第17回：浅谈如何撰写汇报材料

第十七回：浅谈如何撰写汇报材料
汇报材料，一般是单位或个人向上级领导或机关所做的书面陈述材料，是当前办公室文秘工作常用的材料之一。汇报材料的种类很多，按性质可以分为综合性汇报、专题性汇报等。其基本格式：标题（汇报单位、时间、文种）——称呼（开场白）——正文（基本情况、经验做法、成效，困难和问题，下步工作）——结尾（结束语）。笔者结合多年的工作实践，就如何撰写汇报材料谈几点体会，与同仁们共同交流学习。一、汇报材料的特点汇报材料的基本特点是实事求是，简洁明了。那么，在写作角度的确立和质量的追求上，还需要把握以下三个特点：（一）汇报基调，保持下对上。如，乡镇学校向乡镇人民政府，县教育局向县委、县政府汇报等，准确把握这一表述角度和基调非常重要。因为，这不仅仅是尊重上级，更重要的是端正工作态度。作为下级就应该保持这种基调，如实、全面提供情况。同时，切记不能把汇报材料写成工作总结或者写成工作布置，否则基调就变了。（二）汇报内容，力求有价值 。在通常情况下，上级领导听取汇报的目的，是为了准确掌握下情，指导工作，增强决策的科学性。上级领导或机关的工作思路，往往是遵循这样一条轨迹：了解情况——决策部署——检查落实，再进入下一个循环过程。作为下级来说，在落实上级指示和任务时，所遵循的轨迹是：听取部署——抓好落实——及时汇报——深入落实。上级领导及机关与下级的这种互动，就是上下级之间“了解情况与决策”、“落实并汇报反映情况”的信息互动。这种信息互动对于上级机关来说，需要下级机关提供的信息具有重要的价值。因为，从落实中反馈出的高质量的信息，更有利于上级机关的决策部署。因此，在准备汇报材料时，必须提高汇报材料中信息的价值。（三）表现形式，重在展现亮点。在准备汇报材料时，撰写者最需要关心的问题，就是如何让工作汇报得到上级领导和机关的肯定和认可。其实，一个单位的工作汇报，是其工作成绩的真实反映，上级领导和机关对汇报材料的满意，从本质上说，是对单位所做工作的认可。撰写者要按照汇报材料的重心构思提纲、提炼素材、广泛听取意见、反复锤炼内容，才能写出既被上级领导和机关认可，又让本单位领导满意的汇报材料。因此，写汇报材料，应该尽量突出重点，展现亮点。二、汇报材料的写作要领要写好汇报材料，关键是要对汇报材料重要功能和作用进行领会，准确把握写作要领。汇报材料的功能和作用主要体现在：汇报材料真实反映下级单位的困难和问题，使上级领导和机关正确评价所做的工作，或者在项目、资金等方面给予支持和帮助，有效解决实际问题。但是，在汇报材料写作中，由于写作经验不足、责任心不强等各方面的原因，导致存在一些突出的问题：一是跑题。没有弄清上级领导和机关调研或检查工作的主题，汇报抓不住重点，对那些与主题关系不大的情况谈得过多过细。二是散乱。面面俱到，主题不集中，事例堆积，没有内在逻辑性。三是空泛。没有提炼概括，不能抓住特色组织材料，缺少理性思考，就事论事，不用事实、 数据、典型说话，大话、空话、套话连篇。鉴于这些问题，写汇报材料时，我们要把握如下四个要领：（一）把握主题，明确听取汇报的对象。上级领导或机关到下面了解情况、听取汇报，事先有关部门都会发一个通知或者电话。即使是很突然的工作检查，也会在到达之前先打招呼。因此，我们在准备汇报材料之前，首先要弄清听汇报的主要领导或检查组来自哪个单位、部门，来的目的和任务是什么，是检查工作、评估验收，还是调研？是了解全面工作还是某一项专题工作？也就是说，撰写者要明确上级领导和机关的意图，为什么要听取这方面的汇报。写汇报材料不仅仅是个文字表达的问题，我们必须要有对上级领导或机关高度负责的态度，不断深化对上级通知的理解，才能真正把握主题，明确对象。（二）抓住重点，做到点面结合。上级领导深入本单位检查指导工作机会很难得，检查指导的重点一定要弄清楚。一般是听取下级对正在制定或执行的某些重大决策的建议，了解基层单位对一些重大决策、重点项目、重要工作事项采取的具体解决办法和经验。因此，我们撰写汇报材料要紧紧围绕上级给出的提纲或者要求，抓住汇报的重点内容，既要注意反映工作的整体情况，突出工作重点，又要注意处理好点与面、重点与一般的关系，切忌事无巨细，面面俱到，主次不分。如，调研汇报材料，重点讲这项工作在实施过程中的困难和问题，讲克服这些困难、问题的对策和建议，为上级领导机关提供参考依据；评估验收汇报，重点是讲指标完成情况，经验做法和成效等。（三）突出特色，挖掘材料的深度。汇报材料的特色和深度，是打动上级领导的关键要素。所谓特色，就是对本单位最具特点的做法和经验的挖掘，是对上级指示精神的全面贯彻和创新落实；所谓深度，是上级领导和机关关心的重点，既包括对上级精神和部署任务深刻的理解和认识，又包括对本单位工作深层次的总结和反思，还包括对下一步发展的预测和可能出现问题的看法及建议。而汇报材料的特色和深度，依赖于单位工作的特色和优良效果，主要来自撰写者对本单位工作经验的提炼，以及对工作开展的深入思考。也就是说，汇报材料不应只是平铺直叙地叙述过程，而应将平时的工作概括出明确的观点，提炼出具有鲜明特色的经验来。汇报材料要做到这一点，就必须首先熟知本单位的情况，了解未来工作发展的基本趋势。（四）理清思路，注重语言的锤炼。汇报材料是反馈式材料，是上下级面对面或间接互动时使用的文本。因此，我们要重视语言锤炼，使汇报材料让上级领导和机关听起来自然、合理。我们撰写时要思路清晰，层次分明，言简意赅，切忌拖泥带水，废话连篇。同时，汇报材料既不像演讲稿那样正规，也不像会议讲话稿那样需要很多的论述，在语言表达上还要朴实、通俗易懂；尤其是观点的表述，要简洁明了，便于记忆，尽量不用华丽的词汇，更不能讲过头话、绝对话。此外，对于本单位的一些带有个性色彩的经验和做法的阐述，一般要有相应的文字解释，让听者明白