踪、完成，所花费的时间，如果比立刻执行花费时间要长，那么就不要等，赶紧去做。

这是一个提高效率的方法。一位软件公司副总经理告诉戴维，他凭借着“两分钟原则”，每天都多出了1小时的自由时间。

当这项工作的下一步行动需要他人来完成，比如你要去银行报税，但是需要另一位同事给你提供报税材料，这个工作属于委派他人才能完成的。

第三种情况是“推迟执行”，假设这份材料是下周二的会议通知，下一步行动是通知各部门开会，但是时间尚早。

这就是一份推迟执行的材料，你需要把它写入相应的清单中，这一步我们后面再说。

按照这样的流程将收集工具中的所有材料进行分类。清理完毕后，相信你已经扔掉了很多没用的材料、完成了一些两分钟工作、收集了一些需要委派他人的工作以及需要写入清单的工作。

到这里，第二个环节理清阶段就完成了。接下来是第三个环节：组织整理，目的是将每一份材料写入相应的清单。那么，都有哪些清单呢？

戴维建议我们至少建立以下五类清单，分别是：项目清单、日程表、ASAP清单、等待清单、将来/也许清单等。

虽然清单的种类很多，但是不要担心，需要我们每天回顾的清单并不多。而且，如果GTD管理系统顺利运转起来了，我们每天回顾清单只需要一两分钟的时间。

这就是“系统”的威力，威廉·布莱克说过：我必须建立一个系统，否则我就会被别人的系统奴役。

清单可以在电脑中新建，也可以手写在纸上，用你自己喜欢的方式就好了。

我们先说项目清单，如果某项工作需要多个“下一步行动”才能完成，那么它就要被列入项目清单。

比如：撰写年度个人总结的下一步行动是阅读关于个人总结撰写的要求，再下一步行动可能是列出大纲，再下一步行动可能是搜集相关材料和数据等等。

只要是两个以上“下一步行动”的工作，都要列入项目清单中。罗列的时候不需要区分紧急程度或重要性，全部写入清单即可。

因为项目清单的作用是提醒我们这项工作还没有完成，至于具体的行动计划是列在其他清单中的。

接下来是“日程表”，什么样的工作需要写入日程表呢？戴维建议我们将那些有明确的完成时间的工作写入日程表。

比如：周二召开部门例会、5月10日上午九点送孩子去上钢琴课、12月31日前完成个人年度总结。

很多人都有写日程表的习惯，我们的习惯是将第二天的所有工作都放入日程表。

但是实际情况是我们很难将其中的工作如期完成，接下来我们会把没完成的工作再写入第二天的日程表。

千万不要这样做，要把日程表当做一个神圣不可侵犯的圣域，不要将那些没有明确时间要求的事情写入其中。

这样一来，日程表中的行动会更加清晰，我们也更容易掌控这些事情。那么对于那些没有时间要求，只要尽快完成就好的工作怎么办呢？

书中将这类事情称为ASAP行动，就是as soon as possible，越快越好的意思。

对于这类事情，我们要根据场景来分类，建立多个ASAP清单。所谓场景就是完成这个事情需要的工具、地点。

某个事情需要在电脑上完成，你就可以把它写入“在电脑旁”清单；某件事需要外出时完成，可以写入“外出事宜”清单。

除此之外，还有“电话清单”“在家清单”“卫生间清单”等等，根据你的实际情况建立相应清单即可。

比如上面提到的列入“项目清单”中的撰写年度总结这项工作，它的下一步行动是阅读一份《关于上报个人年度工作总结的通知》。

如果这个动作需要在电脑上完成，那么我们就可以把它写进“在电脑旁”清单中。

也就是说我们要把项目清单中每个项目的下一步行动写入相应的ASAP场景清单中。

比如“在电脑旁”清单中的“审阅装修合同”这一项工作，就是“项目清单”中“装修新房子”这个项目的下一步行动。

再比如，“外出事宜”清单中有下面这些事情：去蛋糕店订生日蛋糕、购买拉花和气球、买生日礼物。这三项内容分别来自于项目清单中的“给妈妈过一次难忘的生日”这个项目。

当然，场景清单中的内容除了来自于某个项目的下一步行动外，还可以来自于临时安排或灵机一动。

比如，我的“外出事宜”清单中罗列着这类事情：超市买排骨、给闺蜜送饺子等等。

我的“卫生间”清单中有这些事情：听音频课、回复微信消息、网购秋季衣物等等。

当我们处在相应场景中的时候，就可以拿出相应的清单，完成上面的事项，比如当我外出的时候，我只需要带上“外出事宜”这份清单，趁着外出时间把它们都完成。

那么当我在卫生间享受洗泡泡浴的同时可以听课、用手机网购、回复邮件等等。

ASAP场景清单帮助我们既节省了时间还不会有遗漏。我们在平时就要注意将这些碎片化时间利用起来，能极大提高做事的效率。

布鲁斯尔说过：那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间不够用。

上帝分配给每个人的时间都是一天24个小时，区别就在于你是否善于利用碎片化时间以及你在整块时间内的工作效率高低。

接下来我们说“等待清单”，这里记录的是那些委托他人办理的事情，告知他人之后不能傻傻地等，要记录在清单中，提醒我们这件事情还没有完成。

再来看将来/也许清单，这份清单中记录着那些你现阶段不打算做，将来可能会做的事情。拥有这样一个清单不仅有实用价值，而且令人备受鼓舞。

这个清单就像一个“停车场”，用来保存那些你当前无法处理，却又不打算彻底遗忘的事情。

我们举几个可以写入这类清单的内容，比如学西班牙语、去瑞士旅行、举办一次邻里聚会、买一架钢琴等等。

这就是第三个环节组织整理阶段，我们在这个阶段完成了多个清单的建立，同时将每一件事情都写入了相应的清单中。

接下来是第四个和第五个环节，分别是回顾阶段和执行阶段，我们把这两个阶段结合起来讲。

我们需要对清单进行定期回顾，上面谈到的清单中，需要每天回顾的有项目清单、日程表和ASAP场景清单，需要每周回顾的是等待清单，将来/也许清单可以每两周或每月回顾一次。

回顾时我们要审查是否有遗漏的项目，是否有填错清单的项目，及时进行补充和修改。

到这里，就可以进入执行阶段了，就是正式开始针对清单中的内容进行操作。

还是以“撰写个人总结”为例，当我们完成了“阅读通知”这个下一步行动时，就可以将“在电脑旁”清单中的这一项划掉。

然后我们需要将接下来的动作填入相应清单中，比如接下来是“列出大纲”，这个动作仍需要在电脑上完成，那么就把它填入“在电脑旁”清单中。

当然，更加高效的方法是抽出整块时间分析项目，将这个项目涉及的所有“下一步行动”一次性列入对应清单中，这样就节省了临时思考的时间。

好了，到这里，GTD系统的横向管理流程就为你讲解完了。

阿什利·布里连特说过：我想要一天一天、按部就班地处理事务，但是有时候几天才能做完的事情会凑到一起，同时向我袭来。

如果我们掌握了GTD系统的工作原理，并能将它付诸行动，按部就班将不再是艰巨的任务。

愿我们都能借由这本书，成为掌控工作的人，拥有繁忙却惬意的生活，希望我们都能将GTD融入生活。

这本书的讲述就到这里，谢谢你的聆听，我们下本书再见。