邮件这么写，助你成为一个专业职场人

书友，你好，我是叶小鱼，欢迎来到我的文案课。每天学点文案技巧，生活处处都能用得着。

在上一节中，我们了解了工作汇报要怎么写，你会发现，工作汇报的框架，要点，完全可以运用到各个工作场景，凡是要交代相应内容，条理清晰的表达肯定是没有错的，包括邮件。不过，我们可以根据职场中的几大类写作场景，还会有一些不同的注意事项。

邮件的组成部分，是由这么几部分组成：收件人、抄送人、邮件主题、内容、签名、附件。接下来我们按照这几个部分，分别来讲述。

收件人和抄送人，就好像是我们文案工作中的说话对象，而收件人是精准的说话对象。就是你需要他对本邮件发表意见的人，而抄送人，是你需要他知情，但是不一定要做出反应的人。

比如，你有一个跨部门的协作，需要对方承接接下去的事项，如果你的收件人直接选这个做事的人和他们的领导，你会发现，可能一个人都不给你回复，因为他们都会觉得，其他人肯定会去处理的，所以，这个情况下，收件人要是那个主要做事的人，而抄送人，就应该给到他的上级，以及你的上级。

这个抄送的作用，起到的就是督促工作，告知的作用，比如，让大家都知道，接下来的工作是由这个干事人负责的，所以，接下去这个做事的人，做不做得到，做事的快慢，完成度，都是大家能够看到的，就起到了一个督催的作用。而你的上级看到，也会知道你在这件事情上的进度是怎样的。

接下来我们来看看邮件主题。很多人会觉得，反正内容里都写的很详细，所以，标题就直接默认个“无主题”，或者直接写得很简单，这样可是非常不专业的，邮件主题就好比是文案的标题，不仅要吸引注意，更多的功能在于传达信息，以及方便后续搜索查找。

这让我想到发生在我身上的一次故事。我合作的培训公司，向我要个人简介以及培训合同，我让小助手发邮件过去，确认发送后，我特地去跟对方说已经发送，结果对方说，邮件太多，好像没有看到我的邮件。后来才发现，原来小助手发的邮件主题是：“培训师”。就这三个字，站在对方的角度来看，在主题中获得的信息太少，很有可能会直接忽略，但是，如果标题是：文案培训师叶小鱼的个人简介及本次培训合同。你看，是不是很清晰？并且，后续如果要查看相关资料，直接搜索框搜索“叶小鱼个人简介”或者“叶小鱼培训合同”就能够很快速的查找到这个邮件了。

如果你的邮件需要对方批复，那么，在邮件的主题中，最好加入回复时间，比如：周三之前回复；如果邮件非常紧急，可以直接在主题中加入“紧急”两个字，会提示收件人尽快查看。

接下来，我们看看具体的内容。开头第一句话，一定要先写结论，这个跟上一节课说的是一样的，比如下面两句话，你看一下，感觉哪个看完会更舒服：

第一句：

你好！我看了咱们这的营销方案，在推广计划中的设置有一些想要调整的地方，主要是年度的营销费用超出预算，想要减少第四季度的大量广告投放，改为部分精准渠道的投放。所以，我想问下，能否晚一点提案，想多争取一天时间，调整到满意，再给老板看。

接下来，我们看看第二句：

你好！关于营销方案，我想延迟一天时间提案，主要原因如下：
1、年度营销费用超出预算，第四季度的大量广告投放，想要调整为精准渠道投放；
2、根据市场调研，以下渠道更为符合我们的品牌定位，且推广效果更好。

以上两句，哪一句更好呢？如果我没有猜错，你选的一定是第二句吧？虽然说的是同一件事，但是第一句话要看到最后才知道，你具体的需求是什么。而第二句话，在一开始就提出了需求，要延迟一天时间提案，这就是结论先行。

这是第一句话需要注意的，而邮件的具体内容，除了要跟我们上节课说的分出要点，条理清晰的表达外，还要根据写作内容的不同类别而有所不同。

邮件的具体内容，会分为这四类：总结类、调查报告类、申请类、计划类。

第一种：总结类，主要是突出两个词：有成绩、有深度。

比如，年终工作总结。你平时的业绩、工作结果，领导都是知道的，所以，总结不能只是简单的罗列你的工作，完成情况。好的年终总结不是回顾，而是行动指南，会将工作成果写出意义，提供难得的一线经验和不同视角，找出问题和机遇，以及解决方案。这样的总结报告，对未来的工作更有指导意义。这就是有深度。

