第二课：汇报总结向上管理节奏掌握

大家好,上节课我们介绍了ChatGPT的功能和使用方法，给出了一个万能的指令公式：

任务指令=角色+目标+背景+要求

这节课我们聚焦在职场中非常高频的汇报总结场景，通过3个案例来实践，帮助大家高效、高质量地完成工作汇报。

工作汇报的重要性

我们常说沟通很重要，但现实中多数人没什么表达自己的欲望，如果没有要求可能很少有人会主动去记录工作日志。

如果有硬性要求，必须要阶段性汇报，可是有的人会想：工作做了什么自己和直属领导都心知肚明，周例会上也同步过了，怎么还要写复杂重复的汇报呢？

又或者辛苦一周结束了，周五临下班发现还要写周报，可是每周的业务都大同小异，怎么也写不出花来，改改上周的数据结果下周就被批评敷衍不认真。

无论哪种情况写汇报总结都是比较痛苦的一件事。但是随着经验的积累，你会发现在职场中留下工作痕迹是非常重要的事，汇报总结的价值是不能被低估的。

举几个例子，员工小A是努力认真的类型，但是只会默默做事，领导管理员工众多，对小A的印象不深。年终考核因为没有记录工作的习惯，辛苦一年的成果，本来有90分却汇报成了60分；

比如工作非常繁忙的员工小B，一周高强度工作，周报上却没能好好地把辛苦成果体现出来，领导看了寥寥的几行觉得小B的工作量好像还不够饱和；

下面再换位思考，你是一个空降的领导，想要最快速地了解内部员工，你会采取什么方法？这时候查看历史工作汇报肯定是比较快速的方式；

再换一个场景，你作为领导给下属布达了一项重要任务，一周过去了你没有收到任何进展消息，此时你的心情是什么样的？对负责这项工作的员工又是什么态度呢？

作为职场人，一定不要低估汇报总结的价值。对工作高质量的汇报总结，展现的是我们靠谱的交付能力。而“靠谱”是我们升职加薪路上非常重要的标签。

高效进行工作汇报

如果能意识到汇报总结的重要性，那么该如何汇报工作？如何做好向上管理呢？

首先汇报工作可以包含以下几个方面：

1.展示结果：完成了哪些工作、取得了哪些成绩、当前的进展进度、计划实施情况等。

2.复盘经验：优化了哪些流程、节约了哪些成本、提升了哪些效率、面临哪些挑战、是什么原因导致的、有什么改进建议等。

3.未来规划：下一步计划、需要的资源支持等。

汇报工作时还应注意重点突出、语言精炼、脉络清晰。

以上的内容就可以放在我们给到ChatGPT指令公式中的要求部分。

汇报总结案例实操

到这里我们已经了解了工作汇报的重要性以及如何进行工作汇报。下面我们结合案例，利用指令公式进行实操。

案例1：把流水账日报变得结构清晰、语言简洁

小张是一家公司的活动运营，我们看看他的日报：

"今天，我处理了公司日常行政工作，包括整理文件、处理邮件和电话等。开了一个小组会议，与同事讨论下个月活动计划和细节问题，包括活动的主题、目标、预算、时间和地点等。……"后面还有很长的一段，他列举了一天的工作内容，一眼看过去满满一堆文字，不知道大家看完的感受如何。

我们看看领导的回复：“汇报真正的重点应该是逻辑清晰，而不是像流水账一样。看这份日报时间成本太高了，重新写一份吧！”

很明显，这份日报缺乏条理性，脉络不清晰，罗列了一堆文字，收到就没有让人想看下去的欲望。工作成果得不到展示不说，还会让人觉得这个员工缺乏条理性。

针对日常工作的报告，目的是让读者能够快速了解工作进展和问题，需要把信息进行整理、筛选和归纳，使其结构清晰、语言简洁，易于阅读和理解。

下面我们用指令公式，交给ChatGPT看看效果吧！

首先是角色：“你是我的日报助手。”

接着加上目的：“负责把我的日报改写得有条理和通顺。”