提供给你一个年终总结的框架吧。

一共是三部分：第一部分讲成绩，第二部分讲挑战，第三部分讲未来。讲成绩的部分，当然还是要回顾工作的关键指标的完成情况和成绩。讲挑战的部分，主要讲自己在工作中，遇到的困难，以及相应解决办法。讲未来的部分，要根据之前遇到的挑战，对未来的工作进行优化。

根据这三部分内容写出来的工作总结，能够让别人看到你工作的用心，思考的深度。

除了年度工作总结，日常也应该形成固定的汇报习惯，一周，或者一月固定汇报。即使领导没有要求，也应该做。因为需要让领导看到你的日常工作进展，你所遇见的问题以及解决方式的思考。

第二种：调查报告类，需要注意的就是实事求是。在措词上，尽量避免：“我觉得，我认为，我估计”。而应该直接摆事实，给数据。一个好的职场人，做调查报告，一定会在调查报告后给出一份自己的分析报告，基于调查到的内容，对我们的哪些工作是有帮助的，接下去可以如何优化现有的工作等。

比如：“本次竞争对手调查报告分别从：目标人群定位、产品特点、产品价格、营销广告、产品渠道五个方面进行调研。根据调查结果，本次新品可以按照如下几点来做设计。“

你看，这样不仅展示了一份客观的调查报告，更附送了一份你自己的深度思考。

第三种：申请请示类，需要说明具体的需求，要让领导做哪些判断，要给出充分理由。

比如，针对本次活动，我想申请10万的推广费用。虽然往期的推广费用都是5万，但每次的业绩目标也只是50万，而这次的业绩目标是100万，所以想同步增加推广费，并且针对此次推广，我们优化了一部分投放渠道和活动设置，以下是具体的推广方案。

你看， 这个首先说需求，想要请示的内容，然后说明理由。是不是能够更好的请示呢？

第四种：计划类。需要有明确的工作目标，每一阶段的工作重点，并且需要可落地，而不仅仅是很好的想法，但却无法实现。这个，就主要根据自己的实际情况来写，目标明确，并且能够越具体越好。

接下来我们来看看签名的部分。很多人会觉得，这个没所谓的，放一个名字就好了，但在工作场景中，这样不够正式。通常，我们的签名应该是名字、职业职位、公司名字。这个直接用上即可。

最后还有一个附件的部分。如果有附件的部分，一定要在邮件中提示：本次随信附有几个文件，分别是什么，以及附件中的主要内容简介要说，这样方便在没有下载附件的时候，就能知道内容。

附件的命名，也要清晰可见，看到附件名就知道对应的内容是什么。另外，如果附件超过3个，建议以打包文件的方式，这样方便下载。

以上，就是我们关于邮件写作的部分，一份好的邮件，能够体现出你专业的形象，更能够体现出你思考的深度。

作为职场书面沟通，还有3个注意事项要交代给你。

1、写之前要先考虑，你需要传递的信息，是否一定要用邮件去表达。一般工作流程中的重要节点，相关文件，相关内容的确认，都最好用邮件。如果只是需要简单的请示，直接口头沟通会更好哦。
2、不要发表情包。工作邮件是正式书面化的沟通，所以，不要发表情包。
3、邮件中的重要信息，要加粗展示。这样起到提示的作用。也方便查看。不过，有些人会觉得，很多都是重点，不同的内容都用不同的颜色和字体大小去标注，千万不要这么做，邮件不仅会显得不专业，还会让人阅读起来很困难。

职场中，每一次跟别人接触的内容，都在传递出你的专业度。最后，我给你留了一个小作业，假如你现在要写一封邮件给领导，写你这个月的工作总结，你会如何写？运用我们今天讲的内容去写一写吧！

好了，以上就是这一讲的内容，我是叶小鱼，我们下一节课见！

作业

假如你现在要写一封邮件给领导，写你这个月的工作总结，你会如何写？运用我们今天讲的内容去以下几部分：收件人、抄送人、主题、内容、签名、附件。