下一步是交代尽可能多的背景信息：“我是一个活动运营，工作涉及策划、组织和执行各种活动，包括制定预算、宣传推广、物资采购、参与者邀请、现场布置、协调人员、解决问题和撰写总结报告等方面。”这里还要包括需要ChatGPT改写的信息，把原来一堆文字版的日报也粘贴过来。

最后我们加上要求：“按照我的工作内容分条叙述，语言简洁明了，能让读者快速了解我做了什么工作，同时分成已完成，难点，计划三个模块。”

我们看看ChatGPT的答案吧！

可以看到ChatGPT生成的日报内容按照要求分成了“已完成”、“难点”、“计划”三个部分叙述，每一部分下面分条详细列举了工作内容，看起来非常清晰。

这就是ChatGPT强大的总结提炼功能，它可以生成逻辑清晰的日报，更能放大我们的工作成果，最后进行一些润色修改就可以提交了。

案例2：简单的日程，扩写成一篇高质量的周报

刚才的案例是有很多内容可以写，但是条理不清晰。如果是工作任务数量不多，但是完成这一项任务需要大量的时间精力呢？这种情况怎么写汇报呢？

比如我这周进行了5个竞品调研并生成了分析报告，到了写周报的时候怎么写都感觉少，似乎无法完整地体现工作量和价值。

这种情况下我们看看ChatGPT可以做什么？

依然是用公式发送指令：

角色：你是我的周报助手。

目的：根据我的工作内容扩写成一篇高质量的周报。

背景信息：我是一个教育产品经理，负责开发、管理和改进教育产品。本周我完成了5个市场竞品调研分析报告，其中竞品C的数据准确性有问题，下周我需要制定产品策略。

要求：分模块书写，对工作完成情况、存在问题、下一步工作等进行详细描述和分析，分条表述。

可以看到ChatGPT根据指令，展示发散演绎功能，在日常工作基础上，对工作进展、完成情况、存在问题、下一步工作等进行详细描述和分析，生成了一篇近700字的高质量周报。我们根据自己具体的需求调整删减，如果有字数要求的职场人把要求给到就可以啦！是不是非常方便呢！

案例3：较为复杂的结案报告

前两个案例不管是一大段流水账还是简单的几句话，都有内容而且是比较熟悉的日常工作场景。如果是一个缺乏经验的汇报场景呢？

比如，我是一个实干型技术人员，领导提拔我作为项目负责人举行一场AI技术大赛，中间虽然遇到了很多困难但是还是圆满成功了，现在需要作为负责人对此次大赛进行结案汇报。一时间找不到合适的逻辑和话术来表述大赛的重要性和成果，希望有个能参照的汇报框架。

面对这种情况，我们利用指令公式让ChatGPT帮忙搭建一个有逻辑的汇报框架："你是一个很有经验的项目负责人，根据我的描述梳理出一个全面的，有参考价值的项目汇报框架。我是一个程序员，领导提拔我作为项目负责人举行了一场Al技术大赛，现在需要作为负责人对此次大赛进行结案汇报。然而，由于缺乏经验，找不到合适的逻辑来表述大赛的重要性和成果。要求分条表述。"

让我们来看看AI的回答：

可以看到ChatGPT给到的框架中，对项目的目标、计划、实施过程、成果等方面进行了全面的梳理和总结。下一步我们可以基于这个框架填充更具体的信息，对整个项目进行总结和评估，使其成为一份有价值的结案报告。

结语

以上就是我们这节课的全部内容，通过三个不同维度的案例，直击职场人的汇报总结的痛点，利用万能指令公式解决实际问题。

工作留痕迹、件件有着落、事事有回应，在快速落实执行的基础上，及时反馈和汇报，不断增强自己的靠谱属性，赢得领导放手让你去做大事的信心。

学完本节课程后可以根据自己的实际需要马上试试看，感受下ChatGPT在效率和输出质量方面的效果，欢迎在评论区留言说出你的感受。我们下节课再见！